期刊終校中清單管理的應用

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摘要:期刊終校是影響期刊質量的重要編校環節。在期刊終校流程中引入清單管理，能避免失誤、提高效率、促進合作。清單管理應由編輯團隊成員共同參與形成，編制清單時應遵循簡單、可測、高效原則，使用的要點在于堅定地執行書面清單并在實踐中不斷完善。編輯應對這一方法持理性態度，把它作為一種輔助工具而不代替編輯的專業判斷。運用清單管理的最終目標在于形成一種注重理性的期刊質量文化。

關鍵詞:清單管理;期刊終校;質量保障

期刊校對是期刊質量的重要保障措施，校對的質量極大地影響著期刊的質量。相對于期刊一校、二校、三校等關注文章具體內容的校對過程，期刊終校主要是從整體上把握期刊的編校環節，主要消除形式方面的差錯，起到為期刊質量把關的重要作用。從期刊評價機制來看，期刊的形式差錯屬于扣分項較多的校對問題，這些差錯是造成期刊評價偏低的重要原因。［1］因此，在期刊校對中要重視期刊終校環節。針對期刊質量保障的需要，必須尋求科學的終校方法，以減少期刊明顯的失誤。有學者將期刊終校方法總結為瀏覽法、對應法、劃塊法三種。［2］這些傳統方法對期刊終校的質量保障起到了重要作用。隨著期刊質量對團隊效率、編校精準度的要求越來越高，編輯不僅要掌握科學的方法，還要理解方法背后的原理，站在一個更高的角度看待方法的意義，因此要在傳統方法的基礎上更新理念，以應對新的要求。當前在公共服務如醫院臨床、工程管理、高等教育等領域有一種重要的理念和方法———清單管理被廣泛應用，用于檢查目標、監管流程，以避免錯誤、提高質量，體現出較廣的應用價值。［3－5］重要的是，它不僅是一種有效的方法，還體現出現代管理的理念。本文認為，期刊終校也有類似的流程管理、問題檢查等需要，如能在期刊終校中引入清單管理，將有助于期刊質量的提升和質量文化的形成。

一、清單管理及其適用性和作用

(一)清單管理清單管理的概念源于企業管理。所謂清單管理，指“針對某項職能范圍內的管理活動，分析流程，建立管理臺賬，并對流程內容進行細化、量化，形成清單，列出清晰明細的管理內容或控制要點，檢查考核按清單執行”的管理方式。［6］清單管理又稱為流程式管理或矩陣式管理，是一種基于目標的管理。針對不同任務和工作環節，可形成不同類型、不同用途的清單，如關鍵要素清單、流程清單、問題清單、溝通清單等，可根據對目標和不同情境的判斷使用合適的清單。清單管理體現了一種理性思維。它列出那些能引發重要結果的控制要點，注重以事先充分思考的理性目標引導事情的進展。清單模式是思維方式的變革。清單的內容本質上是常規的，但以清單的形式體現出一種新的基于目標的、整體的、系統的思維方式。

(二)清單管理的適用范圍和作用清單適用于某些特定的問題和情境。1．由簡單問題構成的復雜問題。清單梳理龐雜的信息，化繁為簡，讓操作者明白該干什么，適用于那些能夠分解的復雜問題。2．預防知識和能力之外的“無心之錯”。即使人掌握了足夠多正確的知識，也會因沒有正確使用而犯錯。［7］10清單提供一種認知防護網，彌補人生來就有的記憶力、注意力不足的認知缺陷。3．團隊工作。清單適合發現和避免在團隊合作時易范的錯誤，通過任務檢查和充分溝通來應對需要共同面對的復雜問題。清單看似簡單，卻能起到非常重要的作用。1．杜絕失誤。清單提醒人們不要忘記一些必要的工作步驟，確保重要信息不遺漏。2．提高效率。精心設計的清單化繁為簡，幫助人們節省有限的腦力，不讓頭腦被繁雜的事務占據，精力解放出來去處理更加重要或困難的問題，能提高工作效率。3．促進合作。清單思維強調團隊的合作和對工作共同負責的態度，要求團隊成員充分交流，就清單項目和解決方案達成共識，固定下來成為工作標準。統一標準可促進工作的一致性，形成有效的合力。

二、期刊終校清單的編制和使用

期刊終校工作屬于由簡單問題構成的復雜問題，依靠編輯團隊合作，目的是解決形式差錯，符合應用清單管理的條件。對期刊終校而言，編制一份清單有利于管理的規范化和精細化，長遠來說也更利于期刊編校的專業發展。

(一)清單的編制那么如何形成一份合理的終校清單，清單該由誰來編制及如何編制?1．清單編制主體及內容清單應由熟悉清單使用環境的人自己來編制。期刊終校清單由參與期刊終校的編輯共同完成，他們參與清單的形成過程并為清單負責。編輯的編校經驗、借助專業知識對問題的預判是編制清單的基礎。期刊編輯應注重平時積累期刊終校的常見問題，如在工作經驗、專業培訓、同行交流中發現問題，不斷學習編校規范為問題求解，以此作為期刊終校清單項目和解決方案的基礎。盡可能多地搜集編校過程中遇到的錯誤，為每種錯誤設置相應的解決方案即檢查項，這些錯誤和檢查項的集合就是清單的最初樣貌。清單使用中新發現的問題可以充實到清單中，成為新的清單項目，這樣逐漸完善，最終形成一份相對穩定的終校清單。2．清單的遴選和編制要點清單不是無所不包的操作手冊，而是幫助使用者發揮其專業技能的有效工具，所以不是所有的問題項目都要列在清單里，清單需要有遴選的過程。清單要素的遴選，必須遵循簡單、可測、高效原則，即清單項目所采取的干預措施簡單易行，舉措的效果能被精確地測量，而且預期效果非常顯著。［7］105簡言之，清單要做到簡潔、實用，表達應明確、具體，不存在歧義。冗長、含糊不清的清單不僅不能帶來效率，還會分散人們的注意力。阿圖•葛文德(AtulGawande)認為，清單編制有6大要點:(1)設定清晰的檢查點;(2)選擇合適的清單類型;(3)簡明扼要，不宜太長;(4)清單用語精練、準確;(5)清單版式整潔，切忌雜亂無章;(6)必須在現實中接受檢驗。［7］144期刊終校清單主要是一種問題檢查清單，用來檢查終校過程中是否存在編校錯誤，主要涉及重要信息缺失或失誤檢查、對應關系檢查等內容，將期刊變化信息作為檢查的重點。本文根據期表1列出了期刊終校清單的主要項目，按照類別分為封面、封二、扉頁、目次、正文、封三、封底7項，每一項里又分為若干個具體檢查問題，清單在于查缺補漏、更正錯誤，處理問題的答案是編輯們根據期刊編排標準共同認可的。以上列出的期刊終校檢查清單為常規重要信息檢查，期刊如因版面設計、修改、信息變更等原因造成的改變也應是檢查的重點，這種情況相當于期刊終校清單的特殊內容。

(二)清單的使用清單在使用中要注意幾點:1．形成書面清單。口頭探討的問題常常會淹沒在大量的信息中而被忘記，編輯日常有關期刊終校規范的討論應固定為書面清單。書面清單可以避免需要關注的重要信息被遺漏。2．確保使用。清單是期刊終校的執行標準，未經探討或存在異議的清單很可能會變成一紙空文。在實際工作中確實發揮效力的清單必須經過團隊成員的共同認可，是成員間達成的共識。清單一旦形成，在使用過程中應逐一打勾，確保清單上列出的問題都得到解決。對于期刊終校清單，通過合理分工課使專項問題得以責任到人，覆蓋清單的全部項目。3．在實踐中修改完善。清單不是固定不變的，編輯發現的新問題可以進入清單補充項目庫中，經探討后決定是否成為清單新的組成部分，在現實檢驗中不斷修改并完善。

三、期刊終校應用清單管理的局限與反思

清單有其適用范圍和情境，因此作用是有限的，它只是防范錯誤的科學，不是解決所有問題的萬能處方。清單作為一種協助工具，只能應用于某些環節。在具體的情境中，清單必須和專業判斷相結合。清單提示了一些普遍的問題，一般是相對簡單但容易出錯的問題，那些復雜的、植根于具體情境的問題則需要編輯的專業判斷。現實中，有人因為清單本身的局限性而產生了對清單的質疑，常見的是排斥清單，或者是即使有清單，也不愿執行清單，害怕工作因此會變得死板。清單類似于標準，讓人感覺缺失個性，但對于由簡單問題組成的復雜問題而言，它是非常有效的。對清單的正確態度是，必要時借助清單，但決不依賴它。利用清單避免低級錯誤，可以最大限度降低差錯率，提高期刊編校的質量。但清單的意義遠不在此，降低差錯率只是期刊終校的底線目標，其最終訴求是能夠轉變傳統期刊隨意、自發、植根于個體經驗的編校思維，使系統的清單管理成為期刊編校制度中不可或缺的一部分，形成一種基于理性和目標、注重團隊之間合作和強調紀律的質量文化。

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作者：王麗平 單位：太原學院