人事檔案管理工作新方案分析
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摘要：由于人事檔案管理工作的發(fā)展能夠直接影響人力資源管理工作的整體質(zhì)量，所以人事檔案管理新方案的不斷深化變得尤為重要。為此，文章就立足制度的系統(tǒng)化完善、辦公的信息化與數(shù)字化、深化落實專審工作三個方面，就其新方案作出明確的論述。
關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理工作；新方案；探索與研究
引言
毋庸置疑，人事檔案管理工作是人力資源管理的重要組成部分，全面提升前者的工作效率勢必會有效強化后者的管理水平。特別是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，確保人事檔案管理工作的安全性、高效性、規(guī)范性已經(jīng)成為重中之重。為此，文章就以此為課題展開深入的研究與探索，希望能夠為廣大人力資源管理工作者在實踐中帶來一定的幫助。
制度的系統(tǒng)化完善
從各項事務(wù)運行的必然條件來看，必須要有明確的管理制度作為規(guī)范，才能確保各項事務(wù)的有序進(jìn)行。由于人力資源管理工作中的人事檔案管理工作存在一定的特殊性，在信息安全與保密方面有著較高的要求，所以管理制度的系統(tǒng)化完善就成為首要任務(wù)，能夠在降低用人單位人力資源流動性上起到至關(guān)重要的作用。該項工作的重中之重體現(xiàn)在以下兩方面：首先，要針對“棄檔”現(xiàn)象制定嚴(yán)格的管理制度。在這里，所謂的“棄檔”指的就是員工的工作單位發(fā)生變化時，人事檔案則被遺棄，不再屬于檔案人員日常管理的范圍之內(nèi)。這無疑會造成員工個人信息丟失的風(fēng)險，并在社會中泄露，進(jìn)而會在企業(yè)人員流動性方面造成不良影響。基于此，人事檔案管理工作新方案的制定中，必須針對這一現(xiàn)象制定相關(guān)管理制度，為降低人力資源的流動性提供重要保障條件。其次，“內(nèi)容的不完整”應(yīng)作為管理制度系統(tǒng)化完善的又一側(cè)重點。依然從當(dāng)前人力資源管理中的人事檔案管理工作基本現(xiàn)狀出發(fā)，不難發(fā)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容不完整這一問題普遍存在，而這也勢必會導(dǎo)致用人單位在員工個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)上的判斷會存在失誤，員工被動離職的情況也會成為一種常態(tài)，這無疑增加了用人單位人力資源的流動性，不利于穩(wěn)定發(fā)展。為此，這一方面必須要有明確的制度予以規(guī)范。
辦公的信息化與數(shù)字化
眾所周知，當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的進(jìn)程正在不斷加快，信息化和數(shù)字化辦公已經(jīng)成為各領(lǐng)域最為主要的辦公模式，工作效率和質(zhì)量也因此有著質(zhì)的飛躍。為此，在人力資源管理中的人事檔案管理新方案的設(shè)計中，必須緊緊貼合時代大環(huán)境，打造出高效、安全、方便、快捷于一體的信息化辦公模式。具體操作應(yīng)包括兩個方面：首先，要有專用于人事檔案管理工作的信息平臺。人事檔案信息與其它信息管理工作存在質(zhì)的不同，每一條信息都關(guān)系到個人實際情況，由此信息安全是管理工作的重中之重。而這就意味著在人事檔案管理實現(xiàn)信息化和數(shù)字化辦公的道路中，必須要有專門的信息管理系統(tǒng)作為支撐，其間要針對信息模塊不斷加以完善，由此確保信息分類科學(xué)、存儲得當(dāng)、傳遞過程萬無一失，進(jìn)而為人事檔案管理工作安全、便捷的開展提供一個廣闊平臺。其次，要引進(jìn)“大數(shù)據(jù)”技術(shù)。結(jié)合當(dāng)今時展可以感受到，“大數(shù)據(jù)”儼然已成為時代的代名詞，說明了各個領(lǐng)域的發(fā)展都秉承“數(shù)據(jù)為王”這一理念，也是核心競爭力所在。因此，在人事檔案管理工作中，要強化“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用，并不斷強化工作人員在數(shù)據(jù)獲取、存儲、管理、分析方面的技術(shù)操作能力，由此進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的安全等級。
深化落實專審工作
從人事檔案管理工作的內(nèi)容來看，是用人單位以管理員工個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)情況為主要工作內(nèi)容，與其他管理工作存在明顯的不同。再從人事檔案管理工作的作用來看，能夠在員工評定職稱、技術(shù)等級、辦理各類保險業(yè)務(wù)、薪資待遇調(diào)整過程中發(fā)揮依據(jù)和參考的作用。所以，在人事檔案管理工作新方案的設(shè)計中，專審工作就顯得尤為重要。而工作人員首先要做到的就是明確自身工作職責(zé)的重要性，加深人事檔案工作內(nèi)容和作用的理解程度與認(rèn)知程度。其次，在專審工作的實踐流程中，必須做到認(rèn)真謹(jǐn)慎，無論是在材料的整理，還是在審核人員信息與審核時間上，都要有明確的記錄表，將相關(guān)的信息一一記錄在案。在專審工作完結(jié)后，要在記錄表中再次進(jìn)行簽字確認(rèn)，力保專審工作的各個細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)紕漏情況。最后，專審工作還要做到“細(xì)之又細(xì)”。其間，每一年的人事檔案工作都要在當(dāng)年內(nèi)完成，并且要預(yù)留出一個月的時間，確保為人事檔案的補充預(yù)留出充足的時間，同時還要在專審工作流程上不斷進(jìn)行細(xì)化，不僅要在預(yù)審和復(fù)審兩個環(huán)節(jié)上加大投入力度，更要增加再審、預(yù)錄、材料信息補充、再補充等環(huán)節(jié)，確保人事檔案管理工作能夠做到“細(xì)之又細(xì)”。綜合以上論述觀點不難看出，在當(dāng)下乃至未來人力資源管理工作中，切實做到人事檔案管理工作的高質(zhì)量完成并非易事。其間，不僅要做到在管理制度上加以完善，同時還要在辦公模式和審核工作上不斷加以深化，才能達(dá)到甚至超過預(yù)期目標(biāo)。為此，不斷完善上述三項工作就成為廣大人力資源管理部門工作者今后工作實踐與研究的重點所在，也是全面提高人力資源管理水平的關(guān)鍵條件。
參考資料：
[1]王明麗.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].統(tǒng)計與管理，2016(3).
[2]蓋紅梅.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].才智，2017(17).
作者：韋雪榮 單位：福建省霞浦縣人力資源和社會保障局