人事檔案信息化建設問題及策略

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摘要：研究新時代人事檔案信息化建設具有重要的實際意義。在具體實踐的基礎上，筆者結合人事檔案信息化建設的國際/國家標準、行業標準/規范、法律法規和規范性文件，深入分析了新時代人事檔案信息化建設的內容和意義，明確其存在的關鍵問題，并給出解決策略。

關鍵詞：人事檔案；檔案數字化；信息化規則；檔案數據化；管理機制

以電子信息技術為基礎的信息技術的突飛猛進發展與廣泛應用，拉開了信息經濟時代的序幕，并使人類進入數字經濟時代，繼“物理空間”“人類社會”之后，又產生了“信息空間”。社會信息化、數字化的巨大進步和實際應用連同人事制度的改革，都不斷推動和促進著作為人事管理基礎和關鍵環節的人事檔案管理的信息化建設[1-3]。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描和照相錄像等數字化技術、計算機應用技術、（移動）通訊技術、互聯網技術、人工智能、大數據等信息技術的最新成果，根據檔案管理理論與技術以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網絡社會中檔案管理、利用與服務的基本流程、框架和基本方法等，在紙質文件、聲像文件等傳統介質的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎上，構建、組織、開發具有有序結構的系統化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統（或平臺），最大限度地實現紙質檔案和電子檔案信息的數字化和數據化管理，進而實現人事檔案的個性化和社會化利用與服務。這便是人事檔案管理的信息化建設。其實質是檔案管理、利用與服務從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數據化信息為中心的管理模式的轉變。人事檔案的信息化管理、利用與服務，符合中國特色新時代的發展潮流，并能在構建智慧社會的時代大潮中提升人事檔案現代化管理水平、智慧服務作用和基于知識的輔助決策功能[4-5]。因此，人事檔案部門應及時更新人事檔案管理理念，加快信息化建設，形成實體管理與信息化管理并舉的管理、利用與服務模式，最終實現人事檔案的信息化、數據化和智能化管理、利用與服務，提高其相應的水平、效能與作用。在實現管理模式的轉換過程中，人事檔案信息化建設的意義重要而關鍵，其主要意義在于：（1）極大地提高檔案管理工作效率；（2）顯著地提升檔案的利用率；（3）確實減輕人事檔案管理部門的工作強度；（4）便于安全利用和遠程服務，進而切實為推動人事檔案的信息化管理和社會化應用建立基礎；（5）能夠起到保護紙質人事檔案的作用；（6）真正轉變人事檔案的管理、利用與服務理念，改進工作模式；（7）標準化人事檔案的管理、利用與服務，減少和遏制人事檔案管理中的不規范行為，治理一些薄弱環節；（8）隨著社會信息化水平的不斷提高，人事管理中也必然會遇到數字化信息，例如高校新生錄取時的錄取電子檔案、其他系統產生的電子文件等，實際上也為人事檔案管理提出了信息化建設的迫切需求；（9）有利于進一步融合人事檔案管理信息系統、人事管理信息系統和公務員信息庫等，便于對本單位的人事信息進行統計、分析與挖掘，形成相應的知識，為人事管理提供可靠的決策科學數據。因此，人事檔案的信息化建設，不僅具有提高管理效能的現實意義，而且可以進一步為人事管理提供統計數據、處理分析結果和挖掘人事知識，將無結構的實體材料轉變為人事管理中的有用知識。正因為這樣，研究新時代大數據基礎上的人事檔案信息化建設，不僅重要，而且具有時代迫切性。

1人事檔案信息化建設內容

隨著人事管理制度的不斷改革和完善，規范而科學的人事管理制度建設，能不斷推動和促進人事檔案管理的規范化和科學化。反過來，人事檔案信息化建設的規范科學化管理又是規范而科學化的人事管理的基礎和支撐。人事檔案信息化建設包括四個方面的基本內容，它們依次是：紙質、膠片、音頻等人事檔案數字化；數字化檔案的數據化；建立人事檔案數據庫；建立人事檔案數據化目錄。人事檔案信息化建設的基本過程與內容如圖1所示。1.1紙質、膠片等人事檔案數字化。數字化實際上就是將人事檔案各種載體上的信息，例如紙質或者膠片上的信息，或者模擬數據轉換成可以利用計算機等讀寫設備進行讀寫的、用0和1表示的二進制代碼的過程。數字化后的人事檔案數字信息可以存儲在存儲介質中，也可以用網絡化的形式傳輸。數字化后也可以進一步系統化組織成具有有序結構的人事檔案數字信息庫，利用計算機進行輔助管理。人事檔案數字化的主要內容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數字化和檔案全文內容的數字化。有時，也可使用已有的“干部檔案數字化軟件”完成干部職工實體檔案的數字化和部分數據化。人事檔案及其信息化建設如圖2所示。1.2數字化檔案的數據化。經過第一步數字化后，人事檔案主要轉換成一些高清圖像或者其他多媒體數據等可以用數碼格式存儲于磁帶、磁盤、光盤、硬盤、固態硬盤等數字信息載體上的數字化檔案文件。如果要利用計算機進行人事檔案信息的處理、統計、分析等，還必須將數字化后的以圖像為主的數字檔案信息進一步轉化為內容數據，就是人事檔案的數據化，即把數字化的人事檔案轉變為可制表和分析的量化格式數據的過程。實現數據化后，數據化人事檔案便可以用計算機對人事檔案數據進行統計、分析和深入的數據挖掘等，實現知識層面的服務與共享，并使檔案管理與服務深入數據層面，真正推動人事檔案的信息化建設，改變管理理念和模式。人事檔案內容展現人存儲載體展現記錄方式傳統形式數字形式文字圖像聲音影視動畫圖2人事檔案及其信息化建設。1.3建立人事檔案數據庫。第二步中實現了人事檔案信息的內容數據化以后，需要對多源異構的多種源數據進行抽取和集成，確定結構化數據和非結構化數據，然后進行數據清洗，最后按照選定的數據庫建立完整的人事檔案數據庫。1.4建立人事檔案數據化目錄。建立人事檔案數據化目錄，即按照人事檔案編目條例、著錄規則，參照《中國文獻編目規則》，在原有人事檔案檢索工具（檔案目錄）的基礎上，以方便檢索、查詢為原則，著錄詳簡級次得當、完整的人事檔案數據化目錄。

2新時代人事檔案信息化建設的問題

按照上述新時代人事檔案信息化建設的內容，做好新時代人事檔案信息化建設，需要解決如下問題。（1）人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制問題。盡管有2018年中央辦公廳印發并實施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列的國家標準、行業規范、法律法規和規范性文件，并且有中組部進行的干部人事檔案信息化試點與推廣經驗，但實踐證明，人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制依然存在許多問題，必須加以解決。（2）人事檔案全文數字化與數據化的基礎設施建設問題。例如，必要的環境改造、配套設備等。實際投入是當前影響人事檔案信息化建設的一個主要問題。（3）人事檔案材料不規范、不完整的問題。（4）人員素質提高的問題。在信息化建設過程以及后期管理、利用、服務和維護過程中，需要人事檔案管理與研究人員具有較高的計算機應用能力、應用軟件使用能力、數據統計與分析、智能計算、數據挖掘等能力。（5）人事檔案信息化建設的保密管理與安全性問題。（6）人事檔案全文數據化的基礎數據設施建設。實現人事檔案信息化建設的最終目標，就必須建立基于內容的數據化目錄、建立數字化或者數據化人事檔案數據庫。這都需要人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等數據基礎設施的編制與建設。這是目前人事檔案信息化工作中的難點。

3新時代人事檔案信息化建設的實施策略

在人事檔案信息化建設中，人事檔案數字化的主要目的是在信息化時代供人類借助計算機、互聯網等現代閱讀設備、終端和基礎設施進行閱讀和使用，而數據化的目的卻在于充分利用現代信息技術的最新成果，如數據統計、機器學習、大數據等的處理與分析方法，在新時代配合人事制度的改革與變化，讓機器進行處理與分析，從而改變人事檔案的管理、利用與服務理念、模式以及效率和水平。（1）做好人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制。運用已有項目管理中進度管理、質量監控、過程控制的方法與技術，對人事檔案信息化過程的組織、進度、質量保障措施進行管理。（2）進行人事檔案信息化建設的基礎設施建設。（3）數字化之前干部人事檔案的規范化和完整化整理。（4）檔案管理和研究人員的培訓與提高。培養他們進行人事檔案數據化和建立基于內容的人事檔案數據庫的能力，并進一步能夠進行人事檔案內容的統計分析、知識提取等，真正實現基于人事檔案全文數據庫的管理、利用和服務。（5）做好人事檔案信息化建設的保密管理。無論數字化或數據化過程是否外包（如果外包，招標時必須是有資質的公司，并簽訂嚴格、具有保密和驗收標準的合同），都要按事先制定的信息化建設業務流程，逐步、逐層設置保密標準和設計保密措施，簽訂保密協議，并明確職責，加強監督和控制。（6）做好人事檔案信息化建設的安全防護。對人事檔案數字化和數據化加工場所、加工設備都要按照《干部人事檔案數字化技術規范》設置，以保證信息化的環境安全和設備安全，建立環境、設備和信息資源的安全保障體系。（7）數據基礎設施建設，包括人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等的編制與建設。

4結語

干部人事檔案的數字化和數據化都是新時代干部人事檔案管理的關鍵環節。做好這些工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率以及知識型服務水平，轉變人事檔案管理與服務模式，提高檔案業務部門的管理與服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率、高深度、知識型的全面服務。但必須強調和保證，數字化和數據化結果必須真實、完整、可用、安全，并確保與紙質檔案一致，而且必須保護好原始實體檔案，確保不能損毀和丟失。

參考文獻

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[3]戴玲,彭長根.基于大數據的干部人事檔案審核與監管機制[J].檔案與建設,2017(6):31-34,90.

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[5]任平.高校人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2017(6):45-47.

作者:郭懷珍 單位:西安科技大學