科技期刊檔案管理有效利用

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摘要：科技期刊檔案是科技檔案重要組成內(nèi)容，是國家的知識資源與“國寶”，因此科技期刊的有效利用和管理非常重要。但就目前來看，社會在管理科技期刊方面缺乏先進的意識，科技期刊的整理、存檔和應用效率沒有充分發(fā)揮出來，也沒有引起相關(guān)部門的重視。文章就科技期刊的檔案管理和有效利用做了詳細探討，希望能為相關(guān)管理單位和人員提供一些借鑒經(jīng)驗，以此更好的提升科技期刊檔案管理及利用水平，充分發(fā)揮出它的價值。

關(guān)鍵詞：科技期刊；檔案管理；有效利用

引言

在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發(fā)表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規(guī)范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進科技事業(yè)發(fā)展，社會進步都具備十分重要的作用，應該引起我們的重視。

一、科技期刊檔案內(nèi)容及類別分析

1.技期刊檔案應收集的內(nèi)容科技期刊檔案內(nèi)容非常多且復雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：①各種請示與批復文件，包括創(chuàng)刊、停刊和復刊等；②歷屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經(jīng)營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統(tǒng)計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發(fā)行合同、印刷合同和發(fā)行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀；⑨出版后的發(fā)排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。

2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復雜、豐富的資料內(nèi)容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經(jīng)營管理、全面質(zhì)量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內(nèi)容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項政策法規(guī)、法律制度以及相關(guān)文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學術(shù)活動類、學術(shù)研究以及人才資料檔；⑤編輯業(yè)務檔案；⑥財務檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數(shù)據(jù)類檔案等等。

二、科技期刊檔案管理的重要性

1.檔案管理是科技期刊發(fā)展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現(xiàn)象，是對歷史資料、數(shù)據(jù)的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經(jīng)濟物質(zhì)成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態(tài)。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數(shù)據(jù)，全面、真實的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經(jīng)營、發(fā)展、管理過程中的具體情況?？萍计诳瘷n案的記錄蘊含非常豐富、深層次的信息資料，在總結(jié)日常工作、辦刊經(jīng)驗教訓的同時，還能成為其指導刊物，從而利用有效的資料數(shù)據(jù)，研究并開發(fā)出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質(zhì)量，刊社管理水平的重要指標。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續(xù)發(fā)展提供有效借鑒，在保障刊物穩(wěn)定、長久發(fā)展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務功能。

2.科技期刊資料是促進科技發(fā)展的基礎(chǔ)科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優(yōu)秀著名的科學家，個人的成長發(fā)展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內(nèi)外學術(shù)界引用和研究中，例如我國知名傳染病學家李賦京教授，他是國際上首先發(fā)現(xiàn)釘螺卵的專家，并在安徽省發(fā)現(xiàn)了新的釘螺物種，國內(nèi)外科學家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內(nèi)外學術(shù)研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻。此外，科技文獻資料也是促進科技發(fā)展的基礎(chǔ)。國家發(fā)展科學，構(gòu)建科學大廈必須要依托堅實的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎(chǔ)上進行深入研究和不斷前進。若科學家和研究學者能有效利用科技文獻資料，不僅能極大促進科技技術(shù)的飛速發(fā)展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費發(fā)揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學等重要的科學依據(jù)。

三、科技期刊檔案管理的主要方式

檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發(fā)展進步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實效性、規(guī)范性和科學性方向前進與發(fā)展，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)為科學、動態(tài)管理。在對科技期刊檔案進行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內(nèi)容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內(nèi)容等與期刊相關(guān)的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料。現(xiàn)如今，在科技水平和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質(zhì)版檔案資料與電子版檔案資料的協(xié)調(diào)、平行保存，這種管理方式正是當前數(shù)字化時代背景下檔案管理方式的創(chuàng)新。2008年，國家檔案局聯(lián)合教育部門制定頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學校必須對紙質(zhì)檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學術(shù)刊物、樣書出版發(fā)行的各項記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點關(guān)注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數(shù)據(jù)資料的計算機上安裝防護軟件和殺毒軟件，設(shè)置安全密碼等，并定期對數(shù)據(jù)進行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進行基礎(chǔ)的整理保存外，還必須向?qū)W校檔案室、圖書館提交紙質(zhì)資料，并加以保存?？萍计诳瘷n案管理資料作為檔案管理基礎(chǔ)內(nèi)容，其必須積極配合學校檔案管理具體要求，制定科學的檔案管理制度，對其提出詳細、準確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質(zhì)量。

四、科技期刊檔案工作管理工作

1.對下發(fā)文件進行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學會、協(xié)會等學術(shù)機構(gòu)所設(shè)立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴格遵守出版要求，同時也要嚴格遵從所屬單位的各項工作要求。科技期刊的負責人需要根據(jù)文件資料下發(fā)的年份、單位以及內(nèi)容進行分類歸檔，對下發(fā)的重要文檔需要進行備份存檔，避免由于留存時間過長出現(xiàn)文件破損問題。對于下發(fā)的行政文件需要細細瀏覽，在對其進行全面閱讀了解后，再對文件進行存儲分類。

2.對稿件相關(guān)資料進行歸檔稿件相關(guān)資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關(guān)資料進行有效分類歸檔。由于現(xiàn)階段科技期刊主要采用網(wǎng)絡采編系統(tǒng)來進行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關(guān)材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統(tǒng)對稿件資料進行檔案管理，同時也可借助專業(yè)的檔案管理軟件進行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯(lián)網(wǎng)的電腦對文件進行備份保存，同時也可選用線上數(shù)據(jù)庫進行保存。

3.對稿件財務工作資料進行歸檔科技期刊中的稿件財務主要是指辦公經(jīng)費、稿件相關(guān)經(jīng)費及其他費用。涉及到期刊經(jīng)費的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務工作的歸檔工作?？萍计诳撠熦攧展ぷ鞯墓芾砣藛T需要嚴格按照產(chǎn)業(yè)規(guī)定執(zhí)行財務紀律，對不同類型的經(jīng)費材料進行分類管理，對部分重要材料進行備份留檔，在進行工作交接過程中，需要在第三方監(jiān)督下完成交接工作。

五、科技期刊檔案有效利用的具體建議

1.增強檔案管理與利用意識規(guī)范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎(chǔ)與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領(lǐng)導者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進去，發(fā)揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發(fā)科技期刊檔案資料信息價值?？傊?，在科技期刊檔案管理與應用過程中，作為最基礎(chǔ)的因素，各個人員必須不斷增強服務意識、主動意識、發(fā)展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。

2.樹立“以人為本”理念，科學開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學習各類先進的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養(yǎng)非常重要。將科技檔案管理工作責任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點和規(guī)律，科學開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。

3.建立完善的機制，創(chuàng)新科學方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應形成一個系統(tǒng)的機制，并在不斷更新和完善中服務于日常工作?？缇庉嬋藛T和高校檔案管理人員必須積極創(chuàng)新新的管理方式，更新自己的知識內(nèi)容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉(zhuǎn)為二次開發(fā)利用，變被動服務為主動服務。在創(chuàng)新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優(yōu)化工序積極與先進技術(shù)相結(jié)合，使其朝著先進化、有序化前進。例如，應積極實現(xiàn)檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務的網(wǎng)絡化等。

4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經(jīng)驗科技期刊檔案能夠為期刊編輯部提供各項工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進行年終總結(jié)以及評刊的重要參考材料?？萍计诳瘷n案作為記錄刊物發(fā)展歷程重要載體，能夠為刊物日常管理工作的開展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經(jīng)驗。對數(shù)據(jù)檔案進行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)對其進行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發(fā)展的有利因素以及不利因素進行探究，并提出相應的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實的基礎(chǔ)。科技期刊的獲獎與選擇系統(tǒng)性材料有著極大的關(guān)聯(lián)性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創(chuàng)新提供參考。辦刊協(xié)作單位以及廣告業(yè)務檔案是科技期刊經(jīng)營模式創(chuàng)新的重要信息來源，為了實現(xiàn)對刊物客戶資源的有效穩(wěn)定，編輯部門需要利用相關(guān)檔案與刊物內(nèi)的業(yè)務單位及時進行溝通聯(lián)絡，利用科技傳媒的應用優(yōu)勢為科技期刊發(fā)展提供保障。

5.借助檔案對科技期刊辦刊資源維護網(wǎng)絡投稿系統(tǒng)的建立應用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協(xié)作辦刊單位等都是刊物的重要社會資源、學術(shù)資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家?guī)鞕n案資料，對撰稿人的科研動態(tài)進行實時跟蹤交流，同時也要對刊物內(nèi)的審稿隊伍進行優(yōu)化，實現(xiàn)與行業(yè)內(nèi)專家學生的實時跟蹤交流，實現(xiàn)對科技期刊辦刊資源的有效維護。

六、總結(jié)

綜上所述，文章通過簡單探討科技期刊檔案的具體內(nèi)容與主要方式，在此基礎(chǔ)上提出了幾點優(yōu)化檔案管理與利用工作效率的建議。筆者認為：科技期刊檔案資料的管理應重視起科技信息的開發(fā)和利用，并在此基礎(chǔ)上為其提供更多的附加服務，以此充分發(fā)揮出科技期刊的社會功能，從而激發(fā)起科技期刊在促進科技發(fā)展過程中的內(nèi)在動力和軟實力。

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作者：李華云 單位：鹽城工學院