事業單位人事檔案管理創新策略探討

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【摘要】事業單位的人事檔案管理在整個單位的各項工作中扮演著重要角色，只有保障人事檔案管理工作的科學、高效、有序，才能為單位選好、用好、留下人才提供科學依據，進一步推動事業單位的人事管理、行政管理等工作順利開展。然而，目前許多事業單位在人事檔案管理工作中存在問題，因此，與時俱進、推陳出新成為順應時展的必然趨勢。基于此，本文簡要介紹了當前事業單位人事檔案管理問題現狀，并結合實際情況提出了相應的創新策略，以供參考與借鑒。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；創新策略

在加快推進事業單位管理體制改革的新時期，不斷提高人事檔案管理工作水平成為相關工作人員的重點關注內容。作為事業單位管理工作的重要組成部分，人事檔案是選拔并培養優秀人才的參考依據，檔案的收集、鑒別、整理與保管在一定程度上影響著人事管理活動。由此可見，有關工作人員需要充分認識到人事檔案管理工作對事業單位的重要性，在準確把握單位發展現狀的基礎上分析目前存在的問題與不足，通過有針對性的改進、完善與創新，來為事業單位管理體制改革提供強有力的保障，推動單位各項管理工作良性發展。

一、當前事業單位人事檔案管理問題現狀

（一）人事檔案管理意識較薄弱。雖然人事檔案管理工作在事業單位中占據十分重要的地位，但該項工作與單位的經濟效益和社會效益沒有直接聯系，使得部分單位領導缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業知識，從而對相應工作產生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現了應付工作的現象，導致檔案管理工作質量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設提供有效服務。

（二）人事檔案管理制度不完善。人事檔案資料中年齡、性別、學歷等信息錯誤或漏記的現象仍然存在，這些與檔案管理工作混亂有關的問題影響了單位相關事宜的順利開展。究其原因，在于人事檔案管理制度的不完善。盡管許多單位根據自身的發展情況建立了相應的人事檔案管理制度，但是制度沒有得到有效的貫徹與落實，使檔案在借閱或轉遞的過程中容易造成檔案傳遞通知書未填寫、相關借閱手續未登記、回執單填寫不及時等問題，不利于人事檔案管理工作的有效進行。

（三）管理人員綜合素質待提升。就事業單位的人事檔案管理工作而言，其涉及的內容較多且復雜，工作人員的操作難度也比較大，他們不僅要對檔案材料的內容進行充分細致的掌握，還應當了解并具備一定的信息技術操作技巧，這樣才能在嚴格遵守單位規章制度的基礎上做好人事檔案管理工作，并按要求進行信息的補充和添加。然而，當前我國許多事業單位的人事檔案管理工作人員專業素質不高，加上單位內部沒有針對先進的管理手段和管理理念開展相關的培訓教育，對從事有關工作的人員來說不能起到一定的約束作用，使整個隊伍的綜合素質不能完全滿足工作需要。

二、事業單位人事檔案管理工作的創新策略

（一）增強人事檔案管理工作意識。為創新事業單位人事檔案管理工作，相關領導首先應從思想上認識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強單位干部隊伍建設，以便為單位內部的相關工作和崗位輸送優質人才。第一，成立人事檔案管理領導小組，要求相關人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導與監督工作，及時發現問題并提出相應的解決措施。第二，采用分級分類指導、級別動態升降等原則來進一步促進單位內部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據單位各基礎設施設備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機、打印機和掃描儀等現代化設備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質保障。

（二）健全人事檔案管理工作制度。常言道，沒有規矩不成方圓。建立健全的檔案管理制度至關重要，不僅能規范人事檔案管理工作，還有利于保障單位員工的日常工作質量。第一，在構建人事檔案管理制度的過程中，單位應充分考慮相關工作的各個方面，比如，人事檔案信息和材料的日常收集與整理，個人檔案的借閱、轉遞和開發利用等等。第二，在制定管理制度的同時，事業單位的領導還應當思考建立責任追究制度的可行性，加大問責力度，明確每一級負責人和下屬管檔人員的工作職責和義務，并將其納入個人業績考核中，嚴格掌握他們的工作履行情況，確保工作質量的有效提升，以此來促進人事檔案管理工作的開展。第三，明確人事檔案的錄入制度與規范，并安排工作人員定期檢查人事檔案的歸檔情況，從源頭上避免錯記、漏記、錯裝、漏裝等問題發生，以確保人事檔案的準確性、完整性與真實性。

（三）提升人事檔案管理隊伍素養。隨著事業單位管理制度改革的不斷推進，相應的干部職工的獎懲材料越來越多，為事業單位的人事檔案管理工作增加了難度。與此同時，人事檔案管理工作有著一定的保密性和服務性特點，需要從業人員具備職業素養和思想政治覺悟。因此，事業單位需要打造一批高素質專業化的人事檔案管理人才隊伍，提高他們的工作能力和水平。一方面，嚴把選人用人關口是組織建設的重中之重。單位在選聘優秀人才時不僅需要考慮他們的能力與素質，還應當把責任意識、服務意識和大局意識等標準考慮在內；另一方面，事業單位可以對人事檔案管理人員進行定期的專業培訓，通過專家講座、優秀人才的經驗分享會、播放科教影片等形式讓他們了解先進的管理理念和信息技術，以提高人事檔案管理人員的工作技能，讓他們能夠更好地勝任這份工作。

（四）規范人事檔案管理工作流程。評定人事檔案管理工作成效的關鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標準。因此，事業單位有必要對人事檔案管理工作流程進行科學合理的規范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉遞等工作真正落到實處。第一，認真做好人事檔案的收集工作。在單位規定的期限內按照規范要求及時收集年度考核、干部任免、調研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環節需要高度關注檔案材料的日期與真偽，判定檔案材料是否屬于該員工、相關手續是否完備，如缺少有關材料應及時進行登記、收集與補充。第三，認真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認真做好人事檔案的查借閱工作。根據查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應的服務，經審查符合規定后進行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關的借閱手續。第五，認真做好人事檔案的轉遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉遞通知單”，并批注檔案轉出時間和轉往單位，同時還要填寫轉出檔案登記表，確認無誤后在回執單上簽名蓋章，完成檔案轉出。

三、結語

總而言之，人事檔案管理工作在事業單位中發揮著極其重要的作用，只有不斷提升人事檔案管理工作的質量與效率，才能促進人力資源的開發與利用。因此，事業單位需要重視人事檔案管理工作，在建立健全人事檔案管理機制的同時，明確檔案管理工作流程，通過選聘、培訓來提高從業人員的素質水平，為事業單位的良好發展保駕護航。

【參考文獻】

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作者：李依宸 單位：四川省廣安市人力資源服務中心