人力資源管理中企業(yè)檔案的重要性

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【摘要】在現(xiàn)代企業(yè)管理中,人力資源管理是核心部分，檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要工具之一，因此在檔案管理中有重要的企業(yè)信息資源，在企業(yè)的人力資源管理中,檔案管理有非常重要的作用。然而當(dāng)前的檔案管理不盡人意，許多人并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性，對(duì)檔案管理并不重視。本文將對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)提出相應(yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；人力資源管理；重要性

一、檔案在企業(yè)人力資源管理中的表現(xiàn)

企業(yè)發(fā)展的根本在于人才，人力資源管理是現(xiàn)代企業(yè)管理部門(mén)的重要組成部分，企業(yè)檔案管理在人力資源管理中的重要性主要有如下幾點(diǎn)表現(xiàn)。

（一）為人力資源管理提供真實(shí)可靠的材料。企業(yè)要想更好更快發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持做到知人善任、用人唯賢。以挖掘企業(yè)員工的潛力為出發(fā)點(diǎn)，發(fā)揮員工最大效能作為企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)。在人力資源管理中，除了企業(yè)派人考察之外，還要通過(guò)對(duì)相關(guān)人員檔案進(jìn)行全面的了解，主要內(nèi)容包括對(duì)人的精神、道德、品質(zhì)等多方面進(jìn)行考察，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工或者干部任免的真實(shí)性和可靠性，從而能夠得到合適的人選，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（二）檔案管理為企業(yè)的重大決策提供必要的依據(jù)。從人力資源規(guī)劃的角度來(lái)看，企業(yè)要想擁有高質(zhì)量的人才，就要發(fā)展相適應(yīng)的人才，就必須保證人員需求和擁有量之間的合理匹配。組建科學(xué)的人力資源管理部門(mén)，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的查閱做出人力資源管理中的科學(xué)決策，保證企業(yè)人力資源規(guī)劃的合理性，從而綜合分析企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)與員工的業(yè)績(jī)和素質(zhì)能力等。

（三）保證人員與檔案相統(tǒng)一的管理原則。保證和提高人力資源的使用效率。企業(yè)中人與物的高效組合才會(huì)實(shí)現(xiàn)合理的人力資源配置。因?yàn)槿肆Y源具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，所以企業(yè)檔案不能只是固定保存人事與勞動(dòng)檔案，應(yīng)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)人員流動(dòng)崗位變化等多種現(xiàn)象。隨著崗位人員的流動(dòng)而不斷改變，實(shí)現(xiàn)檔隨人走的檔案動(dòng)態(tài)現(xiàn)象，這就防止“檔存人走”“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象，影響人力資源對(duì)員工的了解培養(yǎng)，從而使人力資源能夠在企業(yè)建設(shè)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)最好的配置，使人才在各行業(yè)與組織之間能夠得到合理的利用。

二、檔案管理在人力資源管理中存在的不足

（一）內(nèi)容單一。在企業(yè)的人力資源檔案中，需要對(duì)人事管理活動(dòng)中形成的員工個(gè)人與家庭情況進(jìn)行全面的記錄，但是從目前鋼鐵企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容來(lái)看，通常只有員工的簡(jiǎn)歷和自然狀況，例如姓名、生日、家庭成員、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等等，對(duì)于工作期間的表現(xiàn)和業(yè)績(jī)情況并沒(méi)有詳細(xì)的記錄，從個(gè)人檔案中完全無(wú)法看出一個(gè)人的特長(zhǎng)。所以，鋼鐵企業(yè)人事檔案無(wú)法成為企業(yè)選用人才的根本性依據(jù)。

（二）管理手段落后。近年來(lái)，隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷推廣，人事管理的要求越來(lái)越趨向信息化和規(guī)范化。但是從鋼鐵企業(yè)角度來(lái)說(shuō)，人事管理檔案仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案收集與管理不科學(xué)的現(xiàn)象，許多檔案分散甚至丟失，嚴(yán)重影響了鋼鐵企業(yè)在人事管理過(guò)程中的整體性與科學(xué)性，降低了人力資源的效力，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)。另外，許多鋼鐵企業(yè)除了人事管理檔案失真這一問(wèn)題之外，還存在著檔案缺失的現(xiàn)象。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)代，終身雇傭制已經(jīng)被打破，人員流動(dòng)非常頻繁，企業(yè)用工現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)期性。在人力檔案管理中，出現(xiàn)了對(duì)檔案內(nèi)容不重視的現(xiàn)象。例如在許多鋼鐵企業(yè)中，由于工作條件和人員流動(dòng)的限制，檔案管理部門(mén)在員工試用期間不建立員工檔案的現(xiàn)象非常普遍，這種人事檔案的缺失性不但為企業(yè)選擇人才帶來(lái)麻煩，而且也為企業(yè)帶來(lái)一定的安全隱患，檔案失真會(huì)為企業(yè)帶來(lái)一定的安全隱患。

（三）缺乏真實(shí)性。鋼鐵企業(yè)人事檔案的失真現(xiàn)象近年來(lái)表現(xiàn)非常突出。因?yàn)榻陙?lái)信息水平的進(jìn)步為造假提供了便利條件，使個(gè)人信息失真現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。例如，現(xiàn)階段存在的假身份證、假年齡、假學(xué)歷等等。一方面，鋼鐵企業(yè)的人事檔案管理人員對(duì)于真假這個(gè)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)并沒(méi)有提上日程，在審查上沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)；另一方面，由于檔案管理人員自身人力資源管理水平的限制，在面對(duì)真假信息時(shí)沒(méi)有進(jìn)行有效的鑒定工作，最后形成了被動(dòng)接受信息的現(xiàn)象。而這些不真實(shí)的信息，不僅會(huì)導(dǎo)致人力資源管理者無(wú)法真正地對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估，從而為企業(yè)帶來(lái)一定的危險(xiǎn)。例如：一些有作案前科或者一些帶有傳染病的患者，持有假身份證和假健康證在企業(yè)打工多年，這樣對(duì)企業(yè)就會(huì)造成一定的危害。

三、提高檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。從如上的分析中我們可以看到，在鋼鐵企業(yè)中出現(xiàn)的人事檔案管理問(wèn)題基本上是觀(guān)念問(wèn)題。企業(yè)的管理者應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的角度。人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)提供全面的人力資源管理客觀(guān)依據(jù)，例如員工的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、員工的晉升、薪酬獎(jiǎng)懲等，都要從人事檔案中提取出來(lái)。企業(yè)管理者通過(guò)對(duì)檔案的分析，完成對(duì)員工個(gè)人的特點(diǎn)素質(zhì)能力的綜合分析，決定管理者在人事培訓(xùn)和調(diào)往何種崗位時(shí)作為主要依據(jù)。因此，必須在認(rèn)識(shí)上重視人事檔案管理。

（二）健全檔案內(nèi)容。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案的單一性，使人力資源管理出現(xiàn)了一定的困難。那么，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)上增加一些能夠反映個(gè)人能力與素質(zhì)特征愛(ài)好的個(gè)性化的材料。使檔案能夠更加全面地反映一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程與個(gè)人的能力和道德水平，同時(shí)也能夠?yàn)楣芾碚呖疾靷€(gè)人成績(jī)并為企業(yè)儲(chǔ)備后備干部提供第一手資料。

（三）保持準(zhǔn)確性和完整性。企業(yè)檔案是開(kāi)展人力資源工作的重要材料之一，材料的準(zhǔn)確性與否將是管理者對(duì)人才管理與提拔的重要依據(jù)，材料的準(zhǔn)確性是企業(yè)管理者在做決策時(shí)能否發(fā)揮檔案作用的重要前提，檔案在人力資源工作中的地位取決于其內(nèi)容的準(zhǔn)確可靠性。在檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)基于原有真實(shí)的檔案材料的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)人員信息進(jìn)行相應(yīng)的擴(kuò)充與存檔，將個(gè)人公開(kāi)信息進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)備，建立企業(yè)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)具有一定的動(dòng)態(tài)性并且能夠及時(shí)更新，對(duì)于企業(yè)的重要人員，例如中層管理人員、高層管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)的個(gè)人信息收集。

（四）提高檔案的時(shí)效性。檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)間的變化與現(xiàn)實(shí)情況的需要，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)性管理，從而實(shí)現(xiàn)人力資源管理的最新變化，使人力資源檔案的信息能夠及時(shí)更新，從而方便管理人員及時(shí)了解與認(rèn)識(shí)人才的全部實(shí)際情況，其中包括過(guò)去與現(xiàn)在的所有信息。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然一直以來(lái)企業(yè)的人力資源管理部門(mén)對(duì)于檔案管理都有不同程度的關(guān)注與重視，但是因?yàn)槭艿酵饨绺鞣N因素的影響，導(dǎo)致檔案在管理方面存在不同程度的制約，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，為人力資源管理帶來(lái)了巨大的損失。因此想要牢固把握新時(shí)代建設(shè)帶來(lái)的一切機(jī)遇，就應(yīng)當(dāng)在認(rèn)清當(dāng)前形勢(shì)的前提下，加快人才信息與效益觀(guān)念的推進(jìn)，推動(dòng)檔案工作制度化、規(guī)范化、實(shí)效化。使檔案的量化與質(zhì)化觀(guān)念、管理觀(guān)念、效益觀(guān)念有機(jī)結(jié)合在一起，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在人力資源管理中的重要性。

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作者：張靜 單位：陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司