養(yǎng)老保險改革形勢下醫(yī)院人事檔案管理
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作者通過參與本單位養(yǎng)老保險改革工作，發(fā)現(xiàn)單位人事檔案管理與社會人事制度相脫節(jié)，并存在諸多不足。結合機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革工作要求，分析醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，探索如何完善醫(yī)院人事檔案管理工作，以期更好地發(fā)揮人事檔案作用，確保機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革工作順利平穩(wěn)推進。
1落后的醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀制約養(yǎng)老保險改革工作
1.1醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理意識淡薄
在醫(yī)院發(fā)展過程中，受傳統(tǒng)醫(yī)院管理的制約，醫(yī)院往往注重醫(yī)療環(huán)境的不斷改善、醫(yī)療設備的不斷更新、醫(yī)療技術的不斷提高，但是在醫(yī)院的人事檔案管理方面，沒有重視到檔案管理的重要性，規(guī)范化管理意識淡薄，鮮有對現(xiàn)有檔案管理人員進行系統(tǒng)、規(guī)范、全面的培訓。因檔案管理人員業(yè)務基礎薄弱，在查閱檔案時工作進度緩慢，信息采集含糊不清，對查找的材料不確定，經(jīng)常事倍功半。比如此次機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革主要針對于機關事業(yè)單位編內(nèi)人員，何種檔案材料為人員進編證明材料呢？不熟悉檔案分類的話，只能把厚重的檔案材料從頭翻到尾，很是浪費時間。如果熟悉干部人事檔案材料分類方法的話，就可以有針對性地查找，干部人事檔案材料的分類中“第一類：履歷材料中就可找到《大中專畢業(yè)生畢業(yè)統(tǒng)一就業(yè)報到證》”或“第九類：工資、任免、退（離）休等材料中可找到《吸收錄用國家干部審批表》等均是養(yǎng)老保險參保登記所需材料。”
1.2醫(yī)院人事檔案管理方法落后
目前，醫(yī)院檔案管理工作依舊停留在手工填寫和整理的階段。因醫(yī)院人員眾多，人事檔案數(shù)量大，整理、更新工作量較大，往往導致檔案更新工作滯后，完善不及時，嚴重影響檔案準確性。同時，人工填寫隨意性大，具有不可靠性。國發(fā)［2015］2號文件明確要求是自2014年10月起，機關事業(yè)單位的工作人員正式實行養(yǎng)老保險制度改革。這一時間節(jié)點的確立，將事業(yè)單位工作人員劃分成3類人。老、中、新3類人在繳費義務與享受待遇上都有不同的執(zhí)行辦法，與之對應的人事檔案中關系到工作人員的出生年月、參加工作時間、退休時間等材料準確性非常重要［1］。通過查閱檔案，發(fā)現(xiàn)個別檔案中的材料內(nèi)容前后記載不符，最常見的就是出生日期不一致或工作時間不一致，具體換算出的年齡、工齡、學齡數(shù)據(jù)就更加不準確，無法直接錄入養(yǎng)老保險系統(tǒng)中。
1.3醫(yī)院人事檔案管理模式單一
醫(yī)院主要使用紙質(zhì)存檔的管理模式來管理檔案，因檔案更新頻繁，每年都需增進新材料，比如《事業(yè)單位年度考核表》、《機關事業(yè)單位工作人員工資正常變動審批表》、《干部任免審批表》等。由于此項工作量較大，檔案管理人員容易產(chǎn)生惰性，甚至幾年裝訂一次，這樣嚴重影響材料歸檔的及時性。隨著收入分配制度改革的深化，確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動等方式［2］。此次養(yǎng)老保險參保登記時需要在系統(tǒng)里上報“2014年9月所在崗位（即職稱）及其對應的基本工資”。但是在實際工作中，職稱評聘、年度考核等工作結束后卻沒有及時形成人事檔案材料存入個人檔案，檔案中的工資信息部分仍是幾年前的，不具有使用價值。
1.4醫(yī)院人事檔案收集滯后
人事檔案收集范圍涵蓋員工思想、工作、學習、家庭等諸多方面，能概括反映員工個人全貌，具有全面性［3］。由于涉及內(nèi)容較多，人事檔案收集工作比較困難，需要醫(yī)院各個部門，乃至工作人員本人積極配合。但是現(xiàn)實工作中，大家存檔意識淡薄，對于需要存檔的個人資料不能及時提供給人事部門，如：參加執(zhí)業(yè)資格考試材料、職稱評定材料、新取得學歷學位材料、各種表彰及社會機構任職材料等，造成工作人員資料收集不全面，檔案更新速度緩慢。套改工資時，我們必須結合員工個人人事檔案中的學歷、工作年限、專業(yè)職稱等信息來保證工資套改工作的順利完成［4］。由于一些新入職職工人事檔案中缺乏職稱、工資情況、社保關系轉(zhuǎn)移情況等相關材料，造成人事部門無法套改工資，繼而造成養(yǎng)老保險參?；鶖?shù)無法測算。
1.5醫(yī)院人事檔案利用率低
在正常狀態(tài)下，醫(yī)院人事檔案調(diào)整幅度不是很大，一般保存在醫(yī)院檔案室里，所以，大部分醫(yī)院的人事檔案是在需要用的時候才將檔案進行補充，導致比較多的人事檔案運用效率不是很高［5］，很少作為人才選拔、晉升、調(diào)動等人力資源管理工作的參考依據(jù)。
2完善醫(yī)院人事檔案管理，推進養(yǎng)老保險改革
2.1增強醫(yī)院人事檔案管理意識
醫(yī)院管理者應重視人事檔案管理工作的重要性。積極組織開展全院范圍的檔案法律法規(guī)學習，努力宣傳加強醫(yī)院人事檔案管理的意義。不斷增強醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，全方位增強檔案管理工作水準。作為檔案管理工作人員，應熟悉黨和國家有關檔案工作下發(fā)的各項法律法規(guī)和方針政策，了解當前國家對于檔案管理的方向和背景。其次，要熟悉自己所從事的檔案管理業(yè)務工作，熟知檔案基本知識，熟悉各項工作流程，掌握工作要求和具體注意事項等；同時，檔案管理工作者要具有政治覺悟，檔案管理人員需保守檔案秘密，防止檔案內(nèi)容泄露。
2.2完善醫(yī)院人事檔案管理制度
建立科學、有效的人事管理制度，以制度為依據(jù)管理人事檔案，實現(xiàn)管理制度化。首先，用制度規(guī)范工作人員行為，懲罰分明，明確各個崗位的工作責任劃分，以制度來防止人為工作失誤或弄虛作假的情況出現(xiàn)。日常管理人事檔案無論是查檔、借檔、調(diào)檔每一工作環(huán)節(jié)都必須符合制度規(guī)定。其次，增加制度中的監(jiān)督環(huán)節(jié)。在工作中，凡是檔案中出現(xiàn)信息弄虛作假，前后不一致、涂改或有疑問等情況的，按照要求進行一次全面檢查清理和登記［6］。利用《“三齡二歷一身份”信息表》對個人信息進行確認并由檔案本人簽字確認。通過對檔案進行嚴格的監(jiān)督核查，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學性。
2.3優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理機制
在醫(yī)院內(nèi)部對人事檔案管理機制進行優(yōu)化，通過崗位責任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進行完善。建立多部門、多科室聯(lián)動機制，如涉及獎懲材料可以由黨辦、工會、團委補充；涉及干部考察、任免文件等由院辦、黨辦補充；涉及干部履歷表、學歷學位、職稱評聘、工資、勞動合同等材料由人事科提供；同時在院內(nèi)通過內(nèi)網(wǎng)做好檔案歸檔目錄宣傳工作，鼓勵職工本人及時歸檔個人材料，拓寬資料收集渠道，確保人事歸檔材料都能及時送交人事檔案部門，減少檔案信息與人員實際不一致的情況，使檔案能全面真實、細致、及時地反映職工全貌。
2.4推進醫(yī)院人事檔案管理信息化建設
“大數(shù)據(jù)”時代已經(jīng)到來，通過信息化建設來提高醫(yī)院人事檔案管理工作是時展的必然趨勢。計算機數(shù)據(jù)存儲量大，能夠方便人事檔案管理人員進行資料的查找、編輯、檢索，除此之外，數(shù)字化信息的應用，能夠為人事檔案管理人員在短時間內(nèi)提供各種人事資料［7］。通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而大幅提高人事檔案管理的工作效率，真正提升醫(yī)院的檔案管理水平。
［參考文獻］
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［3］高煥.機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的人事檔案特性探析［J］.蘭臺世界，2016，30（4）：39-40.
［4］王興娟.探究人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性［J］.信息記錄材料，2018，19（5）：132-133.
［5］宋丹.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理分析［J］.辦公室業(yè)務，2018，26（3）：181.
［6］徐紅培.醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考［J］.檔案與建設，2015，31（12）：85-86.
［7］張清云.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用［J］.人力資源管理，2017，11（4）：284-285.
作者：蘇艷 張緩 單位：南京醫(yī)科大學附屬老年醫(yī)院（江蘇省級機關醫(yī)院）人事科