地質調查單位人事檔案管理研究
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摘要:地質調查單位人事檔案真實地記載著職工的個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實反映，是考察了解和選拔使用的重要依據。隨著事業單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。文章以吉林省第二地質調查所人事檔案管理工作為例，總結了地質調查單位人事檔案管理工作內容現狀、存在的問題，并就加強人事檔案管理工作提出了幾點建議。
關鍵詞:人事檔案;管理;地質調查單位
地質調查單位人事檔案真實地記載著職工的個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實反映，是考察了解和選拔使用的重要依據。隨著事業單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。如何加強管理，更好地為人事工作服務，促進地質調查和地質找礦的大發展，結合幾年來檔案管理的實踐，談幾點體會。
1人事檔案管理現狀及存在的問題
1.1人事檔案工作現狀。吉林省第二地質調查所前身為東北地質局114隊，成立于1953年。1958年吉林省地質局成立后，改名為吉林省地質局吉林地區綜合地質大隊，1980年吉林省地勘單位體改后更名為吉林省第二地質調查所，隸屬吉林省地礦局，屬省直事業單位。吉林省第二地質調查所現有在職職工126人，離退休職工402人。人事檔案整理保存與管理工作嚴格按照制度，將檔案按照干部與工人、在職與退休、死亡及臨時工進行分類排架，做到集中排放，杜絕分散和混雜。按照檔案室檔案適宜存放的標準，控制溫度、濕度，嚴格做好防火、防盜、防塵、防霉等項的安全檢查工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚，辦理手續。用完的檔案要歸還原位。由于單位歷史較長，人數結構較復雜，給人事檔案工作帶來諸多困難及不利因素，就需要在人事檔案管理工作中進一步務實創新，增強工作實效，適應新的形勢。1.2存在的問題。1.2.1立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣，個別檔案存在“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”現象。面對此類問題內處理方法是“原則上不改、造假的糾正”。例如某位職工檔案中形成了三個不同的出生日期，首先優先采用最早記載的出生日期，一般以入團志愿書填寫年齡為準，也可去公安部門調閱原始戶籍檔案進行查詢確定。如果在檔案材料中出現工作時間的不統一時，畢業生可以參考就業分配證書以及轉正工資單的時間來確定準確的工作時間。入黨時間依據入黨志愿書中轉為預備黨員的時間，黨齡按照轉為正式黨員開始計算。二是檔案用紙規格不一。目前檔案材料都統一為A4型號的辦公用紙，但在退休職工的檔案中常見16開辦公用紙，比現在的B5辦公用紙還要大一些，還存在紙質不同，大小不一，顏色不同問題，甚至有些材料由于年代久遠，紙質已經開始腐化變黃，容易破碎，都給立卷歸檔工作以及后續的檔案保存帶來一定的困難。必須進行統一規范化管理歸檔工作，利用現行通用的辦公用紙A4紙，進行二次修整統一，類似于出土文物的修復工作，在整理過程中掉落缺字的部分，采用電腦打字再剪下單獨用膠水粘貼，補齊原有檔案的內容。不建議使用膠帶，由于膠帶容易變色脫膠導致檔案二次受損。在修復過程中盡量保證原材料的本來面貌，完整的一張均統一粘貼在A4紙上形成統一規格，產生新的裝訂線，再按固定標準進行打孔固定到檔案夾子中。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。此類問題按照最新的檔案管理辦法進行整理，多余出來的材料放入檔案袋封存保管。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足市場經濟發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。1.2.2檔案使用技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，由于沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
2加強人事檔案管理工作的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化。2.1實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。我單位接收和轉移檔案材料時的具體操作辦法，接收新的檔案材料務必做到逐件檢查登記，分類編號保存;檔案移交時，務必做好交接時當面清點、密封、蓋章、接收人簽字接收的必要措施，以免在檔案移交后發生問題時無責可追。2.2實現檔案管理現代化資源共享。人事檔案管理也要與時俱進，不斷采用現代檔案管理理論與新技術，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。實施人事檔案現代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。計算機技術和網絡應用，對實現檔案現代化管理起著重要作用。通過計算技術可將大量人工收集的信息轉為自動;由傳統的整理方式轉為自動分類、編目、統計;通過掃描儀等技術可將文件、圖表轉為電子數據文件;還可建立信息共享技術聯網，實現技術信息傳輸的網絡化和檔案信息資源共享。計算機技術和網絡應用，對實現檔案現代化管理起著重要作用。通過計算技術可將大量人工收集的信息轉為自動;由傳統的整理方式轉為自動分類、編目、統計;通過掃描儀等技術可將文件、圖表轉為電子數據文件;還可建立信息共享技術聯網，實現技術信息傳輸的網絡化和檔案信息資源共享。目前，在檔案管理的軟件開發中，尚沒有一種能夠在檔案編研方面發揮作用的，這項工作仍然需要人工操作完成，而此項工作周期長，所查資料年度跨度大。在使用好資料信息和軟件系統的功能開發上，還沒有提高到一定程度，主要是檔案管理人員信息技術能力提高滯后與硬件配置的進程。2.3加強人事檔案信息化管理人才的培養。引進人事檔案信息化管理的技術人才。人事檔案信息化建設過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案信息化建設過程中的各種技術難題。建議加強人事檔案管理人員的定期培訓。現有的檔案部門工作人員是檔案信息化建設的中堅力量。因此，在檔案信息化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能，同時保證檔案人員退休時的工作可以順利交接，做好后續工作的銜接。
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作者:劉乃慈 單位:吉林省第二地質調查所
