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[摘要]隨著我國經濟的飛速發展和信息技術的空前發展,互聯網技術已應用于各行各業,會計電算化也創新應用于事業單位的檔案管理中。會計電算化的檔案管理已成為事業單位會計工作的一部分內容,且會計電算化檔案管理對會計工作具有十分重要的意義,其改變了傳統紙質檔案的方式,使會計電算化檔案管理讓事業單位的檔案信息有了一個全新的形式。本文從會計電算化條件下事業單位檔案的特點入手,通過分析會計電算化條件下事業單位保存檔案時存在的問題,探究了會計電算化條件下事業單位檔案管理的措施和方法。
[關鍵詞]會計電算化;事業單位;檔案管理
進入21世紀以來,我國的信息化水平迅速發展,我國的事業單位開始對會計電算化檔案進行管理,且會計電算化使檔案管理數據更加準確,還能更好的節省紙質資源,節約資源,節省時間。而傳統的人工管理檔案容易造成檔案數據的丟失;會計電算化對檔案的管理彌補了傳統檔案管理的不足之處,但在電算化應用過程中,由于管理原因也帶來一些問題。因此,本文結合會計電算化在檔案管理中的特點以及存在的不足,探究如何更好的使用會計電算化進行檔案管理。
1會計電算化檔案的特點
1.1會計電算化檔案的范圍和存儲載體擴大
會計電算化檔案在檔案保存上發生了很大的變化,電算化檔案一般是通過打印機的打印或者是硬盤進行保存。會計電算化檔案和傳統紙質檔案在保存形式上有了很大的變化,會計電算化檔案對事業單位的檔案要求是要有內部的電子檔案,同時要能打印出紙質檔案,通過兩種形式的管理有利于檔案的安全。
1.2電算化檔案保管的要求提高
電子檔案管理需要在一定的條件下,有安全的保存空間,有存儲介質的保障,有存儲的有效期限,只有這三個條件都充分具備后,才能更好地進行會計電算化檔案管理。傳統的檔案管理是直觀的,但電算化檔案是依賴于計算機對資料進行保存的,會計電算化檔案的保存應該與會計的其他內容一樣進行保存,為了方便查詢,還要對會計電算化檔案進行妥善保存,并在合理的有效期內進行使用。
1.3會計電算化檔案保密的要求提高
我國事業單位在性質上是不同于其他私人企業的,事業單位從事的工作具有一定的特殊性,事業單位的檔案和其他單位檔案相比保密性要求更高,所以,事業單位對檔案的管理要求更高,重要性更高。進行會計電算化檔案管理時,要按照會計其他工作的要求,無論是在保存介質、保存期限還是保存空間上,都應重視保密性。
2會計電算化檔案管理存在的問題
2.1管理制度不健全
事業單位在進行會計電算化檔案管理后,對會計電算化提出了更高的要求,增加了會計工作的內容。但是實際工作中,事業單位對檔案管理的重視程度不夠,對會計電算化檔案的應用只是在形式上進行了改變,對檔案管理的處理工具發生了變化后,很多內容還是沿用傳統的會計系統進行管理,對檔案管理并沒有采用有效的措施和方法進行保管,且對會計電算化檔案管理的工作人員沒有明確規定其責任,因此,存在保管不當、工作人員管理意識不高的現象,最終導致電子檔案的損壞。
2.2紙質會計檔案保管期限不合標準
一般情況下,事業單位對檔案打印都采用一般的針式打印,經過較長時間后紙質檔案資料容易褪色且變得模糊不清,嚴重影響使用。一般情況下,使用針式打印機打印的會計檔案會在7年或8年后變得模糊不清,為了安全起見,事業單位應采用必要的措施進行保護。
2.3會計電算化檔案管理人員素質不高
相對傳統的檔案管理人員,對會計電算化檔案管理沒有太多的經驗,對檔案的認知依舊停留在傳統檔案管理的認知上,會計工作人員對檔案管理不夠了解,會計電算化檔案管理人員素質不高,不能將檔案與會計電算化工作相結合,不能對會計電算化檔案的相關數據進行及時備份,影響事業單位財務管理的發展。
3會計電算化檔案管理的具體措施
3.1加強會計檔案管理制度
事業單位要建立和完善會計電算化的保管制度,并通過規章制度明確規定會計電算化檔案管理人員的工作職責,加強對檔案的管理,確保會計電算化檔案數據的及時備份和保存。
3.2建設會計電算化硬件設施
針式打印機打印文件的保存時間相對較短,因此,事業單位應重視對打印機設備的改進,配備清晰的激光或者噴墨打印機,使打印文件的保存時間更長,字跡更加清晰。事業單位對會計電算化的工作軟件應進行定期維護和更新,通過互聯網,保證系統的安全可靠性,避免檔案內容的泄露。
3.3培養高素質的會計檔案工作人員
事業單位應對會計工作人員進行系統的培訓,并進行定期考核,從而提高工作人員的專業素質和水平。事業單位可以組織相關知識講座或者見面交流會,通過多種形式的活動,提高會計工作人員的專業技能,提高檔案管理工作的效率,從而有效進行檔案管理和檔案保存工作。
4結語
隨著時代的發展和信息技術的不斷革新,我國事業單位會計電算化檔案工作還需加強和完善,且在傳統檔案管理對會計電算化檔案管理還存在影響下,事業單位要針對會計電算化檔案的特點和存在的問題,完善會計電算化檔案管理制度,更新會計電算化檔案的硬件設備,提高會計電算化檔案會計工作人員的綜合素質,還要充分結合事業單位會計電算化檔案的重要性,進行妥善保管,確保檔案的保密性和安全性,以便更好地為事業單位會計工作提供服務
主要參考文獻
[1]王茂林.事業單位會計電算化檔案管理[J].科協論壇,2008(4).
作者:朱紅霞 單位:濰坊市濰城區民政局