事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展
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[摘要]當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的日益提升，信息技術(shù)的發(fā)展也越來越好，在我國各大領(lǐng)域以及行業(yè)中，對(duì)于信息技術(shù)也給予了一定的重視。在以往的事業(yè)單位人事檔案管理中，基本應(yīng)用人工管理模式，該手段的工作效率低，人力資源也會(huì)造成嚴(yán)重浪費(fèi)。因此，為了可以促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平提升，強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)非常有必要。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)
在事業(yè)單位管理工作中，人事檔案管理是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)管理水平以及質(zhì)量的提升具有很大的促進(jìn)意義。通常，由于人事檔案管理工作的系統(tǒng)性很強(qiáng)，所以其經(jīng)常會(huì)存在很多問題，影響了管理效率。并且，現(xiàn)階段，以往的人事檔案管理手段以及理念具有較強(qiáng)的滯后性，如果不能及時(shí)更新，對(duì)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展十分不利。故而，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的重視，合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。
1事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價(jià)值分析
針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)地對(duì)社會(huì)管理職能進(jìn)行履行，社會(huì)價(jià)值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進(jìn)行保存和備案，以確保其在需要的時(shí)候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性[1]。同時(shí)，通過對(duì)人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會(huì)人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對(duì)人力資源進(jìn)行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對(duì)人力資源整合效率進(jìn)行提升，進(jìn)而從整體的角度上推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。
2事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題分析
2.1信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)缺乏健全性
當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強(qiáng)化了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，力求可以從整體的層面上對(duì)人事檔案管理工作的效率及職能進(jìn)行提升。通常情況下，在具體的人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用到很多機(jī)械設(shè)備，特別是一些硬件以及軟件設(shè)備[2]。但是，綜合現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理工作水平來看，其在設(shè)備配置層面，存在較強(qiáng)的滯后性，不能夠?qū)υO(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新，也無法積極的對(duì)現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，致使人事檔案管理工作的進(jìn)行存在了很大的問題。同時(shí)，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動(dòng)操作，即便有計(jì)算機(jī)設(shè)備，也無法將其功能和價(jià)值綜合發(fā)揮出來，最終使得的人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設(shè)效果一直得不到有效提高。
2.2對(duì)人事檔案管理不夠重視
對(duì)于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項(xiàng)工作。一般而言，如果不能科學(xué)的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，或者檔案管理不認(rèn)真、不到位，那么人事檔案就會(huì)存在損壞或者丟失問題，無法對(duì)人才進(jìn)行深入挖掘，甚至還會(huì)造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴(yán)重的損失[3]?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)具有較強(qiáng)的片面性，淺顯的認(rèn)為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對(duì)人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責(zé)進(jìn)行切實(shí)履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。
2.3人事檔案管理工作機(jī)制缺乏健全性
任何一項(xiàng)工作的開展，其都需要有完善的機(jī)制作為約束。因此，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，也不例外，必須要依托于健全的管理機(jī)制，只有這樣，才能夠保證人事檔案管理質(zhì)量以及效率得到提升。針對(duì)人事檔案管理機(jī)制來說，其具體涵蓋人事檔案的調(diào)動(dòng)、分類、查閱以及保管等，不管哪一個(gè)部分出現(xiàn)缺失，或者是哪一個(gè)方面不能夠做到位，都會(huì)在很大程度上影響管理的水平。比如：如若人事檔案調(diào)動(dòng)機(jī)制缺乏合理性，那么就非常容易對(duì)人事檔案調(diào)動(dòng)人員造成心理困擾，也會(huì)出現(xiàn)人事檔案丟失以及損壞等情況[4]。再比如：如果不能夠合理的對(duì)人事檔案進(jìn)行開發(fā)、利用，及時(shí)進(jìn)行完善，那么就會(huì)使得優(yōu)秀的人才被埋沒，甚至還會(huì)出現(xiàn)人才流失等問題，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)。
3事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展路徑分析
3.1對(duì)信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善
在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會(huì)采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對(duì)于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢(shì)。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費(fèi)的時(shí)間以及人力也相對(duì)較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強(qiáng)的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對(duì)管理效率進(jìn)行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的幾率，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分的對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理地將存儲(chǔ)在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行整合、加工以及管理[5]。同時(shí)，在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，科學(xué)的輸入到計(jì)算機(jī)中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對(duì)管理人員，其也需要嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進(jìn)行相對(duì)有序和順利，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。
3.2強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視
面對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理人員不重視的問題，要想能夠有效地解決，更好地達(dá)到人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，那么就一定要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應(yīng)該全面地對(duì)檔案進(jìn)行整理，依照不同的原則，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行分類和存檔，以便檔案管理具有較強(qiáng)的真實(shí)性以及實(shí)用性。另一方面，在具體的操作階段，應(yīng)該嚴(yán)格的依照人事檔案管理流程開展，能夠切實(shí)的根據(jù)相關(guān)管理機(jī)制來進(jìn)行執(zhí)行，堅(jiān)決不能夠出現(xiàn)擅自處理資料的情況，提升人事檔案的保密性，促進(jìn)管理效率以及水平的提高。
3.3對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行健全
要想不斷對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理水平進(jìn)行提升，那么就一定要建立相對(duì)完善的人事檔案管理機(jī)制，有效的對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理。通常情況下，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案來說，其具有較強(qiáng)的分散性，并且十分復(fù)雜。因此，在人事檔案轉(zhuǎn)接期間，其非常容易存在問題，最終導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案不夠真實(shí)和精準(zhǔn)，最終引發(fā)虛假檔案等問題的出現(xiàn)。所以，為了能夠更好地規(guī)避這些情況，在今后的管理階段，一定要建立相對(duì)完善的管理機(jī)制，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程以及規(guī)章制度，確保每一個(gè)工作人員都能夠依照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作，杜絕不規(guī)范操作問題。
4結(jié)語
綜合而言，在事業(yè)單位的具體發(fā)展過程中，要想保證人事檔案管理工作進(jìn)行的可以相對(duì)順利，有效規(guī)避各類管理問題，那么就一定要強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的重視，能夠在依照自身經(jīng)營現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，科學(xué)的對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和采用，以便事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展可以朝著科學(xué)化以及信息化方向邁進(jìn)。
【參考文獻(xiàn)】
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[3]王賀名.探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(09):52.
[4]武有文,寧功偉,徐丹妮,等.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2017(S2):172-173.
[5]何赟.探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].才智,2019(09):253.
作者：余芳芳 單位：福建省社會(huì)體育指導(dǎo)中心