高職院校人事檔案管理創(chuàng)新思考

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摘要：人事檔案作為高職院校教職員工信息的重要載體，其對(duì)于高職院校人事制度改革以及組織人事工作都有著非常直接的影響，但由于當(dāng)前很多高職院校對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差，因此人事檔案的真實(shí)性、完整性往往很難得到保證，而針對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新改革，也同樣是十分迫切的?；诖耍疚膶?duì)高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的原則進(jìn)行了分析，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前實(shí)際工作情況，對(duì)高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新策略展開(kāi)了探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案資料；創(chuàng)新；高職院校

在數(shù)據(jù)信息重要性日益提升的今天，當(dāng)前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關(guān)注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動(dòng)中發(fā)揮出更大的作用，未來(lái)就必須要對(duì)人事檔案管理工作展開(kāi)全面創(chuàng)新，而針對(duì)高職院校人事檔案管理創(chuàng)新意義與路徑的相關(guān)研究，自然也同樣是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新原則

（一）服務(wù)性對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，人事檔案資料既是對(duì)教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時(shí)也是開(kāi)展人事管理工作的重要依據(jù)，其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值是非常強(qiáng)的，但從目前來(lái)看，由于很多高職院校對(duì)人事檔案資料的認(rèn)知存在偏差，未能正確認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，因此在開(kāi)展人事檔案管理時(shí)，往往只是為了應(yīng)付上級(jí)要求或是盲目效仿其他高校，對(duì)于人事檔案管理的實(shí)際作用則并不關(guān)注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實(shí)效。針對(duì)這一現(xiàn)象，未來(lái)高職院校對(duì)于人事檔案管理的創(chuàng)新還需堅(jiān)持服務(wù)性原則，高度重視人事檔案資料本身的應(yīng)用價(jià)值，以滿足人事管理實(shí)際需求為目標(biāo)，對(duì)人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進(jìn)行完善，保證每一項(xiàng)人事檔案管理工作都能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動(dòng)提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個(gè)人利益直接相關(guān)，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強(qiáng)對(duì)教職員工個(gè)體的服務(wù)，堅(jiān)持人事檔案信息的適當(dāng)公開(kāi)原則，對(duì)非保密性檔案資料予以公開(kāi)，這樣既可以發(fā)揮外部監(jiān)督作用，保證人事檔案信息的真實(shí)性，也能夠?yàn)榻搪殕T工的個(gè)人應(yīng)有權(quán)益提供保障。

（二）繼承性從高職院校長(zhǎng)期發(fā)展的角度來(lái)看，當(dāng)前國(guó)內(nèi)高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問(wèn)題，但由于以人事檔案資料為基礎(chǔ)的人事管理模式已經(jīng)建立起來(lái)，因此在實(shí)際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要作用，但對(duì)于人事檔案的保管卻比較嚴(yán)格，能夠有效保證教職員工個(gè)人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實(shí)性不足，但對(duì)于人事檔案資料的應(yīng)用卻比較多。這意味著高職院校對(duì)于人事檔案管理的創(chuàng)新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅(jiān)持繼承性原則，以現(xiàn)有人事檔案管理模式為基礎(chǔ)，針對(duì)人事檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題展開(kāi)深入分析與創(chuàng)新改進(jìn)，在繼承當(dāng)前工作優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來(lái)，這樣才能夠取得更大的創(chuàng)新成果[1]。

（三）技術(shù)性在信息時(shí)代下，現(xiàn)代檔案管理工作得到了非常迅速的發(fā)展，而各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也都比較廣泛，并發(fā)揮出了十分關(guān)鍵的作用。因此對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，針對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新還需順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)以及檔案管理行業(yè)的信息化趨勢(shì)，堅(jiān)持技術(shù)性原則，對(duì)大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行積極應(yīng)用，并借助這些先進(jìn)技術(shù)來(lái)展開(kāi)工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創(chuàng)新，使人事檔案管理能夠在先進(jìn)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)工作效率、工作質(zhì)量等多方面的有效提升。例如通過(guò)對(duì)現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，則可以將海量人事檔案信息以數(shù)字文件的形式分類(lèi)存儲(chǔ)起來(lái)，保證檔案信息的安全性。

（四）開(kāi)放性當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的人才交流已經(jīng)變得十分密切，無(wú)論是專業(yè)人才的流動(dòng)，還是現(xiàn)有職工的任用與管理，其復(fù)雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業(yè)人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人才市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)尋求與政府教育部門(mén)或其他高校進(jìn)行合作，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行開(kāi)放共享，這樣既可以為高職院校專業(yè)人才引進(jìn)提供更多的數(shù)據(jù)信息，適應(yīng)當(dāng)前的人才流動(dòng)趨勢(shì)，同時(shí)在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，也能夠促使高職院校加強(qiáng)人事管理工作，為更好的留住優(yōu)秀人才而展開(kāi)持續(xù)創(chuàng)新。

二、高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的有效策略

（一）關(guān)注檔案信息安全開(kāi)放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實(shí)性，適應(yīng)專業(yè)人才流動(dòng)頻繁的時(shí)代特點(diǎn)，但在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，也同樣會(huì)引發(fā)一系列的檔案信息安全問(wèn)題，如果高職院校未能做好對(duì)電子化人事檔案資料的保護(hù)工作，那么就很可能會(huì)導(dǎo)致丟檔、檔案信息泄露等情況，進(jìn)而對(duì)學(xué)校人事管理及教職工個(gè)人隱私安全造成影響。因此在針對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新中，高職院校雖然需要堅(jiān)持開(kāi)放性原則，建立開(kāi)放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對(duì)人事檔案信息的保密、保護(hù)，而不可為了加強(qiáng)檔案信息交流而盲目進(jìn)行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來(lái)看，高職院校一方面需要從網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)入手，將防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等信息安全技術(shù)應(yīng)用到檔案信息系統(tǒng)中來(lái)，對(duì)電子化的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格防護(hù)，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問(wèn)題而出現(xiàn)遺失、泄露問(wèn)題[2]。而在另一方面，則需要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育，提高其信息安全意識(shí)，并對(duì)日常檔案管理操作加以規(guī)范，以免因操作不當(dāng)而引起檔案資料信息的丟失、泄露。

（二）加強(qiáng)主動(dòng)用檔意識(shí)人事檔案管理的主要作用并非是對(duì)人事檔案資料的歸檔整理或分類(lèi)存儲(chǔ)，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠?yàn)槿耸鹿芾硖峁┲匾獢?shù)據(jù)信息支持，如果缺少了對(duì)人事檔案的應(yīng)用環(huán)節(jié)，那么即便歸檔、整理等工作環(huán)節(jié)完成的再好，也都是毫無(wú)實(shí)際意義的[3]。因此，當(dāng)前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變被動(dòng)的工作模式，樹(shù)立主動(dòng)用檔的工作意識(shí)，在日常工作中，即便人事管理部門(mén)或角質(zhì)員工不需要對(duì)人事檔案進(jìn)行應(yīng)用，也同樣需要經(jīng)常性的展開(kāi)查檔、用檔，通過(guò)現(xiàn)實(shí)考察與檔案內(nèi)容分析相結(jié)合的方式，找出真實(shí)性、完整性或是內(nèi)容格式存在問(wèn)題的檔案，并圍繞問(wèn)題檔案進(jìn)行責(zé)任追究與檔案信息修正、補(bǔ)充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案應(yīng)用效率，同時(shí)也可以保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。

（三）規(guī)范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)于各方面工作細(xì)節(jié)的要求通常都十分嚴(yán)格，因此為保證人事檔案管理工作質(zhì)量，高職院校還需在工作創(chuàng)新過(guò)程中提高檔案管理要求的規(guī)范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環(huán)節(jié)的具體要求細(xì)化明確下來(lái)。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責(zé)落實(shí)到人，各部門(mén)教職員工在人事檔案管理中的責(zé)任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現(xiàn)問(wèn)題，都需要立即進(jìn)行責(zé)任追究。而基礎(chǔ)設(shè)施方面，則要明確軟硬件設(shè)施的建設(shè)要求，并建立標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)施管理尺度，保證打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)設(shè)施都能夠得到嚴(yán)格的管理[4]。

（四）重視檔案內(nèi)容建設(shè)從目前來(lái)看，由于當(dāng)前人事檔案在高職院校中的用途發(fā)生了改變，因此高職院校在主動(dòng)用檔的同時(shí)，還要堅(jiān)持多樣化的用檔原則，根據(jù)實(shí)際用檔需求來(lái)對(duì)不同類(lèi)型檔案的收集、歸檔整理等工作展開(kāi)創(chuàng)新，以滿足多樣化用檔需求。例如對(duì)于教師與行政管理人員，由于其工作性質(zhì)與工作要求不同，因此在檔案信息的記錄上，就自然就需要作出相應(yīng)的調(diào)整[5]。個(gè)人人事檔案中除了要記錄學(xué)歷、職稱、思想、工作表現(xiàn)等常規(guī)信息，教師應(yīng)更多的記錄其教學(xué)科研成果與學(xué)科專業(yè)素養(yǎng)，而行政管理人員則要更多的記錄其工作表現(xiàn)、工作失誤情況、是否存在違法亂紀(jì)現(xiàn)象等。這樣的人事檔案內(nèi)容更加全面、客觀，能夠充分反映出教職員工的實(shí)際工作情況，而學(xué)校在進(jìn)行人才選用、培養(yǎng)與管理時(shí)，自然也就會(huì)更加作出更為合理的決策。

三、結(jié)語(yǔ)

在高職院校教職工隊(duì)伍日益壯大的今天，對(duì)于人事檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)變得十分迫切，但要想在人事檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中取得理想效果，未來(lái)高職院校還需堅(jiān)持技術(shù)性、開(kāi)放性、服務(wù)型等創(chuàng)新原則，并在檔案內(nèi)容建設(shè)、信息安全防范等方面采取更為合適的工作策略。

參考文獻(xiàn)：

[1]刁玲武.職業(yè)教育改革背景下高職院校人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].傳播力研究，2019，3(18).

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[3]盧東慧.論高職院校人事檔案管理脫困路徑——以干部人事制度改革為背景[J].才智，2018(33).

[4]林紅.新形勢(shì)下高職院校人事檔案管理發(fā)展探究[J].人力資源管理，2015(10).

[5]陳雪云.基于信息時(shí)代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長(zhǎng)春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，30(04).

作者：張艷梅 單位：廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院