高職院校人事檔案收集工作分析

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摘要：高職院校人事檔案材料的收集是一項常規(guī)工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致的工作。學(xué)校應(yīng)通過提高教職工的檔案意識，建立人事檔案收集體系，把好材料“入口關(guān)”，充實人事檔案的材料內(nèi)容等一系列有效措施，做好人事檔案收集工作，確保人事檔案材料的真實性、完整性和有效性，為人事管理工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于學(xué)校和教職工。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；收集工作

高職院校人事檔案真實地記錄了教職工個人經(jīng)歷和社會實踐，反映了教職工的個人履歷、品德作風(fēng)、受教育情況、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力水平。人事檔案收集工作，是人事檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，是保障人事檔案材料真實和完整的第一道防線。當(dāng)前，高職院校人事檔案收集工作存在收集不齊全、歸檔不及時、材料內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范等問題，影響了高職院校對人事檔案的利用，如何做好收集工作是高職院校人事檔案管理工作需要解決的問題。

一、高職院校人事檔案收集工作的重要性

人事檔案內(nèi)容涵蓋了個人履歷、學(xué)歷學(xué)位、思想品德、工資待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高職院校人事檔案一方面可以維護教職工的切身利益，例如，教職工在退休時需要人事部門出具工作年限、學(xué)籍檔案證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等信息，如果這些材料不全將直接影響教職工辦理退休的相關(guān)事宜；再如，每年職稱評審時，都需要人事部門出具參評人員的個人學(xué)籍檔案證明材料，如果學(xué)籍檔案材料不全會直接影響教職工個人的職稱申報工作。另一方面，人事檔案是高職院校選拔和任用干部的重要依據(jù)，通過人事檔案提供的信息，組織可以全面地了解個人的德能勤績，從中選出優(yōu)秀的人才和干部。高職院校人事檔案收集工作是人事檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，為高職院校人事檔案管理提供客觀物質(zhì)對象，收集工作是保障人事檔案材料真實和完整的第一道防線，同時直接關(guān)系到后續(xù)的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。高職院校人事檔案收集的內(nèi)容既包括教職工在歷史上形成的又包括新近產(chǎn)生的人事檔案材料，可以說收集工作既是人事檔案工作的起點，同時又是一項經(jīng)常性的工作，貫穿于人事檔案工作的整個過程，因此高職院校人事檔案管理始終都要加強收集工作，保障人事檔案材料的完整性、真實性和有效性，為人事檔案管理的其他環(huán)節(jié)打下良好的基礎(chǔ)。

二、高職院校人事檔案收集工作存在的問題

1.收集不齊全材料不齊全的現(xiàn)象在高職院校人事檔案管理中普遍存在。干部履歷表、個人自傳類材料、政審材料、獎勵材料、年度考核登記表、工資變動審批表等幾乎在每個人員的個人檔案中都有不同程度的缺失。2015年遼寧金融職業(yè)學(xué)院以人事檔案專項審核工作為契機，對全校人事檔案進行了統(tǒng)一審查和清理，發(fā)現(xiàn)幾乎每個人的個人檔案中或多或少都存在材料不全的現(xiàn)象。主要原因是長期以來學(xué)校對人事檔案工作重視不夠，教職工的檔案意識不強，沒有及時將發(fā)生變動的檔案材料送交到人事部門，有的甚至將檔案材料長期滯留在身邊，造成人事檔案材料的缺失。另外人事部門沒有配備專職的人事檔案管理人員，沒能將屬于歸檔范圍的檔案材料歸入到個人的人事檔案中去，散存在人事部門相關(guān)工作人員手中，造成了人事檔案材料收集不齊全的現(xiàn)象發(fā)生。

2.歸檔不及時高職院校人事檔案材料收集工作被動滯后，往往做不到第一時間歸檔。對于人事檔案材料的歸檔時間，在2009年12月中組部頒布了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對人事檔案材料收集和歸檔給予了明確要求和規(guī)定，要求在人事檔案材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。高職院校檔案管理部門對檔案收集工作也有實施細(xì)則，細(xì)則對人事檔案歸檔時間有明確的規(guī)定。而在實際工作中，部分材料形成部門對制度、規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格，或是對人事檔案業(yè)務(wù)知識缺乏了解，加上檔案管理部門主動催要不夠，同時缺乏相應(yīng)的督察制度，導(dǎo)致高職院校人事檔案歸檔不夠及時，被動滯后，不符合規(guī)定要求。在遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案管理的實踐中，人事檔案歸檔工作一直難以做到及時，人事部門和教職工個人都存在歸檔拖沓情況。學(xué)校于2017年制定了《遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案管理辦法》和《遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案材料歸檔范圍及要求》兩項學(xué)校內(nèi)部人事檔案管理制度，其中對歸檔時間做出了明確的規(guī)定，即各部門在材料形成一個月內(nèi)送交檔案部門歸檔。在制度執(zhí)行的過程中，人事檔案材料歸檔情況雖然較從前有所改善，但仍然存在拖沓現(xiàn)象，不能按規(guī)定時間及時將人事檔案材料送交至檔案部門歸檔。

3.材料內(nèi)容不準(zhǔn)確，形式不規(guī)范在高職院校的教職工個人檔案中，檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確、手續(xù)不齊全、形式不規(guī)范的現(xiàn)象屢有發(fā)生。有些檔案中所填寫的出生日期、參加工作日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息前后不一致，甚至出入較大，很難判定真實情況，真實性是檔案的生命，失去真實性就等于失去了檔案賴以生存的生命線。部分檔案材料形式不符合規(guī)定。如一些干部履歷表缺少照片、本人簽名、人事部門公章、填表日期等其中一項或多項信息；有些考核材料缺少本人簽名，有的沒有組織部門公章，有些獎勵材料復(fù)印件沒有加蓋組織人事部門公章。這些情況造成人事檔案缺少應(yīng)有的真實性和嚴(yán)肅性，嚴(yán)重影響了人事檔案工作質(zhì)量，給組織人事部門提拔干部、評聘職稱、晉升工資、計算工齡、核準(zhǔn)退休時間等都制造了不小麻煩。遼寧金融職業(yè)學(xué)院在2015年人事檔案資格審查時，集中清理了學(xué)校在崗在編人員的人事檔案，發(fā)現(xiàn)有大量的人事檔案材料存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范的現(xiàn)象。主要原因是遼寧金融職業(yè)學(xué)院在2002年由行業(yè)辦學(xué)轉(zhuǎn)制成為由遼寧省教育廳主管的大專院校，轉(zhuǎn)制之后一直沒有配備專職的人事檔案管理人員，直到2011年通過公開招聘聘任一名檔案專業(yè)的碩士研究生專門從事人事檔案管理工作，這才改變了人事檔案管理混亂的局面。另外一方面，遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案來源廣泛。教職工主要來源為大學(xué)生畢業(yè)分配、機關(guān)分流、企事業(yè)單位調(diào)入、退伍安置、公開招聘等渠道，不同來源渠道的人事檔案質(zhì)量參差不齊，在原單位就存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范的情況，需要進行重新審核和整改。

三、高職院校人事檔案收集工作問題的對策

1.加大檔案宣傳力度，提高教工檔案意識高職院校教職工對檔案普遍不夠了解和重視，針對這種情況，檔案部門應(yīng)該加強宣傳，讓教職工了解檔案工作、認(rèn)可檔案工作、支持檔案工作。應(yīng)該摒棄以往形式單一的、互動性差的宣傳方式，采取一些喜聞樂見的宣傳，如舉辦檔案知識講座或培訓(xùn)，在校園網(wǎng)上開辟檔案宣傳專欄，宣傳《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)精神，列舉檔案利用效果典型事例，讓教職工了解黨和國家關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，認(rèn)識到它是一個與每個人切身利益密切相關(guān)的大事，從而提高教職工的檔案意識。

2.建立人事檔案收集體系，暢通收集渠道高職院校人事檔案形成的部門眾多，涉及的范圍較廣，有學(xué)校各行政部門、各院系等，要建立以人事檔案管理部門為主、其他相關(guān)部門和院系為輔的檔案收集體系，各司其職，各負(fù)其責(zé)，通力配合，共同做好人事檔案的收集工作。形成人事檔案的部門要建立上交制度，將本部門屬于人事材料歸檔范圍的材料，積極主動上交至人事檔案管理部門；建立一支人事檔案信息員隊伍，加強隊伍的培訓(xùn)，并充分發(fā)揮信息員的作用，暢通人事檔案收集渠道，并根據(jù)人事檔案材料形成的規(guī)律和特點，采取平時收集與集中收集、定期收集與不定期收集、跟蹤收集與補充收集相結(jié)合的辦法，將反映干部個人德、能、勤、績的材料全面、準(zhǔn)確、及時地歸入干部人事檔案。同時人事檔案管理部門要與各人事檔案材料形成部門建立日常聯(lián)系機制，按要求定期收集檔案資料，并檢查核對，如發(fā)現(xiàn)缺失，要及時追補，以確保高職院校人事檔案材料及時收集歸檔。

3.從源頭抓起，把好人事檔案材料“入口關(guān)”對收集歸檔的材料，要從源頭抓起，以實事求是為根本原則做好甄別和鑒定工作。干部人事檔案真實地記錄了每名干部的成長歷程，是組織人事部門選人用人的依據(jù)，所以檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和事業(yè)心，依據(jù)國家檔案管理文件的相關(guān)規(guī)定和要求，仔細(xì)甄別，嚴(yán)格鑒定，把好入口關(guān)，將那些經(jīng)過審查的、手續(xù)齊全的、內(nèi)容真實的、填寫符合規(guī)定的、符合政策的人事檔案材料及時歸檔。特別是要對檔案材料中的年齡、學(xué)歷、職務(wù)、履歷等重要信息進行仔細(xì)甄別，一旦出現(xiàn)前后不一的現(xiàn)象要認(rèn)真審核，核實后要如實重新填寫，對于那些不真實的材料必須退回或清除，防止偽造、假冒的歸檔材料混入到人事檔案中，從源頭上杜絕人事檔案失真問題的發(fā)生，保障人事檔案的真實性。要嚴(yán)格規(guī)范檔案材料填寫的格式，材料要手續(xù)齊全、頭尾清楚、信息齊全、單份材料不掉頁，系列材料不少份，確保人事檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確、形式規(guī)范。

4.充實人事檔案材料內(nèi)容，建立人才信息資源儲備庫要不斷地充實人事檔案材料內(nèi)容，建立學(xué)校人才信息資源的儲備庫，為組織選人用人提供依據(jù)，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。收集的重點將不再像從前那樣側(cè)重于收集反映教職工個人社會履歷、學(xué)歷學(xué)位、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，而是要注重收集記錄和反映教職工工作能力和興趣愛好的各類材料。注重收集能夠反映教職工教育教學(xué)水平和科研能力的科研成果和業(yè)績方面的內(nèi)容，如將各類創(chuàng)造發(fā)明、鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸?，有突出貢獻的優(yōu)秀專家、國家科技獎等形成的表彰材料等充實到人事檔案中，使高職院校人事檔案成為學(xué)校人才信息資源完整的儲備庫，為高職院校選人、用人提供全面參考和重要依據(jù)。高職院校人事檔案材料的收集是一項常規(guī)工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致的工作。要通過提高教職工的檔案意識，建立人事檔案收集體系，把好材料“入口關(guān)”，充實人事檔案的材料內(nèi)容等一系列有效措施，做好人事檔案收集工作，確保人事檔案材料的真實性、完整性和有效性，為人事檔案管理工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于學(xué)校和教職工個人。

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作者：魏曉琳 單位：遼寧金融職業(yè)學(xué)院