人事檔案管理信息化建設的強化對策

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【摘要】在事業單位檔案管理機制不斷發展的背景下，傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足事業單位的發展需求，事業單位人事檔案管理人員應該以一種與時俱進的心態積極促進檔案管理朝向信息化建設方向發展。文章闡述了事業單位人事檔案管理信息化建設的特點，論述了檔案管理信息化存在的問題，進而提出檔案管理信息化建設的強化對策，推動事業單位人事檔案管理工作長久、穩定發展。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；信息化建設；問題；策略

一、事業單位人事檔案管理信息化建設的特點

（一）改變檔案管理方式，增加檔案管理職能。傳統的事業單位人事檔案管理模式主要是以紙質的方式作為媒介，使用人工錄入的方式，這種工作方式會導致工作效率下降，進而會嚴重影響整個檔案管理信息化工作的開展。伴隨著信息化時代的快速發展，紙質檔案管理模式已經不能夠滿足新時代事業單位人事檔案管理工作發展的需要，在信息化時代，主要使用電子錄入的信息化管理模式，在對事業單位人事檔案資料信息化管理的過程中，一定要體現保存資料的功能，同時還能夠完成對其他資料的收集和整理，進而促進事業單位人事檔案資料信息管理工作的正常開展（二）便于管理事業單位人事檔案資料。事業單位人事檔案資料種類非常多，在對其進行管理的過程中需要消耗大量人力和物力，如果使用傳統的紙質檔案管理方式不僅會產生很大工作量，而且整個程序也會非常繁瑣復雜。在對事業單位人事檔案資料進行信息化管理的過程中，通過把檔案信息直接輸入到數據庫中，為以后快速進行查詢提供方便，同時還能夠提升工作效率水平，最后實現降低事業單位人事檔案管理成本的目標。（三）永久保存檔案資料。以往事業單位人事檔案管理方式絕大多數都是使用紙質檔案。然而，紙質檔案由于受到天氣或者環境因素的影響，容易出現發霉或者損壞，嚴重的可能會導致大部分信息數據丟失，信息資料查詢也非常困難。近幾年，隨著信息化技術快速發展，事業單位通過對人事檔案資料進行信息化管理，在一定程度上能夠解決紙質檔案中存在的問題，為能夠永久保存人事檔案信息資料提供了一種可行的方式。

二、事業單位人事檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度慢。在對事業單位人事檔案進行信息化管理的過程中，很多事業單位對人事檔案管理工作沒有投入太多時間和精力，導致檔案管理的更新速度越來越慢，同時還會導致工作人員人事檔案信息得不到及時更新，甚至會出現錯漏等問題。事業單位在實際工作中對人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案管理信息化平臺模塊設置更新緩慢，無法滿足人事檔案實際管理需求。（二）檔案管理信息化建設平臺使用率低。事業單位進行人事檔案信息化管理在一定程度上能夠降低管理成本，提升事業單位人事檔案信息資料查詢的高效性，但在事業單位人事檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理信息化建設平臺的整體使用率并不是很高，從而影響了信息化平臺作用的發揮。（三）檔案管理工作人員綜合素質低。在對事業單位人事檔案管理的信息化建設過程中，檔案管理人員自身扮演著非常重要的角色，然而，有一部分事業單位人事檔案管理人員專業技能并不符合實際需要的規范標準，綜合素質水平有待進一步提升。還有一部分事業單位人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性認識不夠，責任心不強，同時缺乏相關計算機技術操作知識，導致他們的業務水平越來越低，由于事業單位人事檔案管理信息需求量的不斷增大，很多人事檔案管理人員的專業技能和綜合能力有待于進一步提升。

三、事業單位人事檔案管理信息化建設的強化對策

（一）增強工作人員專業技能培訓。人事檔案管理工作人員專業技能與綜合素質高低，會在一定程度上影響事業單位人事檔案管理信息化建設整體進程。所以，在對事業單位職工人事檔案信息化管理的過程中，一定要定期對工作人員專業技能進行系統培訓，只有工作人員專業技能和綜合素質水平得到提升之后，才能夠促進事業單位人事檔案管理信息化建設工作穩定開展，進而促進事業單位各項工作的正常穩定。事業單位檔案管理信息化建設并不是一件容易的事情，牽扯到的因素非常多，單單依靠學習培訓來促進事業單位信息化建設顯然是不夠的，還應該聘請更多的專業人士積極投入到事業單位檔案管理信息化建設工作中，只有這樣才能夠推動事業單位人事檔案信息化建設工作的優化發展。（二）增強信息化建設平臺推廣模式創建。事業單位人事檔案管理信息化平臺創建的主要作用是為信息需求者提供更多優質服務，以此來滿足信息需求者的實際需要，因此，在實際工作開展的過程中，事業單位管理人員一定要增強檔案信息管理信息平臺的推廣和宣傳，最大限度地提升信息化建設平臺的影響力與知名度。與此同時，還應該充分借鑒大型事業單位對人事檔案管理的各方面先進經驗，通過提升信息化建設平臺使用效率的方式，來更好地促進事業單位人事檔案管理信息化建設工作的穩定發展。（三）增強檔案管理人員和網絡技術人員管理力度。事業單位人事檔案管理人員和網絡技術人員兩者聯系非常密切，兩者之間的協調性是保證事業單位人事檔案管理信息化建設正常、穩定開展的重要前提，網絡技術人員應該為信息化平臺建設維護工作提供高效服務。事業單位人事檔案管理信息化建設過程中，通過創建互通機制來增強檔案管理人員和網絡技術人員之間的合作，進而保證事業單位人事檔案管理信息錄入和更新的及時性，同時還能夠提高信息化管理效率。在對事業單位人事檔案信息化管理的過程中，一定要增強管理人員服務意識的培養，使他們在日常工作中也能夠更加標準化和規范化，提供更好的服務。（四）更新設備、重視技術創新。在提升人事檔案管理信息化建設的基礎上，必須明確建設規劃內容，加強資金方面的投入，提升事業單位人事檔案管理信息化建設水平。通常情況下采取的措施是更新信息化設備、引進更多創新型設備，積極引進現代化管理模式。假設在資金方面遇到困難，也一定要對設備與系統數據進行更新、升級，只有這樣才能夠保障信息化平臺的正常使用。如條件允許的情況下，應該加強大數據、云計算前言技術的應用，進而為事業單位人事檔案管理工作提供重要保障。

四、結語

綜上所述，事業單位人事檔案信息化管理并不是一件簡單的事情，應用科學、合理的方式對事業單位人事檔案信息進行管理，在一定程度上能夠促進事業單位的健康、穩定發展。然而，事業單位檔案管理信息化建設過程中常常會受到各方面因素的影響，導致事業單位人事檔案管理工作不能夠正常開展。因此，一定要重視事業單位檔案管理信息化建設，充分把信息化和事業單位人事檔案管理各項工作充分結合在一起，進而研究出適合本單位人事檔案管理信息化建設的措施，推動事業單位健康、穩定發展。

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作者：沈超龍章延立 單位：肇慶市中心血站