高校人事檔案管理的價(jià)值及優(yōu)化路徑

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[摘要]在高校的人事工作中，檔案管理工作是非常重要的組成部分，是高校流通人才和歸納信息的平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的人事檔案管理面臨著很多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的價(jià)值，然后針對(duì)如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化提出了幾點(diǎn)策略。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理；價(jià)值；優(yōu)化路徑

1大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的價(jià)值

在高校的人事檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)有非常重要的價(jià)值。第一，收集價(jià)值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質(zhì)的方式進(jìn)行，使用起來(lái)不是很方面，時(shí)間久了還會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失的情況。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對(duì)這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和儲(chǔ)存，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化打下良好的基礎(chǔ)。第二，管理價(jià)值。高校的人事檔案中有非常復(fù)雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過(guò)程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)以及云存儲(chǔ)技術(shù)的作用，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行。第三，使用價(jià)值。在高校的人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進(jìn)行檔案管理工作，這對(duì)人事決策是十分有利的。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該對(duì)以往的檔案管理理念做出改變，對(duì)檔案管理信息化的重要性有充分的認(rèn)知。高?？梢詰?yīng)用大數(shù)據(jù)對(duì)復(fù)雜的人事檔案進(jìn)行收集、分類以及存儲(chǔ)，在這個(gè)基礎(chǔ)上制訂與高校的實(shí)際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應(yīng)該使檔案管理制度不斷完善，修正現(xiàn)階段的管理機(jī)制，讓每一個(gè)管理人員都明確自己的職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容，讓檔案管理人員在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來(lái)進(jìn)行信息化管理。

2.2積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在更新了檔案管理的理念之后，高校應(yīng)該加大在資金方面的投入，對(duì)管理人事檔案所需要的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)進(jìn)行更新。在硬件和軟件都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)之后，可以在這個(gè)基礎(chǔ)之上構(gòu)建大數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。在構(gòu)建管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時(shí)，要以部門(mén)為單位建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，準(zhǔn)確地將每一份人事檔案中的編號(hào)、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對(duì)人事檔案進(jìn)行有效分類，方便在以后需要的時(shí)候進(jìn)行查詢。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，還應(yīng)該將人事檔案和與之相關(guān)的職能部門(mén)連接在一起，方便以后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。

2.3構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)背景下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)該對(duì)以往的思維模式做出轉(zhuǎn)變，構(gòu)建“大檔案”思維，從多個(gè)角度對(duì)人事檔案的資料進(jìn)行收集和管理。在對(duì)大檔案進(jìn)行構(gòu)建的過(guò)程中，應(yīng)該將端口作為基點(diǎn)，全方位檢測(cè)檔案資料，從而促進(jìn)人事檔案管理效率的提高。同時(shí)，對(duì)于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)檔案信息之間的有關(guān)聯(lián)系有準(zhǔn)確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來(lái)。

2.4改進(jìn)高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應(yīng)該對(duì)人事檔案管理加大開(kāi)發(fā)力度，提升管理人員的管理意識(shí)，從而更好地滿足社會(huì)的需要。管理人員可以通過(guò)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來(lái)，用數(shù)字化的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過(guò)借閱登記的方式為用戶提供信息服務(wù)。這樣一來(lái)，用戶就可以自行對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將更多有價(jià)值的信息挖掘出來(lái)，從而促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提高。通過(guò)在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，并且對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.5提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術(shù)水平是十分必要的。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識(shí)，信息技術(shù)水平也要達(dá)標(biāo)，并且還要具有良好的思想覺(jué)悟和責(zé)任感。因此，高校在進(jìn)行信息化的人事檔案管理時(shí)，應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該綜合考量他們的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)水平，從而使檔案管理人員的質(zhì)量從整體上得到提高。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應(yīng)該對(duì)人事檔案管理的理念進(jìn)行更新，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，構(gòu)建“大檔案”思維，改進(jìn)高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(19):21-22.

[2]胡芳.高校人事檔案管理文獻(xiàn)趨勢(shì)探討[J].綠色科技,2019(12):262-263+269.

[3]肖鴻強(qiáng).高校人事檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(11):57.

作者：韓麗華 單位：呼和浩特職業(yè)學(xué)院