企業(yè)會計電算化管理的思考

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一、做好電算化系統(tǒng)的前期實施工作

1．做好人員的崗前培訓。在選擇好適合的軟件系統(tǒng)后，由系統(tǒng)開發(fā)人員對會計人員進行上崗前的培訓，一般1-2個月時間，每個人要做到對系統(tǒng)的各個步驟都熟練掌握，培訓未合格人員，可做其他輔助工作，不能上機操作，這樣可杜絕系統(tǒng)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，保證正常工作的進行。系統(tǒng)操作人員必須取得會計電算化初級培訓等級證書，沒有證書者不能上崗。

2．完善基礎信息錄入。系統(tǒng)調(diào)試成功后，進行企業(yè)會計信息錄入，包括科目的選擇與設置、編碼、期初余額、人員信息、往來單位信息及各明細賬的設置等。輸入信息是會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息源頭，無效信息的輸入會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)垃圾，必須仔細認真。輸入完各科目的期初余額后，可用系統(tǒng)的試算平衡功能，來檢查錄入的數(shù)據(jù)是否平衡，如果系統(tǒng)顯示期初余額不平衡，需要重新修改。輸入結束后，應由兩人以上對錄入的數(shù)據(jù)與手工記賬的賬本進行反復核對，只有核對無誤后，方可進行系統(tǒng)的正常操作。系統(tǒng)試運行后，至少在3個月內(nèi)，實行手工和系統(tǒng)雙重記賬，只有經(jīng)過一段時間的使用，系統(tǒng)運行正常，數(shù)據(jù)保存成功，取得與手工記賬相一致的結果，才能停止手工記賬。

3．建立電算化系統(tǒng)管理制度。系統(tǒng)操作時必須遵循一定的操作規(guī)程進行，操作規(guī)程應明確各操作人員的職責、操作程序和平時應注意的事項，并形成一套本企業(yè)的會計電算化系統(tǒng)文件，打印成冊，同時公開張貼，組織會計人員學習，并在使用的過程中不斷加以完善。

二、做好電算化系統(tǒng)的日常使用管理

1．操作權限的設置。在系統(tǒng)中，應設置不同的權限，要層層設置，最大權限的人只能是會計主管一人，嚴禁每個人都設置成最大權限，每個崗位只能擁有自己的權限，每個人按照所授予的權限對系統(tǒng)進行操作，防止非法操作和越權操作，防止財務機密外流，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。操作權限控制采用設置口令來實行，每人應設置本人密碼，不能所有人共用同一密碼，每人對自己的密碼有保密的義務，嚴禁泄露，也不能故意竊取他人的密碼。密碼應由會計主管統(tǒng)一授權和管理。操作人員如果離開工作現(xiàn)場，必須在離開前退出已經(jīng)運行的程序。對關鍵步驟如反結賬、大額調(diào)賬等特殊環(huán)節(jié)，要建立操作審批記錄，并簽字留檔，以備查驗。

2．財務數(shù)據(jù)質量管理。輸入信息是會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息源頭，無效信息的輸入會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)垃圾，必須仔細認真。憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務處理，一旦輸入操作不當，將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤，因而數(shù)據(jù)輸入管理是整個會計電算化業(yè)務處理程序中關鍵的控制環(huán)節(jié)。

3．賬表輸出管理。每月在結賬后，進行報表的打印。對于現(xiàn)金科目和銀行存款科目應每日制證，每日打印憑證和日記賬。出納人員每日根據(jù)日記賬余額和庫存對賬，做到賬實相符、賬證相符，做到當日賬頁打印出來，當日對賬完畢，如有不符，及時查找。其他科目，可視具體情況，選擇合適的時間制證，但當月發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務當月必須制證完畢，并在審核無誤后，及時打印憑證和財務報表。選擇在年底打印賬簿，平時對稽核人員的要求就比較高，企業(yè)應設專人擔任稽核工作，每月核對憑證與所記賬目是否相符，報表和各明細賬余額是否相符等。稽核工作非常重要，必須由有責任心的人員擔任，做到當月記賬，當月稽核完畢。如有不符，及時查找原因并進行更正。打印輸出的賬表憑證應由有關人員簽字蓋章，并裝訂成冊。

4.電算化系統(tǒng)的日常維護。由于電算化系統(tǒng)軟硬件由于種種原因可能出現(xiàn)硬件或者軟件的故障，而導致無法正常使用時，操作人員不應擅自進行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作，不得擅自升級、改變系統(tǒng)軟件版本或更換模塊，不得擅自改變系統(tǒng)環(huán)境的設置。企業(yè)應設專人擔任系統(tǒng)維護員，一般是由會計人員擔任，負責系統(tǒng)的日常維護或者與軟件服務商直接聯(lián)系，以便及時解決問題。

三、做好電算化系統(tǒng)的備份與安全管理

1．備份管理。系統(tǒng)應定期備份，由系統(tǒng)管理員負責，其他人員不得擅自備份，可以每個月為周期，也可以按企業(yè)的具體情況而定。一般系統(tǒng)都有強制備份功能，除在計算機上進行備份外，還應在另外的光盤人質或磁介質上進行備份，一般應備份兩份，以免財務軟件出現(xiàn)故障，數(shù)據(jù)丟失。每隔一段時間，對備份文件進行檢查，看是否運行正常，防止由于磁介質損壞而使會計檔案丟失。

2．安全管理。會計電算化條件下，數(shù)據(jù)從后臺上來看是完全開放式的，因此保密性、安全性等都比傳統(tǒng)模式更加脆弱，如系統(tǒng)數(shù)據(jù)被刪除、破壞和非法篡改并且不會留下任何痕跡和審計線索，這使電子數(shù)據(jù)的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作變得極為重要。一是，要設置并實施完善有效的系統(tǒng)管理制度，提高會計人員素質，規(guī)范和完善操作管理章程、重視內(nèi)部稽核、增強數(shù)據(jù)安全是當前會計電算化系統(tǒng)日常管理的關鍵，只有這樣，才能確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營者提供完整信息，創(chuàng)造更高的效益。二是，要積極防止病毒對系統(tǒng)的破壞與入侵。企業(yè)應盡可能做到財務系統(tǒng)的相對封閉運行，及時更新防殺病毒軟件，充分運用加鎖存儲設備，加強磁盤讀寫控制。在網(wǎng)絡財務軟件環(huán)境下，還應采用防火墻、網(wǎng)關封鎖、身份認證、驗證密碼等安全技術，確保系統(tǒng)的安全。

作者：賀玉芝 單位：大同煤礦集團煤氣廠