林業科技檔案管理的特點及強化對策
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在林業科學技術研究過程中，產生了大量具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，通過對這些文件材料的整理、歸檔，便形成了林業科技檔案。林業科技檔案承載著林業科研和林業工作的發展歷程，貯藏著豐富的林業科技信息資源，是林業科研工作的寶貴財富，是推動綠色崛起的技術支撐，是國家生態文明建設的重要組成部分，收集、整理、編目、保管、統計、利用林業科技檔案對推動林業科技發展至關重要。
1林業科技檔案的主要特點
1．1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1．2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1．4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2．4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3．1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4．1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4．3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4．4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4．6完善檔案管理體系
在科研項目過程中，由于項目周期長，涉及的部門廣、參與的人員多，因此，為確保歸檔材料系統、完整、準確，就必須逐步建立完善的檔案管理體系，并在科研業務部門指定一名責任心強、業務素質高的科技人員擔任兼職檔案管理員，加強日常檔案的收集、整理。
作者：丁英萍 單位：咸寧市林業科學院
