規(guī)范高校檔案的內(nèi)部審計(jì)論文

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一、高校內(nèi)部審計(jì)檔案的重要性分析

1.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校審計(jì)項(xiàng)目工作的完整記錄，更是審計(jì)結(jié)果的重要依據(jù)

審計(jì)工作人員通過(guò)編制底稿，將項(xiàng)目的審計(jì)過(guò)程記錄其中，并收集整理相關(guān)證明，以此為高校內(nèi)部審計(jì)復(fù)核提供憑證。同時(shí)，高校內(nèi)部審計(jì)檔案還可以為高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員了解審計(jì)具體情況提供信息資源。

2.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校后續(xù)審計(jì)工作的基礎(chǔ)依據(jù)

為了有效加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)管理工作，高校內(nèi)部審計(jì)部門不但需要在項(xiàng)目完成后對(duì)其進(jìn)行審計(jì)，而且每年都會(huì)組織開展項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制審計(jì)等工作。尤其是所屬單位領(lǐng)導(dǎo)人員由于工作調(diào)動(dòng)、退休等原因離開所在單位時(shí)，就需要對(duì)其進(jìn)行離任審計(jì)，此時(shí)，內(nèi)部審計(jì)檔案就起到了縮短審計(jì)時(shí)間、提高審計(jì)效率的作用。同時(shí)，為了提高審計(jì)質(zhì)量，針對(duì)審計(jì)結(jié)果開展整改工作，跟蹤審計(jì)也越來(lái)越受到重視，在實(shí)施跟蹤審計(jì)的過(guò)程中，高校內(nèi)部審計(jì)檔案是支持該項(xiàng)工作的不可或缺的重要參考資料。

3.高校內(nèi)部審計(jì)檔案是提升審計(jì)質(zhì)量、控制審計(jì)過(guò)程的工具

內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量控制主要是對(duì)審計(jì)報(bào)告進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)審計(jì)項(xiàng)目的若干事項(xiàng)是否清晰，證據(jù)是否可靠有效；被審計(jì)單位對(duì)于審計(jì)報(bào)告是否存在不同意見；審計(jì)報(bào)告的評(píng)價(jià)結(jié)果是否合適；對(duì)被審計(jì)單位提出的整改方案、處罰結(jié)果是否符合法律法規(guī)。因此，如果需要對(duì)內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量進(jìn)行控制時(shí)，必須依靠高校內(nèi)部審計(jì)檔案的記錄。為了切實(shí)提高高校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量，還需要對(duì)已經(jīng)完成的審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行回顧跟蹤，從審計(jì)結(jié)果中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，構(gòu)建完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理體系。

二、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作人員對(duì)于項(xiàng)目審計(jì)檔案的管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)于基建工程、維修工程的審計(jì)檔案更是嚴(yán)重忽略，通常認(rèn)為只要出具了合格的審計(jì)報(bào)告，就算完成了審計(jì)工作。審計(jì)工作人員當(dāng)完成審計(jì)任務(wù)之后，對(duì)審計(jì)資料只是簡(jiǎn)單整理，形成卷宗；尤其是部分小型項(xiàng)目審計(jì)，僅僅留存審計(jì)結(jié)果，過(guò)程資料難以實(shí)現(xiàn)完整保存。對(duì)于很多大型項(xiàng)目審計(jì)來(lái)說(shuō)，在審計(jì)工作結(jié)束后由于資料收集整理不及時(shí)，容易出現(xiàn)證明材料丟失的情況，甚至部分重要資料遭到損毀或遺失，導(dǎo)致出現(xiàn)了高校內(nèi)部審計(jì)檔案不完整的現(xiàn)象。高校內(nèi)部審計(jì)檔案是確保審計(jì)工作質(zhì)量的依據(jù)，只有不斷完善高校內(nèi)部檔案收集、整理和歸檔程序，才能真正做到回避風(fēng)險(xiǎn)，提高質(zhì)量。

2.高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理不規(guī)范

高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的不規(guī)范主要體現(xiàn)在缺少專業(yè)素質(zhì)較高的審計(jì)檔案管理工作人員，專業(yè)審計(jì)檔案管理人員的缺失，進(jìn)一步造成了審計(jì)檔案收集的不全面，很多重要的審計(jì)資料沒有按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)，大多數(shù)分散在多個(gè)項(xiàng)目工作人員手中，隨著高校人員流動(dòng)和變化，更帶來(lái)了高校內(nèi)部審計(jì)檔案資源的流失。高校內(nèi)部審計(jì)工作人員很難按照《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》中的相關(guān)要求做好審計(jì)檔案的收集、整理、立卷工作。雖然部分高校已經(jīng)專門設(shè)置了審計(jì)檔案管理工作人員，但大多數(shù)都是由圖書館管理人員、學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行兼職工作，這些工作人員沒有結(jié)合審計(jì)工作進(jìn)行專門培訓(xùn)，大部分審計(jì)檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)不夠熟悉，也不了解審計(jì)檔案管理的工作流程，造成了其工作隨意性較大，在審計(jì)檔案管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、損壞審計(jì)檔案的情況，最終形成的高校內(nèi)部審計(jì)檔案沒有任何利用和開發(fā)價(jià)值，對(duì)于內(nèi)部審計(jì)檔案也沒有專門的檔案管理存儲(chǔ)庫(kù)房，相關(guān)配套設(shè)施不全面，極其容易發(fā)生內(nèi)部審計(jì)檔案丟失、被竊的情況。

3.高校內(nèi)部審計(jì)檔案利用率不高

高校內(nèi)部審計(jì)檔案是審計(jì)過(guò)程的還原，直接反映了內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果，也是審計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員智慧的結(jié)晶。如果能夠有效地利用好內(nèi)部審計(jì)檔案，通常能起到事半功倍的效果。審計(jì)資料作為內(nèi)部審計(jì)檔案的主體，如果存在收集不完整、歸檔不規(guī)范的情況，直接影響審計(jì)檔案的利用價(jià)值。高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作中，很多審計(jì)檔案本身存在嚴(yán)重的內(nèi)容缺失、立卷錯(cuò)誤、歸檔不規(guī)范等問(wèn)題，對(duì)利用內(nèi)部審計(jì)檔案的有效性造成了深遠(yuǎn)影響。而且，高校領(lǐng)導(dǎo)層和審計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不足，不了解工作程序和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因此，在開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作中，審計(jì)檔案管理人員也不會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間精力進(jìn)行研究和學(xué)習(xí)，高校其他職能部門也很少利用審計(jì)檔案資源，進(jìn)一步造成了高校內(nèi)部審計(jì)檔案利用效率降低。

三、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理思考與建議

1.高度重視高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理

高校必須加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，高校內(nèi)部審計(jì)檔案是審計(jì)過(guò)程中形成的一系列具有重要意義和價(jià)值的材料，也是審計(jì)活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄，內(nèi)部審計(jì)檔案中記錄了審計(jì)工作由始至終的整個(gè)過(guò)程，有助于提高內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、規(guī)范審計(jì)工作流程，同時(shí)發(fā)揮了關(guān)鍵的監(jiān)督作用。而且，高校內(nèi)部審計(jì)檔案作為評(píng)價(jià)審計(jì)工作質(zhì)量的憑證，可以為高校審計(jì)機(jī)構(gòu)開展跟蹤審計(jì)、連續(xù)審計(jì)提高參考依據(jù)。因此，高校應(yīng)該注重發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案在高?？沙掷m(xù)發(fā)展中的作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重結(jié)果、輕過(guò)程的審計(jì)工作模式。高校要從多方面加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，培養(yǎng)專業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.建立高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度

首先，按照國(guó)家審計(jì)署頒布的相關(guān)法律法規(guī)制度和管理辦法，結(jié)合《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和不同高校的檔案工作流程規(guī)范，根據(jù)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作特征，制定高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度；其次，對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、修復(fù)、開發(fā)、利用等程序進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定；再次，不斷強(qiáng)化高校內(nèi)部審計(jì)檔案立卷工作人員的責(zé)任意識(shí)，實(shí)施誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)的責(zé)任到人制度；最后，制定完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案安全保密制度，對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任劃分，根據(jù)每個(gè)工作人員的職責(zé)提出具體要求，以此確保高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的切實(shí)有效。

3.加強(qiáng)審計(jì)項(xiàng)目過(guò)程資料的收集

對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案的收集和整理工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，按照國(guó)家審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》，貫徹落實(shí)“誰(shuí)審計(jì)、誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，使負(fù)責(zé)審計(jì)工作的人員在進(jìn)行審計(jì)的過(guò)程中，隨時(shí)積累審計(jì)資料，將審計(jì)過(guò)程中形成的各種載體的材料進(jìn)行完整收集，包括證明材料、立項(xiàng)材料、總結(jié)材料等，尤其是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤審計(jì)時(shí)，對(duì)基建工程量清單、招投標(biāo)文件、勘察結(jié)果記錄、工程材料價(jià)格等材料更要特別重視，這些材料都是基建工程結(jié)算審計(jì)期間不可或缺的重要材料。

4.提高審計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣、專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要業(yè)務(wù)精通、工作負(fù)責(zé)、人員穩(wěn)定的人才隊(duì)伍。高校不但要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其信息化管理、專業(yè)化管理水平，使其能夠認(rèn)真鉆研內(nèi)部審計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)，主動(dòng)接觸學(xué)習(xí)先進(jìn)的內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的需求。同時(shí)，積極開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的檢查、總結(jié)和討論活動(dòng)，邀請(qǐng)具有權(quán)威性的審計(jì)檔案管理專業(yè)學(xué)者對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5.開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案開發(fā)利用工作

為了更好地發(fā)揮高校內(nèi)部審計(jì)檔案的價(jià)值，為審計(jì)相關(guān)工作人員提供服務(wù)、為紀(jì)檢監(jiān)督部門提供證明材料、為研究分析人員提供信息資源，高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)必須促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)和利用。根據(jù)高校內(nèi)部檔案管理部門日積月累形成的大量材料，審計(jì)檔案管理工作人員應(yīng)該充分挖掘其有價(jià)值的信息資源，建立極具代表性的內(nèi)部審計(jì)案例信息庫(kù)，深入分析和研究審計(jì)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，提出有效的解決措施和意見，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持，真正體現(xiàn)高校內(nèi)部審計(jì)檔案資源的價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作是高校正常運(yùn)行中不可缺少的組成部分。目前，高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作逐漸得到了社會(huì)各界和高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，不斷加強(qiáng)和創(chuàng)新內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法，有助于高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)更好地履行職責(zé)，為高校經(jīng)濟(jì)管理的可持續(xù)發(fā)展提供支持，本文提出的一系列高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法和措施，其實(shí)施過(guò)程不但是審計(jì)檔案管理工作人員的職責(zé)，更是高校領(lǐng)導(dǎo)干部的重大責(zé)任。

作者：?jiǎn)挝?廊坊師范學(xué)院 杜秀敏 李明逢