科研單位固定資產內部控制風險淺析

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摘要:科研單位的固定資產保障了科研計劃的順利推進。科研單位能否健康、平穩的發展在很大程度上被固定資產內部控制的優劣所左右。固定資產的內部控制是否有效直接反映了科研單位的科研經費是否科學、合理進行配置和布局。所以，加強固定資產的內部控制是科研單位的重要任務，只有通過完善科研單位固定資產內部控制體系，才能夠讓固定資產最大限度地發揮使用效率，避免造成資源的浪費。文章分析了現階段我國科研單位固定資產內部控制中存在的風險，并提出了科研單位固定資產內部控制的設計方案。

關鍵詞:科研單位;固定資產;內部控制;內控設計

科技發展水平是一個國家綜合實力的重要組成部分，我國日益重視科學研究，對科研單位投入了越來越多的資金。隨著科研經費的積累，科研單位逐步增加了對精密儀器設備等固定資產的投資，固定資產總值持續增長，固定資產管理面臨諸多新的挑戰。固定資產的內部控制在資產的實際管理中一直處于薄弱環節，存在諸多問題和漏洞，難以適應科學研究的迅速發展。盡管我國科研單位固定資產的內部控制取得了比以往更大的進步，但仍有一些問題亟待解決。在這一形勢下，固定資產的內部控制需要不斷改進。

一、科研單位加強固定資產內部控制的意義

內部控制的意義在于保護科研單位固定資產的完整性，內部控制是保障財務信息真實公允的重要手段與措施。2004年，COSO委員會發表了《企業風險管理框架》，提出了基于風險管理來研究內部控制的新思路。風險是客觀存在的，是無法完全控制和避免的，風險的發生也是不確定的。但是有的風險具有一定的規律性，是可以被識別和降低的。科研單位加強固定資產內部控制，可以有效識別固定資產管理過程中的風險因素，設計內部控制制度，改善工作流程等，以最大限度降低風險，達到管理目標。

二、科研單位固定資產內部控制風險因素分析

(一)固定資產預算風險分析

預算控制是固定資產內部控制活動中的非常重要的組成部分，固定資產的預算控制主要涉及預算編制、審批和執行三個方面。科研單位編制的預算往往會超過實際需要的數額，以防止實際執行過程中科研經費不足。有些實際采購的固定資產與預算內的固定資產存在差別，實際采購的預算外的固定資產缺乏審批手續。當申請的科研經費出現剩余的情況時，有的科研人員會利用多余科研經費購買電腦等個人可以使用的物品，甚至占為己有。

(二)固定資產采購風險分析

首先，科研單位的采購訂單和采購計劃存在不合規的現象。比如，有的采購計劃沒有經過適當審批，有的采購訂單與采購計劃不符合，有的采購訂單沒有被錄入系統或在系統中被重復錄入。其次，科研單位的采購金額往往較大，采購的透明性受到質疑，可能會有腐敗的現象出現，從而無法保證采購的固定資產在價格和質量等方面是最優選擇。

(三)固定資產驗收管理風險分析

科研單位采購完固定資產后，需要經過多部門按照固定資產驗收管理制度進行檢驗測試等流程才可以驗收入庫。科研單位的固定資產在驗收時存在不合規的情況。比如，不定期檢查固定資產時，倉庫存在沒有經過驗收的資產。此外，有的固定資產的驗收單與入庫單存在缺失的情況，有的驗收單或入庫單上缺少簽名，無法確認固定資產是否按照驗收制度正常驗收入庫。

(四)固定資產處置風險分析

很多科研單位已經制定了固定資產的處置流程或制度，但是有的單位在處置固定資產時未能按照固定資產處置流程或制度執行或執行不到位，比較隨意地對固定資產進行報廢或售賣。有的部門雖然按流程或制度操作，組織專業人員對固定資產進行技術鑒定，但專業人員和使用部門存在走流程的情況，工作浮于表面，造成固定資產管理部門在處置固定資產的過程中產生損失。

(五)固定資產信息管理系統風險分析

雖然科研單位已經建立了固定資產的管理系統，但是大部分單位沒有實現固定資產的全生命周期管理，沒有建立起安全有效的簡單易操作的信息管理平臺。在資產管理過程中，因信息管理系統不完善，部分管理環節缺失，新上崗或不熟悉本單位固定資產管理的工作人員容易出現遺漏單據憑證等情況。此外，復雜的信息管理平臺容易使得管理人員對使用信息系統缺乏積極性，導致拖延工作，應付工作的情況產生。另外，不健全的信息管理系統對操作人員的專業技能、相關管理經驗提出了更多要求。科研單位存在部分固定資產長期閑置的現象，也存在缺乏某些固定資產的現象。閑置的固定資產無法被其他單位或部門調用造成國有資源的浪費。缺乏部分固定資產阻礙了科研項目的順利推進，不利于我國科研事業的健康持續發展。

三、科研單位固定資產內部控制設計

(一)加強內部環境管理

科研單位的內部環境是固定資產內部控制的基礎，加強內部環境管理主要表現為重視員工聘用、培訓、考核及培養員工的風險意識。首先，招聘資產管理及監督人員時，應重視員工的專業技能、責任感和相關工作經驗，為固定資產的內部控制奠定基礎。其次，科研單位應該定期或不定期開展業務培訓，普及固定資產內部控制的制度及業務流程，系統培訓預算編制和信息系統操作，幫助內部控制監督人員全面了解本單位的內部控制設計。再次，科研單位應切實執行績效考評制度，對負責固定資產內部控制的工作人員及負責人進行定期考核及評價，根據考核結果調整相關人員的工作內容和要求，保障內部控制質量，降低內部控制的風險。最后，科研單位應提高員工的風險管理意識，建立健全風險管控機制，將風險管控與信息管理形成聯動，及時發現風險并采取行動降低風險。

(二)加強固定資產預算編制和執行管理

固定資產的預算控制是防范風險的重要措施，是優化資源配置的重要手段。科研單位應該完善固定資產的預算管理制度，在編制下一年度或未來三年的預算前，預算編制部門應開設研討會分析之前年度的預算及其執行情況，吸取經驗教訓。此外，預算編制完成后，應該組織預算部門領導、使用固定資產的部門領導等重要的利益相關者進行針對預算的評審工作并調整預算。在預算執行的過程中，應該嚴格執行不相容崗位的相互分離，將預算編制、執行和監督等工作由不同的工作人員負責。此外，科研單位應該定期匯總預算執行情況并交由預算部門和監督部門等負責人簽字歸檔，出現異常情況時應及時查找原因并予以糾正。

(三)規范固定資產采購流程

首先，科研單位應該擬定五年期和年度固定資產采購計劃，并將計劃進行可行性分析和專家論證;通過論證后，將年度固定資產采購計劃經過授權審批，使用部門根據下一年度或下一周期的科研計劃確定需要購置的固定資產清單，并通過使用部門、固定資產管理部門、財務部門對采購清單進行審批。審批后的采購單按照順序進行編號，并由授權的采購人員簽名，將采購單同時傳送驗收部門。其次，審批通過后，固定資產管理部門負責組織采購部門進行采購工作，采購流程應該被嚴格把控。采購前，采購部門應該對供應商進行資質審核和實地考察，確定合作的供應商后，將其重要信息錄入及更新到固定資產信息管理平臺。當采購金額較大的固定資產時，可以采取公開招標競價的方式確定供應商，確保采購的固定資產在質量與價格等方面是最優選擇。當固定資產買入后，及時更新采購預算及在年度固定資產采購計劃上做好標記，避免重復購買、資源浪費等現象。最后，科研單位應做好權責分離，將采購與會計記錄的工作分配給不同部門的不同人員負責，避免固定資產流失現象的產生。

(四)規范固定資產驗收流程

驗收的時候，要求驗收人員把采購單和固定資產實物進行核對。在檢查驗收時，將固定資產與采購訂單核對，檢查采購種類是否齊全，實物型號是否與采購單一致，實物數量是否與所購數量一致，到貨時間是否符合要求等。同時申請購買固定資產的部門和質檢部門代表需要對固定資產進行測試及試運行，檢查機器設備的功能和使用狀況等情況，確認無誤后簽字確認并歸檔保存。通過驗收后，驗收人員應及時準確填寫驗收單。只有在確認固定資產的信息資料與采購單全部一致，并且固定資產可以正常使用的情況下才可以將儀器設備驗收入庫，由倉庫管理人員填寫驗收固定資產的入庫單。最后，需要將固定資產的使用權按照規定的時間或盡快轉移到使用部門，并填寫固定資產移交單。

(五)加強固定資產的儲存與保管管理

首先，固定資產在儲存時要按照說明書及廠家要求將固定資產放在適當的環境和位置，并賦予固定資產身份碼，標記于固定資產表面，方便配合其他部門的檢查復核工作。其次，科研單位應該建立固定資產管理制度和定期清查制度，通過記錄、保管、定期和不定期盤點固定資產等措施，確保固定資產的財產安全。最后，保管與采購固定資產的職責應該被分離，由不同的人員負責，可以減少資產流失的風險，確保固定資產的存在認定。

(六)規范固定資產處置流程

科研單位應參照國有資產處置管理規定和本單位實際情況，制定適合本單位的固定資產處置規定。首先，在處置之前，科研單位應組織相關專家、固定資產管理部門負責人、使用部門負責人一起對固定資產進行實物檢查以及技術鑒定并簽字歸檔。其次，經專家及相關部門負責人驗證，固定資產可以被處置后，固定資產管理部門提交審批給相關部門。再次，審批通過后，處置固定資產時，應該參考專家及相關部門負責人給出的估值及結合目前市場情況以合理的價格處置固定資產，減少固定資產處置損失。最后，設置固定資產處置清單，當固定資產處置后，及時更新到固定資產處置清單上，并做好信息記錄，配合其他部門的固定資產檢查，為賬實相符提供證據。

(七)完善信息管理系統

1．基于物聯網技術構建及優化固定資產的信息管理系統物聯網可以通過S射頻識別、二維碼、條形碼和智能傳感器等技術辨別物體的詳細信息，然后通過互聯網傳遞物體的信息，最后通過電腦等智能終端設備對有效信息進行分析處理，實現對物體的動態監測與智能控制。物聯網可以實現物、人、信息之間的互相交流。科研單位應該設計開發有效率和有效果的固定資產信息系統，且該系統應該適應科研單位固定資產管理的變化并及時調整。基于物聯網技術的固定資產管理系統覆蓋機器設備的整個生命周期，包括采購、驗收、儲存保管及處置固定資產的全部環節。通過物聯網技術，可以實現通過電腦等智能終端感知設備的使用狀態及功能，便于及時發現使用問題并解決問題。此外，基于物聯網技術的管理系統還可以感知設備的位置，方便使用人員及固定資產管理人員進行動態監測設備，同時為資產的復核工作提供便利。2．充分利用固定資產共享平臺科研單位應充分利用固定資產的共享平臺，共享已經閑置的固定資產。科研單位需要組織專業的管理人員定期對精密儀器設備等固定資產進行盤查，注明固定資產的使用狀態，使用頻率，決定是否放在共享平臺或在單位內部調撥，以防固定資產閑置現象的發生。此外，在研發過程中，科研單位有時需要使用頻率極低的固定資產，當這種固定資產的金額較大或需要使用的時間比較緊急的時候，科研單位可以借助固定資產共享平臺在單位之間或單位內部進行調撥，達到合理分配資源的效果。

(八)加強固定資產的監督管理

大部分科研單位已經制定了固定資產的內部監督制度，但是仍然需要進一步完善，才能有效降低固定資產的內部控制風險。科研單位在執行監督時可以采取常規監督與重點監督相結合的方法。固定資產的常規監督主要為內部審計部門、固定資產管理部門等進行的常規檢查。檢查結束后，匯報與總結監督結果，并針對內外部環境變化及時調整內控設計。負責檢查的部門需要獲得較為全面的內部控制執行過程中的采購單、審批單、入庫單等證據，并將這些證據按照內部控制制度與固定資產進行核對，出具審計或內部控制的意見并匯報給負責人。此外，科研單位還應組織針對風險控制的重點監督，內部審計部門或內部控制部門定期或不定期測評固定資產內部控制的風險，針對特定或重大風險進行專項監督和管控，預防重大問題的產生。監督檢查結束后，內部審計部門或內部控制部門應出具內部控制測評表并提出改進措施，同時安排復核人員來檢查改進的效果。

四、結語

隨著科研事業的不斷發展，科研單位的固定資產日益增多，種類日益復雜，科研單位管理固定資產面臨諸多挑戰。這就需要進行有效的風險評估，識別和分析固定資產的內部控制風險，嚴格把控固定資產的預算申請，合理購買和驗收固定資產，規范處置流程，優化提升固定資產的信息管理系統，并且優化共享平臺，加強內部環境和監督管理，使得固定資產效益得到全面發揮，為科研單位順利及時完成科研項目提供保障。

作者:劉玉敏 單位:西安科技大學高新學院