做好檔案管理工作的建議淺談
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1引言
1.1目標(biāo)
加強檔案管理工作的目標(biāo)系良好的改善目前企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的不足之處，采納和汲取良好的檔案管理工作在實踐中獲得的良好結(jié)果，更上一層樓的接受新的發(fā)展需要，從而讓檔案管理工作成效不斷提升起到突飛猛進(jìn)的效果。加強從事檔案管理崗位人員的責(zé)任心、事業(yè)心、對待工作的積極性、以及規(guī)章制度的執(zhí)行情況。在此利用一些案例分析，針對檔案管理工作成效的提升方式及若干建議做了部分研究，僅供參考。
1.2含義
在企業(yè)中，檔案管理這項工作的含義是在作業(yè)、生產(chǎn)當(dāng)中、交易流程當(dāng)中將關(guān)乎于社會和國家及企業(yè)本身重要的過程以數(shù)據(jù)、照片、錄像、規(guī)定表格、文字記錄的形式進(jìn)行詳細(xì)記載。所以檔案管理工作的質(zhì)量，直接關(guān)乎著這些流程中的重要信息。這樣一來、只有通過不懈的努力，提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，接受新科技、新事物、保證檔案的真實性、可查性，方可將此項工作的成效提升。檔案管理工作的成效直接關(guān)乎著企業(yè)生產(chǎn)交易過程中的原始憑證。它將作為一項重要的內(nèi)容，使得企業(yè)在時代的長河中不斷進(jìn)步、發(fā)展。從而在高科技化時代中能夠更好的生存、競爭。
2進(jìn)行全面的檔案管理工作的意義及特殊性
檔案質(zhì)量管理全面化是指以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心，組織所有檔案工作員工進(jìn)行部署。通過現(xiàn)代化科技的方式讓科技化管理發(fā)揮良好的作用。制定獨特全面的規(guī)章制度與管理體系，確保每一項檔案管理工作落實到每個人身上。圍繞著加強檔案管理工作的質(zhì)量為核心，確保檔案管理工作的質(zhì)量。下列就檔案管理工作的特點進(jìn)行敘述。（1）在檔案逐步完善的過程中，必須以主管領(lǐng)導(dǎo)為核心所有人員圍繞著一個目標(biāo)，各辦公室、各項目機(jī)構(gòu)、各崗位責(zé)任人形成默契的配合，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)以及本著團(tuán)結(jié)才是力量的根本。將個人崗位工作做好，來獲得整體效益。這是確保檔案管理工作質(zhì)量提升的根本，從而能夠讓檔案能夠及完善并進(jìn)行存檔、備案。（2）采取高科技的方式來代替大部分傳統(tǒng)方式的管理，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)級計算機(jī)的應(yīng)用十分的廣泛。利用計算機(jī)來代替手寫不但能夠提高工作效率，還可以讓成品的資料規(guī)整有序。數(shù)字化視頻、照片也能夠是良好的反應(yīng)生產(chǎn)過程中關(guān)鍵的依據(jù)。（3）按過程掌控，自起草的文件開始、每一步的打印、簽認(rèn)、蓋章、相關(guān)文件的收集、整理、存檔都要嚴(yán)格的控制。設(shè)專人對每一項成果進(jìn)行驗收審批。
就目前的形式來看、大部分單位的檔案管理工作不是很客觀。主管責(zé)任人不能夠重視檔案管理工作。認(rèn)為檔案管理工作只是敷衍的過程，不會給單位帶來直接收益。而且花費較高，所以采用一部分責(zé)任心不強、專業(yè)業(yè)務(wù)水平不強的人員進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理工作的基本配備的不齊全。沒有專門的檔案儲存室、辦公設(shè)備老化。計算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等裝備都不配備。有的單位甚至沒有形成檔案管理工作的規(guī)章制度，甚至還存在數(shù)據(jù)資料不真實的情況。針對以上問題筆者做出明確建議。（1）總結(jié)自身情況，自查自糾獲得檔案管理產(chǎn)生質(zhì)量問題的原因。以主管領(lǐng)導(dǎo)為核心、每個科室、項目機(jī)構(gòu)經(jīng)常進(jìn)行自身檢查，加強檔案管理工作的認(rèn)識，排查問題。（2）研究探討檔案管理容易產(chǎn)生質(zhì)量問題的首要原因。（3）自查出本單位存在的檔案管理存在的質(zhì)量問題。（4）制定本身存在質(zhì)量問題的解決方案。（5）做好存在質(zhì)量問題整改后的檢查、驗收審批工作。（6）針對容易產(chǎn)生質(zhì)量問題的首要因素做出防范措施。（7）加強鞏固措施、落實崗位人員責(zé)任心，嚴(yán)格按照規(guī)章制度保持工作熱情。（8）總結(jié)失誤經(jīng)驗，杜絕產(chǎn)生同類的問題以后再次發(fā)生。檔案管理工作、不容忽視。此項工作將直接關(guān)乎著企業(yè)的生存與發(fā)展。只有良好的檔案管理工作、良好的資料記載，方可對企業(yè)的業(yè)績與信譽生效起到說服性的作用。所以，加強檔案管理工作是相當(dāng)有必要去實施的一項措施。在現(xiàn)代化的長河中，有如長跑一樣擇優(yōu)棄差。相信一個值得信賴的好企業(yè)，不會錯過任何一個提升本身競爭實力的機(jī)會。
作者：竇臣 單位：雙遼市人力資源和社會保障信息中心