檔案工作對企業發展的支撐作用

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［摘要］

檔案工作在整個企業運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用，檔案是企業發展的有力支撐。

［關鍵詞］檔案工作；企業發展；價值

0引言

檔案的本質是具有憑證價值的原始記錄，檔案在企業發展中提供最原始的信息源，同時也是可供學習的知識源。無論是信息源還是知識源，檔案在企業發展中地位舉足輕重，不可藐視。隨著社會主義市場經濟的不斷發展，企業檔案作為一項無形資產在企業管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業檔案的潛在價值是企業固本強基謀發展不可或缺的基石。本文就檔案在企業科研生產、經營管理過程中所體現的支撐作用作簡單論述。

1企業檔案的情報價值

檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業在產品設計研發過程中的重要技術依據，在整個企業戰略規劃過程中被納入整個發展項目規劃，被納入單位領導議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發產品的過程中，研發技術具有可持續性、連續性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業產品的研發工作是一個從無到有的過程，在企業的整個運營戰略中處于上游，具有總攬全局的戰略地位。那么，研發肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，吸收引進。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續發展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發光”。

2企業檔案的評審價值

檔案是歷史真相的再現，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務。由于時間緊任務重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產、經營、財務管理諸多方面的檔案。經過一通宵的忙碌，審計工作已基本結束。雖然一宿未眠，疲憊尤存，但使我想到了一句話：養兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現出來。其實，檔案管理的根本價值在于未來。由此，我聯想到了國防建設，國防建設是一個國家安居樂業的重要安全保障，著眼于未來的國家安全。從這個意義上來說，檔案管理同國防建設有相似之處，都是面向未來、服務于長遠。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務于國家國民經濟建設，促進國民生產生活等諸多領域的可持續發展；從微觀角度來看，主要面向社會的某一領域、團體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產、科研、經營、管理服務，著力于單位的各項工作順利進行。從此次財務審計來看，審計人員從財務檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環節，都是在為檔案今后價值的發揮做準備，這些準備過程就是日常的養兵、練兵階段，養兵練兵乃是用兵基礎。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業務是充分發揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰略決策的依據。

3企業檔案的維權價值

當下，各單位基礎設施建設日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質量監督、財務監督、責任監督。企業檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業權益的重要角色。從這個意義上講，企業檔案成為維護企業權益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設備中，在開箱驗收階段時，發現一設備是翻新設備，當時及時拍照取證，提供相關項目檔案有關技術合同、協議等，積極和廠家聯系，使得事情妥善解決，為單位挽回經濟損失。在筆者近幾年工作中，設備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設備維修、廠房改造、電網鋪設、管道維護等事項，這些事項均為工廠的基礎設施項目，關系著企業日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發揮著功效，維護著企業的正當權益。質量是企業的生命，沒有質量無以言效益。質量檔案對企業維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質量問題時，需要企業提供相關產品原始記錄，試驗數據，以此說明產品是否按客戶要求生產，是否達到客戶對產品性能、參數的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產過程完全按規定要求生產，以此證明企業產品沒問題，進而維護企業的權益。

4企業檔案的營銷價值

企業要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業自身形象，宣傳企業產品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業形象、精神風貌、產品品質，提高企業的知名度，從而獲得較高的市場認可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經常借閱產品型號的生產許可證、產品合格證以及相關獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認該廠是信得過的企業，產品質量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業生產經營效益大增。

5結語

企業檔案是企業重要的信息資源，蘊藏了企業大量有價值的信息，保管好、利用好這些信息，對于促進企業可持續發展，維護企業權益，拓展企業產品市場意義重大，企業檔案是支撐企業前行的重要“杠桿”。因此，做好企業檔案管理工作，深挖蘊藏其中的信息資源，為企業發展源源不斷提供信息支持，應成為當下企業檔案部門的工作重點。

作者：張偉 單位：云南大學公共管理學院