小議林業(yè)科技檔案的運(yùn)用及保護(hù)

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林業(yè)科技檔案的利用

林業(yè)科技檔案利用工作，是指采用多種有效的方式，直接提供林業(yè)科技檔案及其信息加工材料，及時、準(zhǔn)確地滿足用戶對林業(yè)科技檔案信息的利用需求。檔案利用工作是檔案工作的目的、歸宿和中心任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會服務(wù)的直接手段。

1林業(yè)科技檔案提供利用的主要方式

（1）閱覽服務(wù)。設(shè)立閱覽室，接待查閱檔案是開展林業(yè)科技檔案利用工作最主要、最傳統(tǒng)的方式。閱覽室查閱檔案是利用者根據(jù)需要到檔案館（室）現(xiàn)場查閱有關(guān)檔案原件，隨即歸還。由于林業(yè)科技檔案多為單份、孤本甚至稀本，有的內(nèi)容還具有機(jī)密性，因此一般不能外借，主要應(yīng)在閱覽室內(nèi)查閱使用。提供閱覽服務(wù)，一方面便于檔案的保護(hù)和保密，另一方面可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免一人借出而影響多人使用。

（2）外借服務(wù)。在某些特殊情況下，為了照顧利用者的工作方便，有的林業(yè)科技檔案可以適當(dāng)從檔案館（室）借出使用。但對于檔案的外借，必須有嚴(yán)格的制度及批準(zhǔn)手續(xù)，并嚴(yán)格控制借檔單位、檔案的形式與種類、借出的時間。在借檔單位上，一般以本單位內(nèi)部為主；在檔案形式與種類上，有復(fù)制件的盡量不借原件，對于特別珍貴與殘破損的檔案不能外借原件；在借出時間上，不宜過長，到期不還的應(yīng)當(dāng)催還。以《湖北省林業(yè)科學(xué)研究院科研檔案管理制度》為例，明確規(guī)定科研檔案一般不外借，因特殊情況需外借的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并于一周內(nèi)歸還。

（3）復(fù)制供應(yīng)。根據(jù)檔案原件提供各種復(fù)制件，是林業(yè)科技檔案提供利用的1種重要方式。復(fù)制供應(yīng)，既有單份文件和圖紙的復(fù)制供應(yīng)，也有全套文件與圖紙的配套復(fù)制供應(yīng)［2］。復(fù)制供應(yīng)具有十分明顯的優(yōu)勢：①為林業(yè)科技檔案及林業(yè)科技成果的廣泛利用創(chuàng)造了條件；②保障了檔案原件的安全與完整；③可以根據(jù)檔案文件的機(jī)密程度和利用對象，有選擇地制發(fā)復(fù)制件。

（4）咨詢服務(wù)。咨詢服務(wù)是指檔案人員以林業(yè)科技檔案信息為依據(jù)，為利用者解答有關(guān)檔案狀況或有關(guān)科學(xué)技術(shù)內(nèi)容的1種服務(wù)方式。咨詢服務(wù)必須立足于庫藏林業(yè)科技檔案，并借助相應(yīng)知識或手段。當(dāng)利用者需要了解林業(yè)科技檔案信息的儲存狀況時，可以直接通過向檔案人員咨詢獲取所需信息；而當(dāng)利用者需要對某些林業(yè)科學(xué)技術(shù)問題進(jìn)行咨詢時，咨詢服務(wù)可以在一定范圍內(nèi)為其進(jìn)行介紹或解答，在某種程度上可避免進(jìn)一步查找檔案原件。

2林業(yè)科技檔案利用工作的特定要求

（1）針對性要求。林業(yè)科技檔案直接形成于林業(yè)科技、生產(chǎn)活動之中，其管理與開發(fā)利用的最終目的都是為了服務(wù)于林業(yè)科技、生產(chǎn)活動。因此，林業(yè)科技檔案的利用必須具有很強(qiáng)的針對性，要直接針對林業(yè)科技、生產(chǎn)活動的客觀需要展開，直接針對相關(guān)林業(yè)科技人員、管理人員及領(lǐng)導(dǎo)的利用需求進(jìn)行。

（2）可控制性要求。林業(yè)科技檔案的信息內(nèi)容屬于內(nèi)部信息，在一定時間和范圍內(nèi)都帶有一定的技術(shù)機(jī)密性，某些林業(yè)科技檔案內(nèi)容還會涉及到國家科技機(jī)密或相關(guān)主體的技術(shù)專利。因此，在選擇林業(yè)科技檔案利用方式時，應(yīng)當(dāng)遵循可控制性要求，對檔案信息內(nèi)容、用戶及時間等因素進(jìn)行控制。

（3）時效性要求。由于當(dāng)代林業(yè)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展十分迅猛，林業(yè)科技成果層出不窮，林業(yè)科技工作者需要及時高效地獲取有關(guān)檔案信息，以滿足發(fā)展林業(yè)科技的需要。因此，林業(yè)科技檔案的利用必須堅持時效性的要求，即在最短的時間內(nèi)，輸出最大數(shù)量和最高質(zhì)量的林業(yè)科技檔案信息，使林業(yè)科技檔案的利用做到及時和準(zhǔn)確。

林業(yè)科技檔案利用中的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

知識產(chǎn)權(quán)是指人們對于自己的智力活動創(chuàng)造的成果和經(jīng)營管理活動中的標(biāo)記、信譽(yù)，依法享有的權(quán)利。而林業(yè)科技檔案是直接記述和反映林業(yè)科技、生產(chǎn)活動的文件材料，是重要的林業(yè)科學(xué)技術(shù)信息資源，也是維護(hù)單位和個人經(jīng)濟(jì)利益、保障知識產(chǎn)權(quán)的一項重要內(nèi)容和依據(jù)。

1林業(yè)科技檔案與知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系

（1）林業(yè)科技檔案的內(nèi)容屬于知識產(chǎn)權(quán)范疇。林業(yè)科技檔案是在林業(yè)科技、生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的，以林業(yè)科技成果為主要信息內(nèi)容。而林業(yè)科技成果是林業(yè)科研工作者腦力勞動的成果，屬知識產(chǎn)權(quán)范疇，可以在林業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域轉(zhuǎn)化為有形的物質(zhì)產(chǎn)品，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

（2）林業(yè)科技檔案是知識產(chǎn)權(quán)的載體之一。知識產(chǎn)權(quán)的客體是智力成果，是人類腦力勞動的產(chǎn)物，屬于無形財富，本身不具有物質(zhì)形態(tài)，不占有一定的空間，客觀上無法為人們所占有，所以權(quán)利人為了實(shí)現(xiàn)其物質(zhì)和精神權(quán)利，需要將這種無形的東西體現(xiàn)于一定的物質(zhì)載體上，通過有形的載體為人們感知和了解［3］。智力成果的物質(zhì)載體十分廣泛，既可以是實(shí)物，也可以是文字、圖表。因此，在林業(yè)科技成果形成過程中產(chǎn)生的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，既是智力成果的重要物質(zhì)載體，也是構(gòu)成林業(yè)科技檔案的重要內(nèi)容。

（3）林業(yè)科技檔案是知識產(chǎn)權(quán)交易的媒介。林業(yè)科技檔案記錄了林業(yè)科技成果從準(zhǔn)備、研究試驗到成熟定型的全過程，是林業(yè)科技成果的主要載體。無論是專利技術(shù)還是非專利技術(shù)，都完整地記錄在林業(yè)科技檔案中。而林業(yè)科技成果作為知識產(chǎn)權(quán)的范疇，可以進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)交易。因此，在林業(yè)技術(shù)或科技成果轉(zhuǎn)讓中，林業(yè)科技檔案便成為不可或缺的重要媒介，通過對檔案的轉(zhuǎn)讓，就能實(shí)現(xiàn)技術(shù)或成果的轉(zhuǎn)讓。

2林業(yè)科技檔案利用中存在的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題

（1）收集不全導(dǎo)致檔案缺少核心內(nèi)容。由于林業(yè)科技工作周期普遍較長，項目參與人員較多，各類科技文件材料容易分散在個人手中，導(dǎo)致林業(yè)科技檔案的形成時間長、分布范圍廣泛，給收集工作帶來一定的難度。在實(shí)際工作中，科技人員往往只重視林業(yè)科學(xué)研究與科技成果的推廣，而忽視了科技文件材料的形成、積累和向檔案部門移交歸檔。甚至存在只移交一般性材料而將關(guān)鍵性材料留下的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案的完整與質(zhì)量，也使林業(yè)科技檔案喪失了實(shí)際價值，不利于今后查考利用，也不利于技術(shù)儲備和成果的繼承發(fā)展。

（2）保密過嚴(yán)導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)自然流失。保密只是把檔案的使用相對地限制在一定范圍之中，并且這種限制應(yīng)該隨時間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化。保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的作用。但在實(shí)際工作中，存在過分強(qiáng)調(diào)林業(yè)科技檔案涉密性，把檔案保護(hù)與利用對立起來的現(xiàn)象。因為害怕開發(fā)利用會泄漏技術(shù)秘密，把本可以公開利用的林業(yè)科技檔案加以保密，致使檔案得不到充分利用，從而導(dǎo)致林業(yè)科技檔案開發(fā)利用過程的知識產(chǎn)權(quán)自然流失，科技檔案保障知識產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實(shí)現(xiàn)。

（3）保密不嚴(yán)導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)遭到破壞。由于1個林業(yè)科研項目涉及的部門、人員較多，且林業(yè)科技檔案的利用日益增多，如果知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識不強(qiáng)、制度不健全或執(zhí)行不力，極容易因保密不嚴(yán)導(dǎo)致核心技術(shù)的泄露，從而使知識產(chǎn)權(quán)遭到破壞。

3在林業(yè)科技檔案利用過程中保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的方法

（1）建立健全林業(yè)科技檔案管理制度。林業(yè)科技檔案的利用，離不開檔案管理制度的支持，而科技檔案開發(fā)利用的過程也是知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)過程。因此，建立健全林業(yè)科技檔案管理制度，是做好林業(yè)科技檔案利用工作、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的根本保障。相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國家有關(guān)檔案、知識產(chǎn)權(quán)的法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善林業(yè)科技檔案管理制度，從而保證科技檔案的利用工作有章可循，實(shí)現(xiàn)林業(yè)科技檔案利用工作合理合法、健康有序地發(fā)展。

（2）提高知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識。對林業(yè)科技檔案的利用必然涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題，必須分清林業(yè)科技檔案中哪些是受知識產(chǎn)權(quán)法保護(hù)的，哪些是屬于知識產(chǎn)權(quán)法保護(hù)范圍以外的。要切實(shí)提高林業(yè)科技檔案管理部門及林業(yè)科技人員的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)人的合法利益，避免不必要的知識產(chǎn)權(quán)糾紛和損失。在利用林業(yè)科技檔案過程中，檔案形成者及提供者應(yīng)注重對自身權(quán)利的保護(hù)，按有關(guān)規(guī)定及保密程度提供閱覽、外借、復(fù)制及咨詢等服務(wù)；檔案利用者則應(yīng)尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)，避免直接或間接侵犯他人權(quán)利。

（3）加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度。由于檔案價值的實(shí)現(xiàn)具有時效性，即在一定時期內(nèi)對利用者是有價值的，超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。因此，要加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度，及時地開發(fā)林業(yè)科技檔案信息資源，并積極地提供利用，實(shí)現(xiàn)解決林業(yè)生產(chǎn)、科技活動中的問題，防止可以得到利用的林業(yè)科技檔案因提供過晚而喪失部分或全部價值，從而防止知識產(chǎn)權(quán)的自然流失。

（4）正確處理林業(yè)科技檔案利用與保密之間的關(guān)系。林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。因此，要正確處理檔案利用與保密間的關(guān)系，根據(jù)工作需要和保密規(guī)則，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級，擴(kuò)大利用范圍，減少繁雜手續(xù)。①要堅持必要的檔案保密制度，在檔案利用時加強(qiáng)保密工作，做到不泄露技術(shù)秘密；②要在遵守保密制度的前提下，采取各種手段加強(qiáng)對林業(yè)科技檔案信息的利用，充分發(fā)揮林業(yè)科技檔案的作用。（本文作者：陳曉瑚、張麗 單位：湖北省林業(yè)科學(xué)研究院、中國林產(chǎn)工業(yè)公司）