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摘要:在高校檔案資源里,人事檔案是重要構成。隨著現代信息技術的發展,人事檔案管理工作面臨諸多挑戰。如對人事檔案重視不足,信息化管理手段滯后,服務意識不強等。為此,加強人事檔案資源整合,提升人事檔案服務效能就顯得尤為迫切。
關鍵詞:高校;人事檔案;資源整合
人事檔案是高校檔案資源集群中的重要部分,在新的高校管理背景下,人事檔案管理不可避免地受到諸多挑戰。長期以來,人事檔案管理處于封閉性、地域性狀態,檔案管理效率低,檔案資源整合力度不夠,尤其是在現代通訊、自動化、軟件技術等背景下,人事檔案資源整合成為重要趨向。因此,立足高校人事檔案實際,著力從人事檔案信息資源共享、整合、利用上,改變封閉、分散、孤立局面,才能提升人事檔案管理效率。
一、當前高校人事檔案管理及整合現狀
高校人事檔案管理多處于封閉保守狀態,更缺失檔案資源整合與開發意識,降低了人事檔案管理效能的發展。現階段,其問題表現在三方面:一是對人事檔案資源整合人事不夠。在很多院校,人事檔案從屬于其他檔案資源,僅被作為一項輔助性工作。由于在管理上缺乏重視,使得人事檔案資源整合問題較多。如數字化程度相對較低,人事檔案信息管理分散,人事檔案管理人員隊伍不穩定,制度不完善,特別是多為年齡偏大,非檔案類專業方向的人員管理,制約了人事檔案管理的規范化。二是對人事檔案資源開發意識不強。人事檔案資源整合與開發,需要從人事檔案資源收集、整理、編研、管理等方面進行協同推進,而當下很多高校,人事檔案設施設備落后,還有些高校人事檔案仍以紙質文件為主,尚未進行信息數據錄入,也未建立人事檔案信息數據庫,這些都制約了人事檔案整合效能的發揮。三是對人事檔案整合意識不足。事實上,在高校人事檔案管理與整合上,封閉化、分散化管理是突出難題,難以實現人事檔案信息化整合,也無法更好地滿足人事檔案服務需要。如一些院校因經費不足,對人事檔案管理仍停留于傳統管理模式;人事檔案管理人員自身缺乏服務意識,無法推動人事檔案整合與開發利用。
二、推進高校人事檔案資源整合管理的對策
人事檔案資源的整合與開發是化解檔案信息封閉、分散,提升人事檔案管理效率的重要途徑。如何整合?如何優化管理?主要從以下幾個方面來推進。
1.轉變觀念,重視人事檔案整合管理
在高校檔案資源里,人事檔案占據重要地位。但在人事檔案管理中,問題多,管理效率低下。加強對人事檔案信息資源的整合,提高檔案管理整合意識,必然需要重視人事檔案管理,引入現代信息化技術,實現人事檔案信息的高效整合與利用。解放思想,人事檔案管理人員要認識到檔案整合的價值和意義,要走出“重保管、輕開發”窠臼,在提升“檔案機密化”管理水平上,應該創新現行管理機制,打破多頭、分散管理局面,構建人事檔案信息化、資源化體系,提升人事檔案的共享水平和服務效能。同時,人事檔案管理者還要加強人力、物力、財力投入,特別是在人事檔案資源信息化、數據庫建設上,要加強人員配置,提升人事檔案管理人員的綜合業務水平,勝任并滿足人事檔案信息化管理要求。
2.依托信息化平臺,構建人事檔案整合管理機制
現代信息技術的更新與發展,對于高校人事檔案管理工作也提供發展契機。人事檔案信息及人事管理制度改革,必然需要借助于現代信息化平臺,提升人事檔案信息整合利用水平。具體而言,高校人事檔案部門要重視信息化建設工作,加強組織與協調,加快推進各項人事檔案信息的識別、檢索、分類管理;高校人事檔案管理部門要制定檔案信息整合制度,明確數字化人事檔案、聲像檔案、紙質檔案類型及規范化管理制度,明確各單位、各主體能夠共建互通、共享的人事檔案信息平臺,為人事檔案信息資源整合創造條件。同時,高校人事檔案資源整合管理,還要打破院校不同地區檔案信息分散化管理弊病,要從檔案信息共享、共用管理上,實現跨地域資源整合。
3.注重人事檔案資源整合技術運用,提高資源整合服務效能
人事檔案管理在信息化、檔案資源整合進程中,要積極引進現代信息技術,特別是數字化、數據庫技術等,促進人事檔案信息有效交流、共享、規范運行。考慮到高校人事檔案信息資源的豐富性、時間跨度大,一些檔案信息存在重復性,整合耗時長等實際,需要從檔案信息軟硬件開發與建設上,配置相應設備,更新和開發檔案信息資源數據庫系統。如購置高性能計算機、相機、掃描儀等設備,開發和引進先進的人事信息數據庫系統,全面實現高校人事檔案信息化體系,實現教職工、學生等統一化管理。人事檔案信息作為保密性資源,在進行資源整合與開發過程中,還要加強信息保密與安全管理。同時,提升人事檔案信息服務效能,需要從人事檔案信息資源整合利用入手,做好以下幾項工作:一是加強對人事檔案信息的收集、整理,構建規范化操作流程,提升人事檔案整合流程工作效率;二是建章立制,以信息化人事檔案資源整合為基礎,建立以用戶為中心的整合理念,提升人事檔案信息資源共享水平,發揮其在人才開發中的積極價值;三是注重人事檔案整合個性化建設,特別是針對人事檔案管理特殊性要求,要從檔案管理技術、檔案管理個性化需求分析入手,實現高校人事檔案分類管理。四是引進人事檔案管理優秀人才,加強對人事檔案管理人員進行專業培訓,從挖掘人才優勢,用好人才等方面,創新人事檔案服務模式。如可以滿足不同專業、不同職務等自定義檔案信息檢索;能夠實現跨地域人事檔案信息數據庫的整合,提高人事檔案管理在高校教育管理中的積極作用。
結語
高校人事檔案管理工作是高校檔案管理的重要內容,在新的形勢下,高校人事檔案資源整合與開發面臨發展機遇與挑戰,唯有從信息化建設上,優化人事檔案資源結構,整合人事檔案信息數據庫,因校制宜,轉變理念,構建健全的高校人事檔案整合與管理開發機制,提升人事檔案信息整合水平,促進高校人力資源工作可持續發展。
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作者:陳旻 單位:株洲市人力資源服務中心