人事檔案管理的問題及解決策略

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摘要：人事檔案在檔案管理中具有重要作用，完善的人事檔案是了解員工實(shí)際情況并對(duì)其作出正確評(píng)價(jià)的首要依據(jù)，能極大推動(dòng)單位人力資源的合理配置。但當(dāng)前的人事檔案管理中存在較多問題，應(yīng)采取相應(yīng)的解決策略予以改進(jìn)完善。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；存在問題；解決策略

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性

目前仍有部分單位對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了人事檔案管理工作與主要業(yè)務(wù)工作相脫節(jié)。同時(shí)，人事檔案管理技術(shù)和設(shè)備也沒能跟上信息化建設(shè)步伐。這些都對(duì)人事檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了不利影響。

（二）人事檔案管理理念較為落后

部分單位對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不到位，不注重利用先進(jìn)管理理念和科學(xué)技術(shù)手段開展人事檔案管理工作，部分單位甚至仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案，阻礙了單位人事檔案管理工作的有效開展。

（三）人事檔案專項(xiàng)審核工作不嚴(yán)謹(jǐn)

黨的以來，中央組織部對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核提出了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要求組織開展人事檔案專項(xiàng)審核工作。部分單位對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核工作重視不夠，雖然開展了專項(xiàng)審核，卻沒有對(duì)存在的問題加以詳細(xì)闡述分析，部分單位甚至還沒有開展人事檔案專項(xiàng)審核工作，需要引起人事檔案管理部門高度重視。例如，對(duì)分配到單位的高校畢業(yè)生，或是在職員工就讀后的成套學(xué)籍檔案材料，需要重點(diǎn)審核“三齡”、“兩歷”等信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、解決策略

（一）提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

要求凡是人事檔案歸檔材料涉及的部門，須積極配合人事檔案管理部門工作，做好人事檔案歸檔材料的收集、整理等工作，從而促使人事檔案管理工作能夠更加高效有序展開。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案管理制度

檔案管理部門需將現(xiàn)代化管理理論運(yùn)用到人事檔案管理之中，從而形成一套完善的人事檔案管理制度。制定《單位人事檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《人事檔案查（借）閱制度》、《人事檔案材料收集歸檔及人事檔案材料整理規(guī)范》等，健全和完善人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)其在單位人力資源管理中的最佳應(yīng)用成效。

（三）加強(qiáng)人事檔案專項(xiàng)審核力度

1.強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要有效增強(qiáng)政治敏感性和責(zé)任意識(shí)，將干部人事檔案專項(xiàng)審核工作放在重要位置，責(zé)任到人，成立人事檔案專項(xiàng)審核小組，認(rèn)真解決單位人事檔案專項(xiàng)審核期間出現(xiàn)的問題。2.不斷進(jìn)行政策學(xué)習(xí)，明確人事檔案管理內(nèi)容。在開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作時(shí)，“三齡、兩歷、一身份”是專項(xiàng)審核的重點(diǎn)內(nèi)容，需嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)落實(shí)，并針對(duì)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，使其能夠掌握人事檔案管理專項(xiàng)審核流程及標(biāo)準(zhǔn)，促使專項(xiàng)審核取得較佳成效。3.基于標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范落實(shí)工作流程?；谌耸聶n案專項(xiàng)審核結(jié)果,按照上級(jí)部門要求，對(duì)單位人員人事檔案中所有信息材料進(jìn)行審核分析，并在獲得組織允許后，填寫人事檔案專項(xiàng)審核審批表，再加蓋公章和領(lǐng)導(dǎo)簽名后保存在個(gè)人檔案中。一旦存在信息材料不完善或是不符等問題，則需要立即由組織嚴(yán)格核實(shí)。4.加大監(jiān)督管理力度。單位內(nèi)部各部門領(lǐng)導(dǎo)需要參考人事檔案專項(xiàng)審核結(jié)果,針對(duì)一些疑難問題展開合理化檢查審核工作，作出明確判斷，為人事檔案專項(xiàng)審核結(jié)果真實(shí)性和準(zhǔn)確性提供良好保障。

（四）人事檔案管理手段現(xiàn)代化

利用現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理,重視人事檔案管理信息模塊系統(tǒng)的建立和完善；進(jìn)一步做好人事檔案管理信息模塊的存儲(chǔ)檢索系統(tǒng)，提高人事檔案的信息化和數(shù)據(jù)化程度，為人事檔案的查閱、統(tǒng)計(jì)等工作提供便利條件。

（五）人事檔案管理信息資源共享

利用人事檔案管理中具有共享特征的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息，可實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)際價(jià)值，為單位科學(xué)決策提供可行性參考依據(jù)。各單位要利用人力資源管理系統(tǒng)軟件，建立或完善單位員工原始人事檔案信息，內(nèi)容涵蓋員工實(shí)際情況、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人學(xué)歷、專業(yè)技能、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、從事工種、家庭背景、社會(huì)關(guān)系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及等。這樣，不但能實(shí)現(xiàn)單位人事檔案信息的有效共享，還便于在較短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找出相關(guān)員工人事檔案所需信息，提高單位工作效率和質(zhì)量水平。

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作者：贠蕊娥 單位：青海油田分公司