醫院的人事檔案管理工作

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【摘要】隨著新醫療改革的推進，在醫療領域對于醫院行政管理也提出了更多的要求，尤其是醫院人事檔案管理工作，能夠直接體現出醫院在內部管理的質量與管理能力。鑒于此，本文對醫院人事檔案管理工作中出現的問題進行分析，提高對醫院人事檔案管理的認識、建立醫院人事檔案管理制度、加強檔案管理團隊綜合素質的提升、加快信息化建設的步伐等策略，旨在為了更好地提升現今醫院人事檔案管理的質量獻力。

【關鍵詞】醫院人事檔案；管理工作；探討；對策

一、醫院人事檔案管理工作中出現問題的具體表現

（一）醫院的領導層對人事檔案管理的重要性認識不到位，檔案利用率低

醫院作為一個特殊的行業，很多單位把絕大部分的時間和精力投入到臨床一線管理中去，而人事檔案管理工作看起來并不能給醫院帶來直接的利益，并未認識到人事檔案管理工作的重要性。在這種認識的指導下，必然會帶來一系列問題，如基礎設施不到位、沒有設置專門的檔案室、沒有專門的檔案管理人員。大部分的檔案管理工作重“保密”而輕“使用”，往往關注的是人事關系變動之時檔案的轉移和保管工作，檔案的利用率較低。

（二）檔案收集工作力度不夠，檔案內容簡單粗糙

在實際的工作中，醫院人事部門人員主要精力集中在人員工資、考核、培訓、合同管理等上面，收集歸檔工作被動、不及時，在對歸檔進行統計的時候，收集制度還有待完善，這就造成了歸檔信息不全面、制度執行能力不強，人事進檔材料管理不科學、具體的人事管理數據不精準、對于變更的人事消息不能夠及時地進行反映、人事信息內容不夠完善、檔案卷本在處理過程中過于雜亂、檔案材料在查找的時候費時費力。上述問題在無專門人事檔案管理人員的醫院尤為突出。這種狀況使得檔案不能全面準確地反映員工的真實面貌，可能僅僅記錄一些技術人員考核檔案、學歷、職稱等基本信息，很難為選賢任能提供有效的參考，影響人員的流動，不利于推進人事制度的改革。 

（三）人事檔案管理力量弱、水平低、手段落后

目前在醫院從事人事檔案管理的人員大多沒有專業的檔案管理的知識能力，所以就不具備先進的管理意識，意識不到人事檔案管理的重要性，在工作中對檔案管理工作中的信息收集、歸檔、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法還是依靠著多年的整理經驗。并且由于醫院的特殊性，很多管理人員身兼數職，沒有精力對人事檔案進行嚴密、精準的分門別類，在使用人員適應后，也不能夠及時將所調閱的信息資料放回到原來的位置，這樣就導致了人事檔案內容缺少了一定的真實性和準確性。

二、就醫院人事檔案管理工作中出現問題提出相應的策略

（一）提高對醫院人事檔案管理的認識

醫院的人事檔案是記錄醫院人才信息的主要依據，也是醫院能夠對現有的或者過去的人才信息進行整合、管理的主要來源，人事檔案能夠充分反映醫院在某一時間段內工作人員的個人信息、工作詳情、獎懲情況、歷史背景及等重要的個人總結，能夠有效地幫助醫院領導完成知人善任的人事安排工作。

（二）建立醫院人事檔案管理制度

醫院人事檔案的管理是醫院進行人事管理中重要的一個環節，能夠有效幫助醫院內部的人事部門進行內部的人事管理。所以，針對醫院的人事檔案管理建立起一套服務與管理的制度是非常必要的。在這樣的制度指導下，能夠充分發揮醫院人力資源的利用率，讓醫院內部的人事工作井然有序地遵循著制度的流程進行運作。確保人事檔案的真實性、準確性和嚴肅性。充分發揮人事檔案在醫院中的作用。

（三）加強檔案管理團隊綜合素質的提升

醫院的人事檔案管理的工作，既注重服務性又注重保密性，是一項政策性和業務性都較強的工作。我院現有1700多人，檔案工作量大，人事部門專門設立了專職管理人員，建立醫院人事接收檔登記簿、借閱檔案登記簿，在借閱材料時必須確保明確借閱人員的信息，保證歸檔材料能夠及時得到整理和核對。提高檔案管理人員的職業素質、加強檔案人員責任感，加強學習，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，對已經無誤的材料做到心中有數，在排列的過程中要做到有序、及時、定期檢查。對檔案信息內的質量問題一定要一絲不茍，保證檔案的真實、可靠與完整。

（四）加快信息化建設的步伐

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，尤其是人力資源管理系統、人員晉升、考評、考核、履職等電子檔案系統，充分應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率。

三、總結

醫院人事檔案在一定程度上詳細真實、全面地記載了醫院工作人員的技能水平和品德素質。改善當前醫院人事檔案管理中出現的問題，提高對醫院人事檔案管理的認識、建立醫院人事檔案管理制度、加強檔案管理團隊綜合素質的提升、加快信息化建設的步伐，從根本上提高人事檔案管理的水平，充分發揮人事檔案的資源優勢，建立起一整套比較完善的管理體制，從而為醫院能夠更好地選拔人才和調配人才提供真實而可靠的材料，達到人才資源的有效開發利用。

作者:劉祥 單位:山東省金鄉縣人民醫院