會計電算化應(yīng)用問題分析

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［提要］本文首先對我國目前應(yīng)用會計電算化在實務(wù)中遇到的問題進行詳細分析；然后提出解決方法和建議；最后展望會計電算化系統(tǒng)的未來。

關(guān)鍵詞：會計電算化；審計；內(nèi)部控制

一、會計電算化在應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)與風(fēng)險

會計電算化是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要組成部分，管理信息系統(tǒng)是財務(wù)、業(yè)務(wù)和人事等信息系統(tǒng)的有機結(jié)合。一個企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的實施過程，由于企業(yè)自身原因與外部環(huán)境的影響和財會工作自身的特點，使現(xiàn)階段我國會計電算化工作實施過程中存在著諸多問題，分析如下：

（一）會計電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的挑戰(zhàn)。使用會計電算化之后，內(nèi)部控制的目的沒變，某些手工內(nèi)部控制行之有效的組織措施和規(guī)章制度在沿用。但是，會計業(yè)務(wù)統(tǒng)一由計算機完成，雖然在一定程度上減少了差錯的可能性，但這種集中處理數(shù)據(jù)的方式不但使數(shù)據(jù)處理的手段、數(shù)據(jù)存儲的形式發(fā)生了變化，而且也帶來許多風(fēng)險，使內(nèi)部控制制度失效。這些風(fēng)險主要表現(xiàn)在：

1、不適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)設(shè)計。我國目前許多電算化系統(tǒng)是由用戶單位財會人員與協(xié)作單位計算機技術(shù)人員合作開發(fā)的，雙方的交流存在問題。一方面是計算機人員對財會業(yè)務(wù)不熟悉，可能在沒有全部弄懂用戶要求前就開始設(shè)計；另一方面用戶可能缺乏必要的電腦知識，因而難以清楚表達其需求。這樣，設(shè)計出的系統(tǒng)，就很難真正符合用戶要求。在試運行后，才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)不適用。

2、錯誤的連續(xù)性、數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)的局限性。手工會計作業(yè)由于從憑證到日記賬、明細賬、總賬均由不同人員計算登錄，并定期核對，所以幾個人同時出錯的可能性較小。而電算化會計信息系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)由于都源于憑證，只要一次輸入原始數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會自動進行多項處理，故一旦出錯，將引發(fā)登日記賬、明細賬及總賬直至報表輸出等一系列錯誤。與手工存儲數(shù)據(jù)主要是紙質(zhì)材料不同，電算系統(tǒng)中數(shù)據(jù)文件的存儲介質(zhì)大多是磁性材料，如磁盤、磁帶等。存儲在上面的數(shù)據(jù)文件只有經(jīng)過相應(yīng)的設(shè)備方可閱讀，其直觀性較差，并且修改、擦除和拷貝，均不會留下痕跡；此外，磁性介質(zhì)在受熱、受潮、彎曲或強電磁場等的影響下都會損壞。由此可能造成會計信息的丟失，這是電算化會計信息系統(tǒng)的又一風(fēng)險。

3、會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性。財務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性。使用電算化后，數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，使數(shù)據(jù)的共享程度更高。如果沒有相應(yīng)的控制措施，未經(jīng)授權(quán)的人員可以輕而易舉地利用電腦指令游覽所有文件，某些數(shù)據(jù)可能被不法分子很方便的拷貝，甚至非法篡改或損毀，而不留下任何痕跡。除了數(shù)據(jù)高度集中會帶來以上風(fēng)險外，電算化的另一威脅來自責(zé)任的高度集中；在電算化會計信息系統(tǒng)中，原始數(shù)據(jù)提交給電腦后，全部責(zé)任將集中于電腦系統(tǒng)處理，再沒有經(jīng)手人負責(zé)。因此，一旦處理過程中出現(xiàn)紕漏，將無法追查責(zé)任人員。

4、會計電算化舞弊。會計電算化舞弊主要表現(xiàn)在未經(jīng)授權(quán)的軟件調(diào)用或修改，其方法主要有以下幾點：篡改輸入是最常用的手法，該方法通過在經(jīng)濟數(shù)據(jù)錄入前或加入期間對數(shù)據(jù)做手腳來達到個人目的；篡改文件是指通過維護程序來修改或直接通過終端來修改文件中的數(shù)據(jù)；篡改程序是指通過對程序做非法改動，以達到不法的目的；違法操作是指操作人員或其他人員不按操作規(guī)程或不經(jīng)允許上機操作；篡改輸出是通過非法修改、銷毀輸出報表、將輸出報表送給公司競爭對手、利用終端竊取輸出的機密信息等手段來達到作案的目的。系統(tǒng)的操作與維護是嚴格按文檔說明進行，而數(shù)據(jù)的處理是按設(shè)計好的程序運行。如果系統(tǒng)缺乏有效的控制，未經(jīng)授權(quán)的人可能非法調(diào)用系統(tǒng)，甚至篡改程序，以達到他們犯罪的目的。

（二）會計電算化應(yīng)用給審計帶來的風(fēng)險。會計電算化應(yīng)用技術(shù)和范圍的不斷擴展，給獨立審計工作帶來了風(fēng)險。審計風(fēng)險是指財務(wù)報表存在重大錯報而注冊會計師發(fā)表不恰當(dāng)審計意見的可能性。審計風(fēng)險由重大錯報風(fēng)險和檢查風(fēng)險構(gòu)成。而給審計帶來的風(fēng)險有以下幾方面：

1、電算化系統(tǒng)控制風(fēng)險。在手工記賬條件下，對內(nèi)部財務(wù)的控制是由人與人之間的互相監(jiān)督和控制實現(xiàn)的，而采用會計電算化后，這種監(jiān)督和控制主要表現(xiàn)為人和機器的互相控制，但以對機器的控制為主。由于審計對象和內(nèi)容的改變，審計人員的審計難度大大增加，因為他們?nèi)狈ο鄳?yīng)的計算機系統(tǒng)知識，一旦測試不出會計軟件內(nèi)部控制的缺陷將會給后面的審計工作造成很大的誤導(dǎo)，使審計效果大打折扣，審計結(jié)果的偏差性也大大提高，從而也增加了些審計風(fēng)險。

2、系統(tǒng)程序風(fēng)險和人員操作風(fēng)險。隨著新的編程工具的出現(xiàn)以及會計軟件的進一步成熟和深化，一些會計軟件在不斷升級，而會計軟件不能跟上形勢。因此，審計軟件采取的相應(yīng)升級措施相對滯后，有可能對歷史數(shù)據(jù)的提取出現(xiàn)差錯，使審計過程中的實質(zhì)性測試只能依靠歷史文檔記錄，不但降低了審計效率，也增大了審計風(fēng)險。另外，審計軟件的不完善導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲故障，使審計數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常錯誤成為可能。還有由于審計人員對開發(fā)工具的了解少和技術(shù)人員對審計的不熱悉，也會造成審計軟件升級節(jié)奏跟不上電算化的更新節(jié)奏。從而會使開發(fā)的審計軟件功能具有局限性，帶來審計風(fēng)險。

（三）會計電算化自身管理制度不完善。會計電算化管理制度不健全會計電算化對會計核算、管理方法等產(chǎn)生了一系列的不良影響。目前沒有一套相應(yīng)完善的規(guī)章制度來規(guī)范和管理，來保證硬件、軟件的安全運行。單位各級領(lǐng)導(dǎo)和會計人員沒有把電算化管理制度完善并落實到會計電算化工作上，也沒有使電算化納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。沒有完善會計電算化系統(tǒng)的操作管理制度，沒有健全的軟、硬件系統(tǒng)管理制度以及會計電算化工作下的檔案管理制度。

二、解決措施與對策

（一）電算化下企業(yè)內(nèi)部控制完善建議。反映和控制是會計的兩大基本職能。可是由于某些原因，現(xiàn)代會計的反映職能發(fā)揮得比較好，一般處于“講的不多，做的更少”的狀態(tài)。以網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟為核心的新經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，對會計信息化的內(nèi)部控制提出了許多新要求。

1、內(nèi)部控制應(yīng)具有集成性。首先，用戶單位財會人員與協(xié)作單位計算機技術(shù)人員合作開發(fā)的，雙方的交流一定要充分，確保軟件開發(fā)沒有問題。其次，會計信息化后，大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)各個管理子系統(tǒng)直接采集，并通過公共接口與有關(guān)外部系統(tǒng)相聯(lián)結(jié)，直接生成會計信息，會計數(shù)據(jù)處理呈集成化趨勢。與之相對應(yīng)，內(nèi)部控制也要求采用集成化的思路，例如以前管理軟件都是針對部門級的應(yīng)用而設(shè)計的，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、部門與部門之間信息流通不暢。流程控制型企業(yè)管理軟件把企業(yè)作為一個整體，強調(diào)財務(wù)系統(tǒng)、制造系統(tǒng)、購銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)以及決策支持系統(tǒng)的整體應(yīng)用，這些系統(tǒng)之間采用整合式設(shè)計，數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)資金流、物流和信息流統(tǒng)一。此時的內(nèi)部控制設(shè)計也要有集成性的特點，例如軟件控制、硬件和數(shù)據(jù)控制、崗位控制、檔案管理控制、輸入控制、處理控制、輸出控制等需要相互結(jié)合。

2、內(nèi)部控制應(yīng)將安全性放在優(yōu)先地位。實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任。信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化面臨的最突出問題就是安全問題。首先，互聯(lián)網(wǎng)所依托的體系是開放式的，要建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施；其次，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的最新發(fā)展是電子商務(wù)，電子商務(wù)涉及到許多電子單據(jù)、電子貨幣等，也是很容易受到不法攻擊的地方，要建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料實行多級備份；再次，會計信息化必將使財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)一體化，企業(yè)的經(jīng)營管理活動幾乎完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓將嚴重影響企業(yè)的整體運作；最后，建立進入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制，加強數(shù)據(jù)的保密和保護。

（二）加強會計電算化環(huán)境下的審計對策。隨著電算化的發(fā)展，越來越多的企業(yè)在應(yīng)用電算化進行業(yè)務(wù)管理和財務(wù)處理。要遵守審計準則的要求，保證審計的質(zhì)量，審計人員要好兩個方面的工作：

1、正確評審被審計單位的電算化系統(tǒng)

（1）對電算化系統(tǒng)的風(fēng)險進行分析。審計人員要確立正確的風(fēng)險意識，對相關(guān)控制的有效性進行審查評價并作出相應(yīng)的決策。如是否需要聘請IT審計專家參加審計，IT系統(tǒng)對被審計單位以及每一會計領(lǐng)域風(fēng)險評估的影響；是否使用計算機輔助審計技術(shù)以支持審計，訪問和分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)使用何種工具最合適；對被審計單位的計算機控制系統(tǒng)的信賴程度等。審計人員應(yīng)當(dāng)將這些內(nèi)容在編制審計計劃中予以考慮。

（2）對電算化系統(tǒng)進行評審。首先，對被審計單位電算化系統(tǒng)背景信息的評審，目的是為了弄清和收集被審計單位電算化系統(tǒng)硬件和軟件的基本情況。背景信息評審主要有：被審計單位電算化業(yè)務(wù)的規(guī)模；IT硬件和聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)復(fù)雜性；被審計單位電算化系統(tǒng)取得的方式；有關(guān)電算化系統(tǒng)的歷史；計算機系統(tǒng)及其處理事務(wù)的敏感領(lǐng)域；系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)管理情況等。其次，對電算化控制環(huán)境的評審，目的是為了確定電算化系統(tǒng)總體控制環(huán)境中控制強弱的風(fēng)險。控制環(huán)境評審主要有：對計算機部門、系統(tǒng)軟件和IT硬件中的控制措施進行評審；物理訪問和邏輯訪問的控制以及操作控制；變更管理程序；外部IT服務(wù)提供商的使用；用戶自行開發(fā)和運行的應(yīng)用程序的控制。最后，對電算化系統(tǒng)應(yīng)用程序的評審，其目的是為了檢查存在于財務(wù)應(yīng)用程序中的控制措施、內(nèi)部控制以及審計風(fēng)險。確定每個應(yīng)用程序的審計風(fēng)險水平，決定對應(yīng)的審計方法。對應(yīng)用程序的評審主要有：應(yīng)用程序的可審計性、文檔管理情況、應(yīng)用程序的安全狀況、輸入控制、數(shù)據(jù)傳輸控制、處理控制、輸出控制、常規(guī)數(shù)據(jù)控制等。

2、制定合理的電算化會計審計程序

（1）內(nèi)部控制的初步審查和結(jié)果評價。首先了解被審計單位的基本情況。一方面查閱上一期的審計底稿資料；另一方面查閱會計電算化系統(tǒng)的基本資料并總結(jié)出被審計系統(tǒng)的特點。其次通過了解被審計單位的基本情況，可選擇安排有計算機審計經(jīng)驗的注冊會計師擔(dān)任項目負責(zé)人，組成審計小組。審計小組根據(jù)被審計企業(yè)的特點準備審計軟件。

（2）符合性測試階段、用戶補償控制的測試和實質(zhì)性測試。符合性測試階段的目標是尋找證據(jù)確定計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是否在發(fā)揮作用，以及實際存在的控制制度是否可信賴。在這一步驟審計人員基本上是用電算化輔助收集證據(jù)和驗證審計計劃中已提出的各項控制制度是否可依賴。符合性測試的方法有：模擬數(shù)據(jù)測試法、用計算機審計軟件重新處理法、隨機抽樣測試法。實質(zhì)性測試階段的目標是取得充分的證據(jù)，使審計人員作出最后的判斷：計算機系統(tǒng)在各重大方面是否偏離公允性或存在哪些弱點。審計人員指出在審計報告中系統(tǒng)是否在各重大方面存在不公允。所關(guān)注的問題包括：現(xiàn)有控制系統(tǒng)是否存在著某些弱點，系統(tǒng)已造成哪些損失或?qū)硎裁磽p失，現(xiàn)有計算機系統(tǒng)是否高效率和高效益等。

（3）全面評價和編制審計報告。全面評價的目的是將審計小組的各成員所收集的審計證據(jù)和初步評價結(jié)果進行綜合，篩選出重要的證據(jù)和主要的問題，將這些問題和證據(jù)作為重點進行綜合評價。評價的范圍包括會計報表的公允性、內(nèi)部控制的健全性和有效性以及會計電算化系統(tǒng)的效率性和效益性。在評價結(jié)果的基礎(chǔ)上，根據(jù)審計委托人的要求編制客觀公正的審計報告和管理建議書。

（三）完善會計電算化管理制度以及相關(guān)法律法規(guī)

1、建立健全完善的會計電算化管理制度。完善的會計電算化管理制度是會計電算化高效實施的前提。內(nèi)容主要包括：（1）人員管理制度和操作管理制度。主要是實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，明確各職能組及各成員的職責(zé)、任務(wù)。有操作權(quán)限的會計按照操作規(guī)程進行工作；（2）數(shù)據(jù)管理制度和系統(tǒng)維護制度。主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程；系統(tǒng)維護任務(wù)，系統(tǒng)軟件硬件的維護、系統(tǒng)維護權(quán)限的規(guī)定、機房管理制度和軟件修改的手續(xù)。

2、在會計電算化實施中，使得經(jīng)濟犯罪更隱蔽、審計難度和風(fēng)險更大。因此，過去手工的審計標準和準則中部分內(nèi)容已不適應(yīng)，但是目前我國新的程序標準和準則還沒有完善，顯然當(dāng)務(wù)之急應(yīng)盡快在原有的審計標準和準則的基礎(chǔ)上，建立一系列與新情況相適應(yīng)的新的審計標準和準則，使得計算機審計業(yè)務(wù)能夠得到規(guī)范的開展，維護審計的獨立性、客觀性和公正性。在制定標準和準則時要以我國國情為基本出發(fā)點大力吸收借鑒國外先進經(jīng)驗，順應(yīng)經(jīng)濟全球化趨勢，我國的電算化審計準則應(yīng)逐步向國際審計準則靠攏。在會計電算化環(huán)境下，現(xiàn)有的一些法律法規(guī)呈現(xiàn)出滯后性，對會計電算化審計缺乏操作性。在法律上能否接受計算機的電子信息即無紙化信息作為有效的證據(jù)，已成為一個國際性的問題。無紙化的電子信息能否作為審計和稅務(wù)檢查的有效證據(jù)，這些問題的解決都有賴于政府制定相關(guān)的法律法規(guī)，對電子信息的有效性進行明確的界定，使電算化審計切實做到有法可依。同時，要不斷完善原有的技術(shù)規(guī)范，統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理規(guī)范。還要對審計人員和被審計單位的行為進行約束，對違規(guī)操作者進行處罰，從而提高審計質(zhì)量，加大審計力度。

三、會計電算化未來趨勢展望

網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是會計電算化工作的最終目標。由于企業(yè)間的競爭日益激烈，這就要求企業(yè)必須加強內(nèi)部的運營管理工作，向管理要效益，特別是要強化財務(wù)管理工作。我們國家的軟件開發(fā)廠商提出了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的研發(fā)戰(zhàn)略，使得企業(yè)可以進一步順應(yīng)時代需求。毫無疑問，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是會計電算化工作的最終目標。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)以因特網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，以財務(wù)管理工作為中心，業(yè)務(wù)和財務(wù)管理工作綜合化，支持網(wǎng)上貿(mào)易，可以完成各類遠程操作，以及財務(wù)在線管理工作，并且可以處置電子單據(jù)以及開展電子貨幣的結(jié)算工作，它是一種新興的財務(wù)管理方式，是網(wǎng)上貿(mào)易的關(guān)鍵構(gòu)成部分。會計電算化向管理綜合化方面發(fā)展。會計電算化僅僅為企業(yè)電算化管理工作的一個構(gòu)成部分，要求有關(guān)部門電算化的幫助，網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)據(jù)庫以及計算機科學(xué)的發(fā)展也為向管理綜合化方面發(fā)展提供了技術(shù)方面的可能性。從發(fā)展方向而言，會計電算化將逐漸轉(zhuǎn)化為財務(wù)、統(tǒng)計、管理等綜合信息數(shù)據(jù)庫，綜合運用會計信息數(shù)據(jù)的趨勢發(fā)展。企業(yè)會計和整個行業(yè)的會計電算化工作相輔相成。企業(yè)的會計電算化工作是行業(yè)主管單位的會計電算化工作的前提，相反，行業(yè)主管單位的會計電算化工作將推動企業(yè)的會計電算化的進步。我們國家已由宏觀調(diào)控轉(zhuǎn)為政企分離，行業(yè)主管單位和企業(yè)的會計電算化是相輔相成的關(guān)系。通過長期的努力，企業(yè)的會計電算化工作進步顯著。

主要參考文獻：

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［3］劉曉峰.淺談我國會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用.中外企業(yè)家，2015.10.

作者：駿華1 李倩2 單位：1.東北財經(jīng)大學(xué) 2.大連財經(jīng)學(xué)院