科技期刊編輯時(shí)間管理分析

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摘要：時(shí)間管理意識(shí)與科技期刊編輯工作效率和生活質(zhì)量息息相關(guān)?？茖W(xué)、合理地分配有限的時(shí)間是科技期刊編輯職業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人能力的一個(gè)重要體現(xiàn)，也直接影響期刊的效率和質(zhì)量?？萍计诳奶厥庑詻Q定其日常工作相對(duì)繁雜，可能需要同時(shí)處理和推進(jìn)不同文章的各個(gè)階段工作流程，過程中需要多方協(xié)調(diào)合作。本研究通過指出時(shí)間管理的認(rèn)知誤區(qū)，并分享一些時(shí)間管理的個(gè)人心得和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，希望科技期刊編輯能破除管理好時(shí)間的認(rèn)知誤區(qū)，輕松管理好時(shí)間，提升職業(yè)幸福感。

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理；科技期刊編輯；認(rèn)知誤區(qū)；番茄工作法

時(shí)間管理意識(shí)與科技期刊編輯工作效率和生活質(zhì)量息息相關(guān)?？茖W(xué)、合理地分配有限的時(shí)間是科技期刊編輯職業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人能力的一個(gè)重要體現(xiàn)，同時(shí)，也直接影響期刊的效率和質(zhì)量?？萍计诳奶厥庑詻Q定其日常工作相對(duì)繁雜，可能需要同時(shí)處理和推進(jìn)不同文章的各個(gè)階段工作流程，比如選題策劃、組稿約稿、初審送審、編輯加工、退修校對(duì)等，過程中涉及作者、審稿專家、領(lǐng)導(dǎo)同事等，需要多方協(xié)調(diào)合作[1-2]。本研究分享一些個(gè)人心得和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，希望通過改變一些認(rèn)知誤區(qū)，提高科技期刊編輯的工作效率和生活質(zhì)量，減輕職業(yè)壓力，提升職業(yè)幸福感。

一、時(shí)間管理的認(rèn)知誤區(qū)

據(jù)調(diào)查，科技期刊編輯女性占多數(shù)，通常需要思考的問題就是如何平衡事業(yè)和家庭。我們看到能將工作和家庭完美平衡的狀態(tài)并非全部事實(shí)，也并非他們都是時(shí)間管理高手，真相是那些看似輕松的職場(chǎng)媽媽們，背后付出的努力、舍棄的東西以及能獲得的資源是我們看不到的。其次，時(shí)間管理并非萬能，擁有足夠多的“時(shí)間”被管理是我們往往容易忽視的一個(gè)基本前提，其次才能研究時(shí)間管理的技巧。如果僅僅只有1個(gè)小時(shí)，就算時(shí)間利用率達(dá)100%，也不過1個(gè)小時(shí)。而如果有5個(gè)小時(shí)，即使利用率僅50%，也有2.5小時(shí)能用[3-4]。因此，首先要保證時(shí)間分配得足夠多，才能確保有滿意的收獲。然而，每個(gè)人每天的時(shí)間是有限的24個(gè)小時(shí)，如果你能借力，別人的時(shí)間也是你的可利用資源，時(shí)間就會(huì)自然而然地變多了。“開源永遠(yuǎn)比節(jié)流管用。”經(jīng)典的效能管理、自控力、時(shí)間管理書籍，比如《番茄工作法》《GettingThingsDone》《奇特的一生》《精力管理》等會(huì)說道很多提升時(shí)間管理的經(jīng)驗(yàn)，如果不落實(shí)到實(shí)際工作，多半是紙上談兵[4]。時(shí)間管理好似一個(gè)習(xí)慣的養(yǎng)成，需要在摸索中思考，堅(jiān)定信心、反復(fù)內(nèi)化[5]。對(duì)如何在工作中做好時(shí)間管理這一問題，筆者與同行編輯們進(jìn)行過探討，總結(jié)認(rèn)為：優(yōu)先確定好工作的優(yōu)先順序是關(guān)鍵，充分理解工作內(nèi)容的輕重程度是重點(diǎn)，在實(shí)際工作中，要學(xué)會(huì)對(duì)工作的優(yōu)先順序和內(nèi)容重要性進(jìn)行綜合平衡?？梢詮墓ぷ鞯慕刂箷r(shí)間和緊急程度明確工作的優(yōu)先順序，從工作的目標(biāo)和價(jià)值來判斷工作的重要性[6-7]。然而，以上判斷往往存在一定的主觀性，因此擁有正確的時(shí)間觀念，才能做好時(shí)間管理。落實(shí)到科技期刊編輯的具體工作來說，雜志的出刊日期是固定不變的，這就是編輯工作的截止時(shí)間，一般是可提前不推后[1]。因此，需要按照文章的處理流程和稿件情況，合理分配每個(gè)階段的時(shí)間和工作內(nèi)容，比如每篇新稿初審?fù)鈱徔刂圃?周內(nèi)，通讀退修2天內(nèi)等。對(duì)于具有重大創(chuàng)新性、時(shí)效性強(qiáng)（如COVID-19疫情相關(guān)文章）或指南共識(shí)類文章，屬于優(yōu)先處理級(jí)別，可靈活安排。除了約稿、送審工作外，文章的退修編輯、文字細(xì)節(jié)處理和校對(duì)是科技期刊編輯最花時(shí)間和精力的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此編輯也戲稱自己是“文字民工”，事實(shí)上選題策劃和組稿才是編輯工作價(jià)值最能體現(xiàn)的地方[7-10]。然而，就如前所說，高質(zhì)量期刊或是擁有很多專家資源、編輯資源和稿件資源，這些是一般期刊不可媲美的。其次，一個(gè)人的時(shí)間是有限的，如果能將一些事務(wù)性工作，比如聯(lián)系審稿專家送外審、送終審等，交由專人負(fù)責(zé)，通過借力，節(jié)約稿件處理時(shí)間，勢(shì)必會(huì)提高文字處理精細(xì)度，從而提升稿件質(zhì)量[7-8]。

二、時(shí)間管理的取舍心得

通用的時(shí)間管理方法有很多，包括計(jì)劃清單表格、“四象限”法則、打卡記錄表格、九宮格日記表、“吞青蛙”表格、甘特圖、三十四枚金幣時(shí)間管理法，碎片時(shí)間清單、番茄工作法等[4]。針對(duì)科技期刊編輯的個(gè)性化需要，筆者認(rèn)為以下幾個(gè)方式不妨試試：

（一）通過列清單，直觀化日常工作科技期刊編輯每天面對(duì)大量的稿件處理，不同的稿件又處于不同的處理進(jìn)度，同時(shí)還需要兼顧一些事務(wù)性工作。大量的研究顯示編輯的職業(yè)倦怠和心理壓力較大，這與時(shí)間管理效能不無關(guān)系[11-12]。如果嘗試把每天的工作安排、甚至每周的工作任務(wù)羅列成清單，就比較清晰了，做到心中有數(shù)，自然能從容不迫了。比如，你可以利用紙筆或電子工具記事本等將所有工作和生活的待辦事項(xiàng)事無巨細(xì)地記錄下來。然后再根據(jù)事項(xiàng)的緊急度和重要性標(biāo)注清楚，不僅可以避免忘事，也可以給大腦騰地方，無需花費(fèi)額外的注意力和能量去記憶，既讓自己有安全感，也可減輕不必要的焦慮[2]。落實(shí)到科技期刊編輯的具體工作中，每天工作前，建議先檢查清單上還有沒有未完成的共工作，及時(shí)添加新的工作任務(wù)和補(bǔ)充連續(xù)性工作的進(jìn)度條，比如新投稿的處理等[13]。每天下班時(shí)，再回顧檢查一下清單，完成的工作刪除或劃掉。事實(shí)上，每當(dāng)看到自己一天可以完成那些工作，劃掉多項(xiàng)事務(wù)后，成就感和滿足感會(huì)油然而生。就如前提醒的一樣，需要標(biāo)注工作要點(diǎn)，劃分事務(wù)優(yōu)先級(jí)，分出輕重緩急，學(xué)會(huì)做取舍，什么都想要，最后可能什么都做不好，尤其是編輯工作，最是需要專注力和精細(xì)化的工作[3]。

（二）借助番茄工作法，拆解時(shí)間番茄工作法是由弗朗西斯科•西里洛于1992年創(chuàng)立的，是一種相對(duì)于GTD更微觀和簡單易行的時(shí)間管理方法。番茄工作法的規(guī)則是，選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后短暫休息5分鐘，每4個(gè)番茄時(shí)段就進(jìn)行一次較長時(shí)間的休息。完成一個(gè)任務(wù)后，就劃掉它，增加成就感，避免半途而廢。時(shí)間是看不見摸不著的無形存在，如果不進(jìn)行有意識(shí)地劃分，就會(huì)悄悄地流逝。番茄工作法的精髓就是，一次只做專注一件事，注重時(shí)間的質(zhì)量；其次是按照輕重緩急程度分解目標(biāo)任務(wù)，高效完成；同時(shí)還要整理雜亂無序的工作事項(xiàng)，克服拖延癥；最后持續(xù)性和輕松地提高時(shí)間管理能力，讓每一項(xiàng)任務(wù)的結(jié)果都能達(dá)到預(yù)期[2-3]。編輯工作是最適合采用番茄工作法，同個(gè)時(shí)間段可能有的文章屬于審稿階段，有的文章還需要編輯處理，有的文章準(zhǔn)備發(fā)稿排版，有的還要逐字校對(duì)定稿，如果不能專注于某項(xiàng)工作，有的放矢，則會(huì)非?；靵y，甚至延誤發(fā)表時(shí)滯，降低學(xué)術(shù)質(zhì)量。

（三）利用好碎片時(shí)間，不透支休息時(shí)間人們其實(shí)有一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為利用零碎時(shí)間休息是比較省時(shí)間的，其實(shí)不然?？萍计诳庉嫺母逍枰枰徽麎K時(shí)間，否則思維被打斷，較難發(fā)現(xiàn)文章的邏輯錯(cuò)誤和細(xì)節(jié)問題。那么，如果工作時(shí)間段被臨時(shí)溝通和任務(wù)打斷時(shí)，如何利用碎片時(shí)間就是值得思考的問題。我們可以試試不急于回歸之前的工作狀態(tài)，而是像番茄工作法那樣，先暫停幾分鐘專門留出來休息，用以恢復(fù)體能和提升滿足感，利用碎片時(shí)間思考復(fù)盤，將接下來的工作在腦子里過一遍，然后再采取行動(dòng)，或許會(huì)效率倍增[8-9]。對(duì)于科技期刊編輯來說，或許不是沒管理好時(shí)間，而是確實(shí)工作繁重，沒有時(shí)間停下來，總是文章改完一篇又一篇，雜志出完一期接著一期[9]。但好在，除了基礎(chǔ)知識(shí)，編輯技能熟練掌握主要還是源于日常工作的訓(xùn)練和積累。科技期刊文章的格式和語言表達(dá)要求相對(duì)固定，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)修改各種五花八門的稿件，滿足各類個(gè)性化需要，必須得在長時(shí)間的實(shí)踐中摸索[10,13]?？萍计诳庉嫸家獦淞⒄_的時(shí)間管理觀，同時(shí)也要對(duì)自己充滿信心，合理需求可利用資源和解決方案。

三、結(jié)語

每個(gè)職場(chǎng)人，包括科技期刊編輯的工作狀態(tài)和家庭情況都不一樣，不可能輕松、完美地平衡，認(rèn)識(shí)到每個(gè)人每天只有24小時(shí)，都只有一雙手，就不要太苛責(zé)自己[3]。與其說是時(shí)間管理，不如說是個(gè)人管理。與其著重于時(shí)間與編輯事務(wù)的工作安排，不如重點(diǎn)維持和平衡工作目標(biāo)的達(dá)成和產(chǎn)能的恢復(fù)。放輕松，找方法，給時(shí)間找尋真正的意義和價(jià)值，或許你會(huì)發(fā)現(xiàn)更有利用好時(shí)間的內(nèi)驅(qū)力，而不僅僅是編輯工作。調(diào)整好心態(tài)和認(rèn)知偏差，運(yùn)用科學(xué)的時(shí)間管理方法，不僅可以顯著提升科技期刊編輯的工作效率和質(zhì)量，還能增強(qiáng)個(gè)人的職業(yè)幸福感，實(shí)現(xiàn)自身的良性發(fā)展。

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作者：張以芳 單位：南方醫(yī)科大學(xué)南方醫(yī)院