新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理思路
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摘要：分析了新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案呈現(xiàn)出的新特點以及檔案管理工作面臨的主要問題，并從創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案管理理念、管理模式、管理手段、服務方式以及加強檔案管理人才隊伍建設等方面，闡述了如何進一步提高農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔效率和服務質(zhì)量，提升檔案利用價值，從而提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平的對策。
關鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；新常態(tài)；創(chuàng)新；管理；問題；對策
隨著我國經(jīng)濟發(fā)展步入新常態(tài)，農(nóng)業(yè)科研體制機制改革不斷深入，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展依靠科技創(chuàng)新驅(qū)動的要求越來越強烈，農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新成為發(fā)展新趨勢，農(nóng)業(yè)科技檔案也呈現(xiàn)出新特點，需要歸檔的有價值的科研材料呈爆發(fā)式增長，檔案載體多樣化，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理模式、管理手段、服務方式已經(jīng)無法滿足飛速發(fā)展的科研需求。農(nóng)業(yè)科技檔案管理需要積極適應新常態(tài)，運用新思維、新理念、新方法，增強責任意識，突出創(chuàng)新驅(qū)動，構建農(nóng)業(yè)科技檔案管理的新體系，切實為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展服務。
1新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理面臨的主要問題
1.1管理理念保守，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平的提高
農(nóng)業(yè)科研單位長期受傳統(tǒng)觀念影響，工作重心放在科研上，對檔案管理不夠重視，檔案意識普遍不強，科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，存在“為保管而保管”“看攤守庫”等舊觀念，使得科技檔案的作用未能發(fā)揮出來，無法適應新形勢的需要。檔案管理部門往往屬于單位的邊緣部門，專職檔案管理人員缺乏，兼職檔案人員往往身兼數(shù)職，根本無暇在檔案管理上尋求創(chuàng)新，墨守成規(guī)，周而復始，對檔案管理工作如何更好地服務科研工作和社會發(fā)展知之甚少，更談不上主動對檔案資源進行開發(fā)利用，促進科技成果轉(zhuǎn)化和推廣。
1.2管理模式陳舊，跟不上農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機制的步伐
目前，大部分科研院所仍延續(xù)計劃經(jīng)濟條件下傳統(tǒng)的管理模式，難以實現(xiàn)對重點科研課題檔案質(zhì)量的全面控制[1]。檔案管理部門只發(fā)揮了存儲功能，科研管理部門負責本單位的科研檔案的收集，二者的作用相分離，未形成系統(tǒng)性。但是隨著協(xié)同創(chuàng)新機制的推進，協(xié)同合作的項目越來越多，而且農(nóng)業(yè)科研工作周期較長、空間跨度大，期間會形成多種載體的檔案材料，材料往往分散在課題組成員中，他們主動上交檔案材料的意識又比較弱，在檔案收集上存在一定難度。檔案管理人員與課題組之間的溝通也不夠積極，對課題（項目）的研究進展情況、科研人員的活動情況、會議材料等的收集，缺乏系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和同步性，檔案收集的被動，造成檔案材料歸檔的不及時、不完整、不規(guī)范。因此，傳統(tǒng)收集材料的模式已無法滿足現(xiàn)代科研檔案管理的發(fā)展需求。
1.3管理手段落后，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求
傳統(tǒng)的檔案資料使用紙質(zhì)記載，存儲量大，存放空間較大，信息量大且檢索不便?，F(xiàn)階段，隨著電算化的普及，新型載體檔案尤其是電子文件所占比重將不斷上升[2]。以信息化、數(shù)字化為管理手段在檔案工作中發(fā)揮越來越大的作用。而農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設進程相對緩慢，數(shù)字化應用只停留在檔案立卷目錄的檢索上，很多科研單位的檔案管理手段還以傳統(tǒng)的手工方式對檔案進行編輯與檢索處理，檢索方法單一、速度慢、準確率低，無法滿足檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。
1.4服務方式被動，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用
隨著農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新模式的不斷發(fā)展，科研課題由單一研究內(nèi)容向大的綜合性研究方向發(fā)展，科研需要大量的、綜合性的科技信息作支撐。多年來，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員多為兼職人員，缺乏對檔案管理的系統(tǒng)性與專業(yè)性認識，檔案編研開發(fā)工作開展甚少，科技檔案信息的匱乏直接影響到科技檔案的利用。另外，檔案信息檢索傳遞方式也遠不能滿足現(xiàn)代科技檔案的利用需求。檔案服務大多為“坐等服務”，有人來查閱就提供檔案，沒人查閱就存放庫房，完全是自我封閉動式服務管理，缺乏主動性，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用。
2新常態(tài)下創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案管理的對策
2.1創(chuàng)新管理理念，提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新，首先需要一個有創(chuàng)意的思想理念[3]。要破除計劃經(jīng)濟條件下形成的思維定式，需要檔案管理工作者創(chuàng)新管理思維和觀念，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理理念，提升管理效率。同時，不斷總結新經(jīng)驗與方法，實現(xiàn)理論與科技手段上的創(chuàng)新，從而落實農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的時代性發(fā)展思路[4]。檔案管理工作者要充分發(fā)揮檔案工作的資源和技術優(yōu)勢，創(chuàng)新服務理念與服務意識，促進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
2.2創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案協(xié)同管理
農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機制的核心就是重點凝練現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的重大科技需求和重點研發(fā)任務，共同立項和組織實施國家科技計劃重點項目，將個體、分散的科研力量凝聚成為一個有機的整體，加強聯(lián)合科技攻關。隨著這種科研模式的不斷推進，科技創(chuàng)新資源進一步整合共享，科研檔案的管理模式也應隨之調(diào)整和創(chuàng)新。農(nóng)業(yè)科技檔案管理在落實原來的“三納入”“四同步”的基礎上，也要實現(xiàn)科研檔案的協(xié)同管理，實現(xiàn)科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統(tǒng)一規(guī)范，各司其職，資源共享，互相促進，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，使各科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門密切協(xié)作，對科研檔案管理工作的全過程進行有效控制[5]。項目立項后，科研管理部門可以采用預立卷方式，以項目（課題）組為單位，在科研任務書中添加檔案歸檔時間、內(nèi)容等項目[6]，由項目負責人明確專員收集科研項目過程中形成的材料，科研管理部門實時對檔案材料收集情況進行指導和檢查，當項目結題后由項目負責人審核確認后，將檔案材料統(tǒng)一送至科研管理部門把關，然后正式立卷裝訂，再交至檔案部門歸檔保管利用。這樣檔案管理滲透到項目實施的各個環(huán)節(jié)，使科研項目材料的形成和積累、整理和歸檔都處于受控狀態(tài)，確保歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)。同時，將科技檔案是否齊全作為驗收和評獎的必備條件，提高科技人員的歸檔意識，讓檔案管理部門參與到科研項目管理中來。
2.3創(chuàng)新管理手段，加強農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設
除了做好紙質(zhì)檔案的管理以外，要加強農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設。檔案信息化建設是適應社會發(fā)展的必然舉措，是農(nóng)業(yè)科技檔案管理的發(fā)展方向。研發(fā)或者購置適合本單位的科研檔案管理系統(tǒng)，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫。管理系統(tǒng)要具備適應多種文件的存儲格式，支持實時瀏覽、網(wǎng)絡檢索等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)搜集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，這樣變耗時耗力的手工操作為高效便捷的信息化處理。建立網(wǎng)絡系統(tǒng)，共享科研信息資源，把工作需要的各種資料、研究成果等科研信息資源組織起來，如按內(nèi)容構建文件、專利證書、科研獎勵證書、科研項目等檔案信息資源模塊，構建科研檔案信息化共享平臺。做好網(wǎng)上管理、傳播并提供服務，可大大縮短信息資料的處理、報送、傳遞時間。
2.4創(chuàng)新服務方式，提供農(nóng)業(yè)科技檔案多渠道服務
新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案工作中心已由“保管”向“服務”方向轉(zhuǎn)變，服務方式必須要由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變，由單一性服務向多元化服務轉(zhuǎn)變。因此，在工作中要創(chuàng)新服務機制，拓寬服務領域，提高服務水平，才能推進科研檔案工作事業(yè)的發(fā)展[7]。農(nóng)業(yè)科技檔案人員要熟悉檔案管理業(yè)務，研究農(nóng)業(yè)科學領域需求檔案的規(guī)律，了解課題研究所需檔案的服務要求，從而促進農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作的順利進行[8]。檔案人員應把握信息需求的動向，不能局限于查閱過去的資料服務現(xiàn)在的科研工作，要認真開展科技檔案編研工作，充分挖掘科技檔案的潛在價值，擴大服務范圍，積極為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科學研究、科研成果推廣等提供多渠道服務。同時，建立快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，滿足農(nóng)業(yè)科技人員對技術檔案的需求[9]。
3結語
新常態(tài)下的新目標、新任務、新要求，需要廣大農(nóng)業(yè)科技檔案工作者主動把握和積極適應。隨著社會不斷進步發(fā)展，檔案工作已不再是傳統(tǒng)意義上的簡單型勞動，而是一項復雜的、創(chuàng)新型的知識勞動。檔案工作的新常態(tài)，需要檔案部門服務的范圍越來越廣，服務質(zhì)量的要求越來越高，也就要求檔案工作的水平越來越高[10]。因此，建設一支高素質(zhì)復合型的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才隊伍尤為重要。必須要重視對農(nóng)業(yè)科技檔案專職（兼職）管理人員的專業(yè)知識培訓。農(nóng)業(yè)科技檔案工作者不僅要掌握檔案管理業(yè)務知識，還要了解農(nóng)業(yè)科技專業(yè)知識，同時還要具有現(xiàn)代信息技術應用能力，更重要的是提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高服務意識和創(chuàng)新意識，促進農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)不斷發(fā)展。
4參考文獻
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作者：肖芹 單位：江蘇省家禽科學研究所