人事檔案管理信息化建設淺談

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【摘要】人事檔案作為個人成長過程中最重要的載體，無論是對人才的開發還是利用均有著無可替代的重要作用，尤其在信息技術飛速發展的現代社會，人們除了需在時間、空間等概念方面發生相應的轉變外，也應該加強對人事檔案重要性的認知。當前的社會形勢，傳統的人事檔案管理模式儼然已無法滿足時展的要求，必須進行變革及更新。本文從新時期人事檔案管理實踐出發，就其信息化建設開展研究與探討。

【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；人力資源管理

傳統的人事檔案管理工作，其最主要的任務莫過于管理各項與人相關的信息資源。而現如今，隨著時代以及信息技術的不斷發展，其不僅讓我國的社會經濟發生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展需要，也是順應潮流，適應時展的新舉措、新要求。

一、加強信息化建設的指導思想

在信息化技術愈漸發達的今天，人們對信息化建設也越來越重視，而信息化于各行各業中的廣泛運用，基于信息化本身所具備的動態性、及時性以及快捷性等特征，故也極大促進了各行業的發展。對此，要想切實加強對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關信息化技術的引進亦當引起相關管理者的足夠重視。當然，有關人事檔案管理的信息化建設，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養，對此，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中，需務必做到以下幾點：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進取的良好學習態度，如此方能積極投入到對信息化技術的學習過程中，繼而確保對先進信息化技術的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實際的管理過程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發人事檔案管理人員的工作責任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中應務必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實際，并積極聯系信息化、自動化的管理思想，切實促進傳統人事檔案管理工作逐步往現代化的方向發展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質量與成效。

二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發力度

要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發展，必須建立一個信息化的操作平臺，否則任何事項都無異于一紙空談。對此，無論是政務的人事檔案管理人員或科研人員，其在實際的工作中，都應務必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發，并基于當前所使用的各類操作系統予以更新和升級，建立出一套相對更為科學且完善的檔案信息數據管理系統，以滿足當代社會對政務人事檔案管理工作的要求。當然，有關人事檔案管理數據庫的建立，其除了需具備管理、維護、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實現與政務其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會提供服務為重心，強化服務意識，不斷提高管理效率和服務水平，為上級領導選拔人才提供真實可靠的人事信息。

三、采用一體化管理規范人事檔案信息化建設

現階段我國的人事檔案管理大多是紙質材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，有關人事檔案管理信息化管理系統的建立，既要以網絡和計算機技術為支撐，也應囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學技術與人事檔案管理工作相結合，從人事檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協調工作，實現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時，在統一、科學、合理的標準上，利用計算機技術將原始的檔案信息與檔案數據進行存檔，從而更為完善地建立起一個現代化、專業化的人事檔案管理數據庫，實現數據化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數據庫的“活性”，建立一個現代化的人事檔案數據庫，最終實現人事檔案管理的數據化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發、保存、使用、查詢等實現一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設

人事檔案管理的信息化建設，在實際的管理過程中，應務必保證在人事檔案管理信息化建設方面的資金投入力度。人事管理者需對相關資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節省人事檔案管理信息化建設開支，并確保人事檔案管理信息化系統建設的科學性與有效性。同時，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質、執行能力、技術設備操作水平，備份相關的人事檔案信息，設置數據信息、設備數據庫的使用權限，從而多方位確保人事信息檔案的安全。總之，隨著時代的不斷發展，如今，人事檔案管理的信息化建設已然成為社會發展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實際的管理過程中，應務必聯系現代先進的信息技術，不斷強化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經濟社會發展提供全方位、更準確、更快捷服務的現實需要。

【參考文獻】

[1]徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J].辦公室業務,2017(1):28.

[2]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案,2017(2):71-73.

作者：李艷 單位：宜昌市城建項目管理中心