數字出版趨勢下學術期刊檔案管理探究

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[摘要]本文針對當前學術期刊檔案管理中紙質期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長、紙質期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質期刊，以文獻檢索平臺代替期刊檔案管理系統，實現期刊檔案的檢索與統計。基于此方法，針對數字期刊檔案管理的實施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時針對電子期刊多媒體化發展給學術期刊檔案管理帶來的挑戰進行了闡述。

檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學術期刊展示了特定研究領域的成果，刊出的論文反映了所在領域的學科發展。筆者所在單位中國機械工程學會(以下簡稱學會)將主管出版的學術刊物視為檔案，學術將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國內以學術期刊為檔案管理對象的研究很少，對數字出版趨勢下的學術期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結合所在單位學術期刊日常管理工作，針對學術期刊檔案管理工作的特點，總結出一套相應的工作方法，以期為開展數字出版環境下的學術期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點

中國機械工程學會成立于1936年，是我國成立較早、規模最大的工科學會之一，出版的學術刊物包括《中國機械工程》等40余種，既有《中國機械工程》等報道機械學科所有領域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個細分學科的專業期刊。此外，還有細分學科的專業期刊，如《鑄造》《中國鑄造裝備與技術》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報道方向；《焊接學報》《焊接》《中國焊接》等是焊接專業的學術期刊。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、統計和提供利用服務等各項工作的總稱。學術期刊檔案管理工作中，保管、統計和提供利用是比較繁瑣的工作環節。紙質期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對年代久遠的紙質期刊做脫酸處理，防止紙質文獻的脆化變質。紙質期刊的統計工作既重要又有一定的難度。根據工作的需要，統計對象經常是不同的，可以是單個期刊年度的數量、論文投稿數量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統計工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統才能完成。提供利用服務是學會主管的學術期刊檔案管理工作中最為困難的一項工作。學會始終關注機械學科的發展動態，而學術論文是學科發展的成果與標志。如何從學術期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進而通過分析得到學科的發展動態以及不同學科之間的交叉融合與相互促進，使之成為學會今后工作的可靠支撐，則是學術期刊檔案管理工作的一項重要內容。學術期刊檔案管理工作的要求與當前學術期刊檔案管理工作的實際存在一定的差距，具體體現在以下幾方面。

(一)從事學術期刊檔案管理的人員缺乏

學會專職負責期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學術期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項統計工作，部分完成利用服務工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

學會辦公地址位于北京市中心，辦公空間并不寬裕，無法為不斷增長的紙質期刊文獻提供適合的保存空間。

(三)期刊檔案利用服務難以實現

期刊檔案的利用以查詢為基礎，在學科交叉融合趨勢日益明顯、學術期刊報道方向相互重疊的條件下，學術期刊檔案的最小建檔單位只能是單篇論文。而每篇論文都需要按題目、作者姓名、作者單位、關鍵詞等給出多個分類標簽，以便按照不同的查詢要求提供查詢結果。對大批量論文進行分類并賦予分類標簽的工作無法人工完成，只能依靠功能強大且穩定的期刊檔案信息管理系統自動完成。但在當前條件下，學會不可能為學術期刊檔案管理工作購買并維護專用的信息管理系統。

二、學術期刊檔案管理的新方式

上述學術期刊檔案管理工作中的困境源于期刊的紙質形式，但電子期刊的出現給上述問題的解決提供了新的方法。學會主管出版的學術刊物中，期刊集群內的30種中英文期刊已實現了紙質期刊與電子期刊的同步發行，將來紙質期刊與電子期刊同步發行的學術期刊會越來越多。與紙質期刊相比，電子期刊在學術期刊檔案管理上具有諸多優勢。

(一)電子期刊版式多樣

電子期刊不僅有可根據閱讀屏幕自動調整版式的xml格式文件，還有與紙質期刊版式完全相同的pdf文件。因此，pdf文件的電子期刊是紙質期刊的數字化，可將其視為原始記錄，替代紙質期刊進行保存。

(二)可節約存儲空間

相較于需要大量特殊要求的紙質期刊庫房，電子期刊的保存只需要將期刊數據保存于電腦硬盤、云空間。需要調閱紙質學術論文時，打印該論文的pdf文件即可。電腦保存學術期刊pdf文件+打印機按需打印的方式將期刊保存所需空間從一間房變成了一個辦公桌大小，極大地節省了保存空間。

（三）可實現學術期刊信息提取和分類自動化

電子期刊使學術期刊信息提取和分類自動化成為可能，便于期刊檔案利用服務的實現。學會出版的學術期刊中的論文在中國知網、萬方數據等文獻檢索平臺內可方便獲取。文獻檢索平臺提供的論文電子文件與學會保存的論文電子文件完全相同，并且這些文獻檢索平臺不但將文獻按照主題、關鍵詞、篇名、全文、作者、第一作者、通信作者、作者單位、基金、摘要、小標題、參考文獻、分類號、文獻來源、DOI等進行了分類，還可以同時采用多個分類方式(不同分類之間有“與”“或”“非”的邏輯關系)進行查詢。除此之外，這些文獻檢索平臺還具有統計功能，可以獲得論文和期刊的下載量、引用量等數據，以及這些數據隨時間的變化情況。因此，可將文獻檢索平臺當作期刊檔案信息管理系統，利用其完成學術期刊的查詢和統計等任務。

三、電子期刊檔案管理的實施

電子期刊替代紙質期刊成為期刊檔案管理的對象具有諸多優勢，但在當前階段，實施學術期刊檔案管理還須注意以下幾方面的問題。

(一)電子期刊存儲模式對期刊信息利用的影響

文獻檢索平臺只能作為學術期刊檔案信息管理系統使用，而不能將其視為電子學術期刊的保存者。學術期刊出版單位在發行電子期刊的同時將期刊完整的電子文檔發送到文獻檢索平臺后，檢索平臺會對收到的電子期刊文檔進行處理以適應自己平臺的出版要求。這些處理會使電子期刊的版式、字體等內容與紙質刊有所不同，有些文獻檢索平臺還會在電子期刊上加入平臺水印。從這些文獻檢索平臺獲得的電子期刊的打印文件與紙質期刊不完全相同，不能將打印文件看作是等同于紙質期刊的原始記錄，將其列入學術期刊檔案管理對象。

(二)電子期刊信息存儲管理和安全防護

電子期刊需要做好存儲硬盤的管理和數據備份，存儲電子期刊的電腦需要做好安全防護。大容量機械硬盤是數據存儲的得力工具，可以長時間保存數據，但硬盤的無故障運行時間始終是有限制的，且隨著計算機的發展，硬盤的輸入輸出接口也會發生變化。因此對于保存電子期刊的硬盤，應按照固定時間將硬盤中的數據從舊硬盤復制到新硬盤，避免因硬盤損壞或輸入輸出接口的變化導致電子期刊數據無法讀取。日常使用中，誤操作和黑客攻擊會造成電子期刊硬盤數據的丟失，造成無可挽回的損失。為避免此類問題的出現，可以采用異地備份即將電子期刊保存于兩個或多個獨立工作的電腦硬盤的方式，或者采用云備份即將電子期刊數據保存在云空間的方式。利用多種方式備份可在一個備份文件丟失的情況下，快速利用其他備份文件恢復數據，保證電子期刊數據的安全。存儲電子期刊的硬盤不能獨立工作，需要依靠電腦，而電腦操作系統的安全直接影響硬盤數據的安全。因此，電腦操作系統的維護和安全防護是電子期刊數據安全的保證，必須加以重視。

(三)電子期刊數據的整理

電子期刊數據需要做好整理工作。在沒有專用的期刊檔案信息管理系統進行保管、統計和提供利用服務的條件下，只能將學術期刊檔案的保存、統計和提供利用服務功能分離。這就提出一個問題：如何根據文獻檢索平臺按照不同檢索條件找到的文獻信息，從保存期刊檔案的電腦中找到所對應的電子文件。由此，學術期刊電子文檔的整理非常重要。通過期刊檢索平臺檢索得到的文獻信息包括：期刊名稱、文獻出版的年份、卷號、期號和文獻題名等，通過期刊名稱、論文出版的年份、卷號、期號和論文題名可以確定文獻。因此，在整理學術期刊電子文件時，應以每篇論文為保存單位，以論文題名為文件名。應先以期刊名稱命名文件夾，然后建立以出版年份命名的一級子文件夾，再建立以出版年份+期號命名的二級子文件夾，并將期刊論文電子文檔放入其中。通過這種方式就可以很容易地根據文獻檢索平臺獲得的期刊名稱，以及期刊出版年份、卷號、期號和論文題名從保存學術期刊檔案的電腦中查找到并獲取相關論文的電子文檔。

四、電子期刊檔案管理未來的挑戰

電子期刊不是紙質期刊的數字化文件，除包含紙質期刊中的文字、表格、圖像的內容，還包含音頻、視頻、仿真程序和仿真結果等多種內容信息，是具有多種格式、多種類型的多媒體文件。要做好數字出版環境下學術期刊檔案管理工作，就必須面對新的挑戰，具體包括以下幾方面。

(一)電子期刊數據信息的存儲壓力不斷增大

單篇紙質論文的pdf文件一般不會超過20兆，而含有音頻、視頻、仿真程序和仿真結果的電子文檔卻經常有幾百兆。不斷增大的電子期刊文獻數據信息給電子期刊的存儲帶來巨大的壓力。

(二)缺少音頻、視頻、仿真程序和仿真結果等多媒體的檢索平臺

現有文獻檢索平臺均是針對文字信息的，缺少多媒體文獻檢索平臺將難以根據利用者的需要查詢利用相關的多媒體文件，無法充分發揮多媒體文獻信息的作用。本文針對學術期刊檔案管理的難點，即紙質期刊保存要求高、期刊檔案信息查詢不便等問題提出了解決方法，即保存紙質期刊相對應的電子期刊的pdf文檔，通過文獻檢索平臺實現期刊檔案信息的檢索與統計。針對數字期刊檔案管理的實施，闡述了電子期刊檔案文件收集、整理、存儲需要注意的問題；針對如何應對電子期刊多媒體化發展給學術期刊檔案管理帶來的挑戰進行了探討，希望對業界同仁開展學術期刊檔案管理相關工作提供一些借鑒。