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摘要:網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下,醫(yī)院人事檔案管理工作受到了較為顯著的影響。因此,在分析這種影響的基礎(chǔ)上,探討網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略。以此來幫助醫(yī)院人事檔案管理人員抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶來的機(jī)遇,提高整個(gè)管理水平和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境;醫(yī)院;人事檔案管理
前言
在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下,醫(yī)院人事管理工作發(fā)生了較大的變化,文檔管理、檔案利用以及資料儲(chǔ)存等方式都發(fā)生了顯著的變化,醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,如何有效地借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境來做好醫(yī)院人事檔案管理工作,更是醫(yī)院發(fā)展的重要問題之一。因?yàn)榻柚诰W(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)能夠進(jìn)一步促進(jìn)管理模式動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變,促使這一項(xiàng)工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化,從而更好地為用戶提供良好的管理服務(wù)。
一、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的影響
1.工作效率得以提升
醫(yī)院涉及人員數(shù)量較多,所以人事檔案管理工作本身就是一項(xiàng)涉及內(nèi)容較為繁瑣的工作,而且在具體工作過程中大多是重復(fù)性的勞動(dòng)。而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用則能有效地減輕工作量,借助于信息技術(shù)來替代一些重復(fù)性的工作,以最快速度解決耗時(shí)耗力檔案查找以及保存,進(jìn)而有效地提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。
2.實(shí)現(xiàn)信息資源共享
傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作在實(shí)施過程中,大多是依賴于管理人員進(jìn)行手動(dòng)處理,亦或者是借助于計(jì)算機(jī)計(jì)算來進(jìn)行簡(jiǎn)單的初級(jí)管理,例如,借助于EXCEL進(jìn)行信息資料記錄等;部分條件較好的醫(yī)院雖然構(gòu)建了少數(shù)面向人事檔案管理系統(tǒng),可是因?yàn)椴煌剖乙约安块T之間對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)存在差異性,所以在實(shí)際工作過程中也就不可避免地出現(xiàn)了一系列資源共享較為困難等現(xiàn)象。而借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境則能構(gòu)建較為系統(tǒng)化的管理系統(tǒng),這樣就能在管理過程中對(duì)所有人事信息進(jìn)行準(zhǔn)確且高效的記錄,并且還能在上面準(zhǔn)確地顯示出每一項(xiàng)細(xì)節(jié)流程,包括業(yè)績(jī)考核、薪酬管理、崗位變動(dòng)等信息,這樣就能保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性與實(shí)效性,讓醫(yī)院不同科室以及部門之間能夠很好地共享這些檔案信息資料。
3.提高檔案信息利用率
傳統(tǒng)人事檔案管理工作在實(shí)施過程中,大多是以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行信息記錄和保存,這種實(shí)物資源存儲(chǔ)的方式十分不易攜帶,在傳遞過程中更是存在這樣那樣的問題,很容易出現(xiàn)損壞、丟失等。可是,借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境就能有效地避免這一系列的問題,因?yàn)橥ㄟ^醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng),我們可以構(gòu)建出電子化的人事檔案信息,人事檔案資料不再是實(shí)物載體,而是以數(shù)字信號(hào)或者磁信號(hào)的方式儲(chǔ)存,這在很大程度上提高了檔案資料傳輸?shù)谋憬菪裕@樣只要需要使用到這一檔案信息資料時(shí),都可以很方便地使用,通過備份也不會(huì)出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象,進(jìn)而就能夠最大程度提高醫(yī)院人事檔案信息利用率。
二、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策
1.提高人員網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識(shí)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下,醫(yī)院人事檔案管理工作人員自身一定要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境所帶來的機(jī)遇,在管理過程中提高自身網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識(shí),將傳統(tǒng)封閉管理意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理意識(shí),通過思想認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變來加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及形式的關(guān)注,對(duì)傳統(tǒng)觀念進(jìn)行不斷的更新,并且在實(shí)際工作過程中將最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效地應(yīng)用在認(rèn)識(shí)檔案管理之中,這樣就能真正促使之前傳統(tǒng)封閉的人事檔案管理,轉(zhuǎn)變成為開放型、信息化管理。總之,要想發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶給醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇,管理人員的意識(shí)是十分重要的,其一定要轉(zhuǎn)變檔案管理思想和意識(shí),然后在實(shí)際工作過程中積極應(yīng)用新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理,促進(jìn)人事檔案管理信息化技術(shù)水平的提升。
2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下,要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作,還需要構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng),這是整項(xiàng)工作實(shí)施的基礎(chǔ)與前提,也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本。人力資源信息本身就是人事檔案管理過程中較為重要的組成,其是否完整、原始,會(huì)直接對(duì)人事檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以,在開展管理工作的過程中,要以人事檔案信息系統(tǒng)作為中心,積極構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),如人事財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)、醫(yī)療保健系統(tǒng)等等,因?yàn)橹挥型晟屏诉@些分系統(tǒng)才能更好地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行完善,直接從認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)上讀取到其它信息情況。而要想真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就需要在人事檔案管理過程中對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理,具體而言,可以對(duì)現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化,也可以通過電子文件錄入的方式進(jìn)行人事檔案資料信息數(shù)字化,以此來構(gòu)建較為完善的人事檔案信息資源。
3.重視對(duì)人事檔案安全問題的管理
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下,要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作,網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理也是較為重要的一部分,因?yàn)榛诰W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理也面臨著網(wǎng)絡(luò)開放性所帶來的弊端,所以在進(jìn)行人事檔案信息管理的過程中,一定要加強(qiáng)對(duì)信息安全問題的管理,只有這樣才能避免出現(xiàn)信息丟失或者泄密等情況,從而才能有效地降低醫(yī)院損失。針對(duì)這一點(diǎn),醫(yī)院人事檔案信息管理人員在進(jìn)行信息資料管理的過程中,不僅要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境的價(jià)值,同時(shí)也需要意識(shí)到其中所存在的弊端,在管理過程中對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用方式進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注,結(jié)合具體的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)的驗(yàn)證分析,同時(shí)在管理過程中對(duì)于各類人事檔案信息資料還需要進(jìn)行嚴(yán)格的密級(jí)界定,通過恰當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加密手段來對(duì)一些通用數(shù)據(jù)庫(kù)之中所存在的檔案信息資料進(jìn)行加密處理,這樣就能在一定程度上避免醫(yī)院人事檔案信息資料出現(xiàn)失蹤等現(xiàn)象。除此之外,在實(shí)際管理過程中管理人員本身也需要養(yǎng)成良好的意識(shí),在保存過程中不管是對(duì)于保存環(huán)境還是方法都應(yīng)該進(jìn)行合理的設(shè)計(jì),做好防潮、防輻射、防病毒、防高溫等各方面工作,以此來進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案信息化管理安全性,同時(shí)還需要在人事檔案信息管理過程中對(duì)于那些重要資料做好備份工作,這樣也能進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。
4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理制度建設(shè)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下,要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度也是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)橹挥芯邆浣∪闹贫纫约胺ㄖ骗h(huán)境,才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個(gè)安全工作的環(huán)境。為此,在開展醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)的時(shí)候,一定要結(jié)合自身實(shí)際情況,對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善和調(diào)整,在管理過程中按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行人事檔案資料收集、整理與保存,同時(shí)提高對(duì)相關(guān)法律體系的認(rèn)識(shí),借助于法律體系來對(duì)人事檔案管理資料進(jìn)行保護(hù),真正做到依法管理,從而提高管理工作質(zhì)量。除此之外,在進(jìn)行管理制度建設(shè)的時(shí)候,醫(yī)院各個(gè)部門主管人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員都需要提高認(rèn)識(shí),在實(shí)際工作過程中積極學(xué)習(xí)《檔案法》,更好地掌握相關(guān)法律文件,這樣就能進(jìn)一步提高他們對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí);另外,他們還可以結(jié)合自身意愿發(fā)展情況對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作提出具體的要求,通過討論、分析等方式制定符合醫(yī)院人事檔案管理需求的規(guī)章制度,因?yàn)橹挥凶龅竭@一點(diǎn)才能真正有法可依、有章可循。
5.提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員水平與素質(zhì)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下,要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作,除了上述幾點(diǎn)之外,還需要提高醫(yī)院相關(guān)人員的水平與素質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境之下,人事檔案信息化管理雖然較多受到技術(shù)方面的影響,可是人員因素在其中依然起到顯著的影響作用,如果人事檔案管理人員自身水平和素質(zhì)都未能達(dá)標(biāo),整個(gè)管理工作也就無法有效開展。為此,醫(yī)院在發(fā)展過程中首先一定要構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理隊(duì)伍,讓其具備較為良好的管理素質(zhì),梳理良好的電子信息工作觀念,以此來進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。首先,人事檔案管理人員自身應(yīng)該具備良好的學(xué)習(xí)意識(shí),在實(shí)際工作過程中通過不斷的學(xué)習(xí)來提升自己,這樣才能緊跟網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境發(fā)展步伐;其次,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該加強(qiáng)重視,積極對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育,通過培訓(xùn)教育促進(jìn)管理人員專業(yè)能力、信息技術(shù)水平等多方面的提升,這樣才能真正符合網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境需求;最后,人事檔案管理工作本身就肩負(fù)著一定的責(zé)任,屬于醫(yī)院發(fā)展中較為重要的一項(xiàng)任務(wù),所以,相關(guān)部門還應(yīng)該在發(fā)展過程中通過宣傳、教育等方式來加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的思想政治、職業(yè)道德教育,進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員綜合素質(zhì),進(jìn)而真正做好醫(yī)院人事檔案管理,最大程度發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境對(duì)于這一項(xiàng)工作的積極影響。
三、結(jié)語
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下,各種信息技術(shù)手段在不斷的發(fā)展,將其有效地應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理過程中,能起到良好的促進(jìn)作用,而為了有效地抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì),更新醫(yī)院人事檔案管理理念和方法,能夠提高醫(yī)院的管理水平,真正順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新管理與發(fā)展。
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作者:周燕松 單位:廣東省湛江中心人民醫(yī)院