人事檔案管理在社會中的地位

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摘要：隨著改革開放的進程不斷深入，我國社會經濟的跨越發展創新驅動要依靠人才，而檔案管理是體現人才價值的一個側影，無論是機關還是企業都離不開人事檔案的管理工作，檔案管理是一項嚴肅的政治工作。我國人事檔案管理與人力資源建設形成的因果、依存和互動具有不可分割的關系。所以加強和做好人事檔案管理工作，對于進一步深化企事業單位和機關人事制度改革，加強人才隊伍建設和推動企業全面發展具有重要意義。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；地位和作用；價值

人事檔案是每個人形象的“縮影”，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、工作經歷、學識水平、德能勤績、社會關系等最真實、最直接的證明，人事檔案是人力資源管理、調配、鑒別、使用的有力工具，是用人單位挑選所用人才的重要依據。人事檔案信息中涵蓋著人才的年齡、籍貫、學歷、專業、工種、招工表、入伍表、勞動合同、體檢、學業、培訓、業績功效、獎懲、愛好、專長、工作經歷、社會關系及婚姻等真實可靠的第一手資料。因此做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用工作，為企事業單位人力資源配置、利用提供相關人事數據和信息支持的重要依據，為企事業人力資源的規范化管理奠定了基礎。

1人事檔案的價值和作用

一是借助人事檔案信息資料，用人單位可以對潛力型、可持續發展型人才進行有目的性的選擇和培養，同時也可了解到人才具備的特長和既往發揮的優勢資源。二是各級人才交流服務中心和就業服務中心在組織人才資源時，通過人事檔案信息可以根據招聘單位的要求，很客觀地將人才的工作能力進行合理的預判、甄別、分類，為招聘單位提供對口專業型人才、合理規劃人力資源計劃。這樣的人才一旦進入到招聘單位，在適宜崗位就能以最快的速度產生自身價值。三是對于被選人才而言，能找到專業對口工作，從而能發揮出自己最大的資源價值，增加了自信和尊嚴，保障了生活和自我發展的平臺，也有利于人力資源管理進行最優化的人才配置。四是人事檔案信息管理能夠幫助人才服務中心和就業服務中心對于人才資源進行系統完善的了解，有利于通過人才數據的監測和對比，對于人才的需求量進行合理的預判，做到有的放矢，提高人才、就業、招聘、培訓的相互服務質量，為各培訓機構和企業提供人才專業、工種需求，避免專業培訓人才過剩，從而引導培訓方向和專業設置。為培訓機構、用人單位和求職者構建便捷的服務渠道。

2人事檔案管理的現狀和問題

人事檔案管理是指將人才的個人信息、家庭情況、工作經歷的相關信息收集整理到一起，進行分類、甄別、立卷、編號、登記、保存、歸檔等一系列流程，使人才交流和就業服務中心和用人單位的人力資源職能部門能夠在較短的時間內獲取到人才全面系統的信息資料。

2.1石家莊流動人員檔案管理現狀

第一，對人事檔案管理工作重視程度前所未有地提高。自2012年石家莊市團委“假干部”王雅麗事件后，市委市政府對全市所有機關事業單位和企業的人事檔案進行了普查，對查出的“假干部”、假檔案、假黨齡、假工齡、假年齡、假學歷等進行了嚴肅處理。各單位領導對人事檔案的重視程度得到了有效提高。第二，對人事檔案管理工作建設水平有了提升。首先對檔案內容、目錄、條款、分類、組卷、裝訂統一規定，做到規范化、制度化、統一化。其次明確了檔案管理人員的職責和任務，加強了責任感和壓力感，強調了保密原則的遵守和紀律，加強了對新進人員檔案的審查和建立，對缺項的在盡可能的情況下進行補充，同時加強對檔案管理從業人員的培訓。第三，開展對檔案管理的信息化的建設。加強檔案信息化建設的軟硬件配置，開發專業檔案管理軟件，配備電腦、打印機、掃描儀、多功能檔案架及監控設備，逐步實現檔案管理的信息化和數字化。每份檔案材料都能通過數據庫進行管理，方便查閱和使用，使數據分析更加準確和便捷，同時也保證了檔案的真實性。

2.2人事檔案管理存在的問題

第一，人事檔案信息內容貧瘠和不真實，根據檔案管理規定，必須維護檔案的完整與安全，這是使人事檔案具有真實性的條件之一。據調查，人事檔案的真實性普遍偏低，各種不準確的信息讓人事檔案的利用面臨著困難。造成檔案信息不真實的原因是人們對檔案材料填寫的重視程度不夠，在填寫時候不以實際情況為基礎，很多填寫的內容與自身情況不符，隨意填寫年齡、工齡、獎勵等。甚至一些人故意更改學歷、年齡以便晉升，更改參加工作時間、更改特殊工種，以便早退休和套利。這樣的隨意性為檔案的有效利用帶來了極大的困難。第二，人事檔案材料中材料的內容單一、不完整。人事檔案的內容應該包含個人履歷、學歷、職稱、黨團材料、獎懲、勞動合同等材料，但是，內容只是形式單調的表格，千篇一律的內容以及調入調出的證明等，很難看到其他的材料。第三，用人單位想了解到的是所聘用的人員以往的教育培訓經歷、工作能力、績效考核、個人能力水平等方面的信息。人事檔案反映這方面的內容記載很少，甚至沒有。第四，人事檔案管理部門的管理機制不完善，制度執行不力，監督機構形同虛設。尤其是流動人員人事檔案管理，除政府人事部門所屬的人才交流服務機構管理外，社會上很多部門和個人都在公開或私自管理人事檔案。如社會保險經辦機構、社區街道辦事處、中介機構、社會團體等利用各種名目也在管理人事檔案，把管理人事檔案當成謀利的手段。第五，人事檔案管理的要求和標準不一致。各省市及國有單位在管理個人人事檔案時沒有統一的要求和標準，存在較大差異，特別是人事檔案的轉遞程序。人事檔案轉遞，是檔案管理部門接收人事檔案和檔案材料的主要途徑。但是在實際操作過程中，人才流動并不能實現檔隨人走。流動人員從原單位進入人才市場或者調到其他單位前，有些原單位對已調走的人沒有按規定將其人事檔案轉交人才服務機構保管或者轉遞至新單位，而是將檔案交由本人，導致個人私拆檔案或丟失；有的流動人員私自違規拆封檔案，或認為檔案無用而將檔案遺棄，造成檔案丟失等；還有一些單位在轉遞檔案時沒有及時登記，也不按規定填寫《人事檔案轉遞通知單》，致使檔案去向無從查找。第六，人事檔案管理人員的職業道德和業務水平有待提高，保密意識較差，對單位領導察看自己檔案任其改動，不敢得罪領導。收集資料不及時不全面，對個別人的不良記錄不予入檔；對個人再教育、培訓、參加證件考試得到的晉級證書和非本部門上級得到的個人榮譽、獎勵不予入檔等。隨著檔案管理向信息化和數字化的推進，對檔案管理人員的業務技能、職業道德同樣提出了更高的要求。

3加強人事檔案管理的措施

3.1更加完善人事檔案管理的制度建設

在一定程度上規范管理的基礎就是完善的制度，單位要制定與人事檔案管理有關的制度，實行責任到人制責任追究制，將責任分解到具體管理檔案人員，明確負責人與管理人員的工作責任任務，以便確保工作質量，保證人事檔案材料的準確性完整性，維護人事檔案的真實性與嚴肅性。查閱個人檔案要有主管領導批準和登記，杜絕私改檔案的現象發生，嚴禁假干部、假學歷、假工齡、假年齡的現象出現。以維護個人經歷的真實性，保護個人資料的完整性，保證個人信息的可靠性和安全性，從根本上杜絕王雅麗丑惡現象的重演。

3.2增強人事檔案管理人員的使命感和責任感

檔案管理人員要克服工作枯燥無味、無職無權，沒有技術含量的錯誤思想，要充分認識到人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是國家、集體和個人合法利益的書面材料，是每一個人一生功過經歷的紀實。管理人員是這個紀實的實錄者，是為所經手每一個人建立的人生碑。

3.3改進管理模式，加大信息化建設

檔案管理模式要適應社會的發展，對不適應發展的不僅要進行修訂，還要對其進行變革。隨著網絡時代的到來，人事檔案管理也應順應時展的需求，建立電子信息化人事檔案管理平臺。電子信息化的管理模式有利于人力資源部門對于信息進行數據的整理、整合，形成一體化動態式的管理模式。比如人才交流中心和就業服務中心在委托單位招聘人才的信息時，只需要在網絡平臺上增加相關的信息，這些開放的信息有利于人才交流和就業服務中心對于人才信息的真實性進行核查，提高了辦公效率和質量。同時加大信息化建設，需購置信息化管理所需要的軟硬件設備設施，建立完善的人事檔案信息數據庫，采取現代化信息管理，實現分類清楚、快速查找、節省空間的管理優勢。將紙質資料和電子音像檔案相結合，實現信息化檔案管理。

3.4加強職業道德建設，提高素質，使人事檔案管理人員熱愛本職工作

人事檔案管理人員的職業道德就是在人事檔案管理活動中應該遵守的行為準則。要愛崗敬業，誠實守信，忠于職守，樂于奉獻，辦事公道，堅持原則，秉公守法，嚴守保密原則，堅持國家集體利益至上，杜絕不正之風。還要對檔案管理人員定期不定期地進行培訓和業務學習，鼓勵檔案管理人員進行再教育學習和進修學習。使其成為又紅又專的復合型行家里手。

4結束語

人事檔案管理這個古老而又鮮活的事業，在現實社會中扮演著十分重要的作用，尤其是領導職位的年輕化、知識化的硬性要求和退休、病退、工傷、工齡等涉及個人利益的硬性要求，使人們認識到人事檔案的神奇作用，產生了許許多多違背“增一字不容，減一字不能”的實錄精神的弄虛作假不正之風。因此，加強對人事檔案管理和應用具有重要的研究價值。

參考文獻：

[1]中共中央組織部、人事部.流動人員人事檔案管理暫行規定[R].人發［1996］118號，1996-12-02.

[2]吳正朋.淺談流動人員人事檔案管理[J].華章，2013（13）：327.

[3]匡秀輝.人事檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2015（4）：89.

作者：周 怡 單位：石家莊市人力資源和社會保障局人才交流中心