人事檔案管理在人力資源管理中的地位

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摘要：企業(yè)的發(fā)展和擴(kuò)大離不開(kāi)人才的支持，因此人力資源管理便成為了現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。而作為人力資源管理工作至關(guān)重要的構(gòu)成要素，人事檔案及其管理工作也成為了促進(jìn)和保障企業(yè)人力資源工作的順利和有序開(kāi)展的必要條件。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源

在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，如果人事檔案管理工作無(wú)法和人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)，就會(huì)在很大程度上對(duì)人力資源管理，甚至整個(gè)公司的人才管理產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響。筆者根據(jù)自己在人事檔案管理工作中獲得的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出了關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的地位和發(fā)展對(duì)策，本文將就此問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)討論。

一、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系

人力資源管理，是指通過(guò)科學(xué)的管理方法對(duì)該企業(yè)、單位或組織中的人力進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并同時(shí)對(duì)人力進(jìn)行組織、調(diào)動(dòng)和科學(xué)配置，從而保證管理范圍內(nèi)的人力能夠處在最佳的協(xié)調(diào)狀態(tài)。通過(guò)對(duì)人的觀念、心理和行為的控制和引導(dǎo)，正確發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，達(dá)到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事檔案管理工作就是通過(guò)對(duì)人事活動(dòng)中逐步形成的材料進(jìn)行集中和整理，構(gòu)建出可以集中反映個(gè)人的各項(xiàng)內(nèi)容。加之人事檔案管理工作同時(shí)具有客觀、動(dòng)態(tài)和保密等特點(diǎn)，因此成為了人力資源管理乃至整個(gè)企業(yè)客觀、全面和及時(shí)地了解和考察人才，并對(duì)人才進(jìn)行選拔以及任用的重要參考依據(jù)。

二、人事檔案管理在人力資源管理中的地位

1.人事檔案管理有效提高企業(yè)工作效率

在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，最重要和基本的原則就是要實(shí)現(xiàn)“人”和“檔”的統(tǒng)一。在實(shí)踐中我們不難發(fā)現(xiàn)，人力資源本身具有固定和靜止性，并且人事檔案并非永久地、固定地保存在某個(gè)企業(yè)、單位或勞動(dòng)部門(mén)的。隨著時(shí)間的推移，以及人員的流動(dòng)、崗位的更迭和其他的動(dòng)態(tài)原因，檔隨人走也成為了人事檔案管理中的重要特征。所以加強(qiáng)人事檔案管理的工作，可以讓企業(yè)有效地提高人力資源的應(yīng)用價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的統(tǒng)籌優(yōu)化與合理配置。

2.人事檔案管理可以促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)

人事檔案管理的有效執(zhí)行，可以在最大程度上發(fā)揮對(duì)于人力資源的效力和配置方面的價(jià)值。而這個(gè)價(jià)值主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面，人事檔案管理可以對(duì)員工的個(gè)人經(jīng)歷、能力特長(zhǎng)、教育狀況和綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面的記錄，客觀真實(shí)地記載員工成長(zhǎng)的歷史。這對(duì)于未來(lái)的發(fā)展可以起到一定程度的預(yù)測(cè)作用。企業(yè)還能以此為依據(jù)進(jìn)行人才的發(fā)掘和使用，從而避免出現(xiàn)人才的埋沒(méi)、浪費(fèi)和壓制狀況的發(fā)生。另一個(gè)方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解員工的信息，從而有效促進(jìn)對(duì)員工實(shí)行科學(xué)化的管理。企業(yè)可以根據(jù)不同類型的人才結(jié)合崗位特征，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行合理的調(diào)動(dòng)，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達(dá)到人力資源的最優(yōu)配置。

3.人事檔案管理能夠提供重要參考依據(jù)

在人力資源管理或人力資源計(jì)劃進(jìn)行的過(guò)程之中，任何的企業(yè)都需要組成一支由一定數(shù)量人數(shù)所構(gòu)成的高質(zhì)量、高水平的人才團(tuán)隊(duì)。這要求企業(yè)必須考慮到人才的需求和擁有量，并使其進(jìn)行相互匹配。在作出決策之前，企業(yè)和單位的人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)配合人力資源管理部門(mén)事先對(duì)相關(guān)人員的人事檔案進(jìn)行了解，并由此進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的綜合考察與測(cè)評(píng)。在形成最終意見(jiàn)之后，及時(shí)提交管理層進(jìn)行研究和決策的制定，并同時(shí)保證決策的科學(xué)、合理與可行性。

三、人事檔案管理在人力資源管理中的發(fā)展對(duì)策

1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)

在經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)和發(fā)達(dá)地區(qū)，隨著當(dāng)?shù)厣a(chǎn)力的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化人力資源管理的要求。這要求人事檔案管理部門(mén)在進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中，不僅要加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才引進(jìn)，同時(shí)也要對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行綜合性、有效的培訓(xùn)，做到“打鐵還需自身硬”。隨著全體檔案管理人員的綜合素質(zhì)的整體提高，可以有效地讓從業(yè)人員適應(yīng)在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)于檔案管理人員的更高要求和標(biāo)準(zhǔn)。

2.確保人事檔案材料完整準(zhǔn)確

人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據(jù)，必須確保檔案的準(zhǔn)確、客觀與完整，這也是人事檔案發(fā)揮其自身價(jià)值的最根本條件。倘若人事檔案無(wú)法做到完整和準(zhǔn)確，那么就會(huì)失去其價(jià)值和全部意義。所以在人事檔案管理的過(guò)程中，管理人員必須在原有基礎(chǔ)上定期清查人員信息，并且做到實(shí)時(shí)地、不斷地?cái)U(kuò)大存檔范圍，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行分類保存。

3.建立人事檔案管理制度規(guī)范

在人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求下，對(duì)于無(wú)法滿足新形勢(shì)和新特征的人事檔案管理制度必須進(jìn)行及時(shí)和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當(dāng)?shù)睾彤?dāng)前人力資源發(fā)展趨勢(shì)的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對(duì)具體情況進(jìn)行部分的修改。但是無(wú)論怎樣更改，都要通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度確保人事檔案在收集和保存過(guò)程中的及時(shí)、客觀與完整性，同時(shí)也保證材料的真實(shí)性，做到披沙揀金。

4.加強(qiáng)人事檔案管理的時(shí)效性

在人事檔案管理的工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代特征、自身特點(diǎn)和當(dāng)?shù)匾?，加?qiáng)對(duì)于人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。這要求人事檔案管理人員通過(guò)收集變化資料，及時(shí)更新人事檔案信息，以便于人力資源管理部門(mén)及時(shí)準(zhǔn)確地了解和把握個(gè)人的真實(shí)情況。同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的合理開(kāi)發(fā)，為企業(yè)提供質(zhì)量更高的服務(wù)。對(duì)于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)從信息資源的角度看待人事檔案，并實(shí)現(xiàn)在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作模式，強(qiáng)化檔案信息分析，將人事檔案管理工作建設(shè)成人力資源工作和企業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大過(guò)程中的堅(jiān)強(qiáng)后盾。不僅如此，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的開(kāi)發(fā)和信息利用時(shí)，還必須做到個(gè)人信息的保護(hù)不受侵犯，徹底杜絕信息濫用和擴(kuò)散、公開(kāi)、買(mǎi)賣(mài)等違法現(xiàn)象發(fā)生?？偟膩?lái)說(shuō)，由于人力檔案管理在人力資源管理中的重要地位，管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新理念和正確的人才信息觀，從而推進(jìn)人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)和高效，達(dá)到發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中重要作用的目的。

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作者：楊雪嬌 單位：吉林省長(zhǎng)白山保護(hù)開(kāi)發(fā)區(qū)人力資源市場(chǎng)