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一、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)
會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)源于計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)信息處理的工作特點(diǎn),用計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬,并替代在手工會(huì)計(jì)下由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、判斷,采用對(duì)系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)編碼的方式,縮短了數(shù)據(jù)項(xiàng)的長(zhǎng)度,減少了數(shù)據(jù)占用的存儲(chǔ)空間,提高了會(huì)計(jì)信息處理的精度和速度。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì),會(huì)計(jì)工作已不單純是簡(jiǎn)單地計(jì)算和核查收支,會(huì)計(jì)已從原有的記賬、報(bào)賬向著經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展。無論是宏觀管理還是微觀經(jīng)營(yíng),經(jīng)濟(jì)生活中大量的數(shù)據(jù)來源和經(jīng)濟(jì)信息,要求快速、準(zhǔn)確、便捷地處理。而電算化會(huì)計(jì)既加快了工作進(jìn)度,又提高了工作的準(zhǔn)確性,是企業(yè)加強(qiáng)控制、改善經(jīng)營(yíng)管理狀況的一個(gè)有效途徑。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)會(huì)實(shí)務(wù)的影響
1.財(cái)務(wù)組織管理形式變化
(1)促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變由于電算化會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)工作效率的提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度的降低,使會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理,使“分析經(jīng)濟(jì)效果、預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景”的會(huì)計(jì)職能將在實(shí)際上有所強(qiáng)化。
(2)引起會(huì)計(jì)工作組織方式和會(huì)計(jì)人員分工的變化電算化會(huì)計(jì)采用對(duì)數(shù)據(jù)編碼的方式進(jìn)行信息處理,改變了手工會(huì)計(jì)以會(huì)計(jì)事項(xiàng)性質(zhì)為依據(jù)組織會(huì)計(jì)工作的做法,新的職能劃分主要為數(shù)據(jù)收集、憑證編碼、數(shù)據(jù)錄入和處理、系統(tǒng)維護(hù)等幾個(gè)方面。職能的變化,勢(shì)必帶來會(huì)計(jì)人員分工的變化,進(jìn)而改變?cè)瓉淼慕M織管理結(jié)構(gòu)。
(3)改變了會(huì)計(jì)信息傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算工作要由多人共同完成,而電算化后,輸入原始憑證后,計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)進(jìn)行過賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、出報(bào)表等一系列工作。在電算化條件下,對(duì)計(jì)算機(jī)的使用權(quán)限、輸入原始數(shù)據(jù)的校驗(yàn)、數(shù)據(jù)處理的正確性、數(shù)據(jù)信息的保管等會(huì)計(jì)內(nèi)部控制方面都有所改變。
2.會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作形式變化
(1)會(huì)計(jì)人員組織結(jié)構(gòu)變化隨著會(huì)計(jì)電算化的推廣,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不僅需要會(huì)計(jì)人員,還需要計(jì)算機(jī)軟件操作和維護(hù)人員、硬件操作和維護(hù)人員、系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人員等等。同時(shí)業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置也發(fā)生了很大的變化,實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后,單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算可以突破獨(dú)立的會(huì)計(jì)核算主體,從而整合相關(guān)的人力資源,在業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置上著力于內(nèi)部控制和角色管理,有效的提高專業(yè)化水平和協(xié)同工作能力。
(2)賬務(wù)處理程序和數(shù)據(jù)流程的變化傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的處理都是經(jīng)過紙質(zhì)資料,先后經(jīng)手財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)部各部門和單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層。而會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)中,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來傳輸,保證了財(cái)會(huì)資料在傳輸中的正確、可靠、迅速。相關(guān)信息數(shù)據(jù)可以同時(shí)在有權(quán)的多部門、多層級(jí)之間相互共享和被調(diào)用,實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息被有效利用。對(duì)于會(huì)計(jì)電算化來說,能夠一次就迅速準(zhǔn)確的完成企業(yè)內(nèi)部各種賬目的登記、整理、計(jì)算,保證企業(yè)財(cái)會(huì)信息的長(zhǎng)期使用,并實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享。
(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)從封閉走向開放傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳遞于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部,在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行處理,形成了一個(gè)封閉的系統(tǒng)。電算化會(huì)計(jì)的賬務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入了電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù),可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來調(diào)取數(shù)據(jù),經(jīng)過處理后再通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)较鄳?yīng)的部門,進(jìn)行管理和控制資金運(yùn)動(dòng)的活動(dòng),構(gòu)成了一個(gè)開放的系統(tǒng)。隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛運(yùn)用和相關(guān)業(yè)務(wù)資源共享,單位的ERP管理系統(tǒng)和集團(tuán)財(cái)務(wù)軟件的開發(fā),會(huì)計(jì)電算化被及大的推廣和普及,將大大促進(jìn)宏觀的會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),它為財(cái)會(huì)內(nèi)部之間、單位相關(guān)部門之間、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門、企業(yè)集團(tuán)的母公司乃至更大行政區(qū)域范圍內(nèi)的空間信息檢查、分析、交流提供了有效的溝通手段。
(4)準(zhǔn)確及時(shí)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)能夠大容量的儲(chǔ)存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息,并能夠提高資料信息處理的準(zhǔn)確性和高效性,大大提高了會(huì)計(jì)工作的效率,打破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的局限性,為企業(yè)日常的財(cái)會(huì)工作及時(shí)有效的提供更為詳細(xì)的財(cái)務(wù)信息。通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng),能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),系統(tǒng)能夠自動(dòng)進(jìn)行財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)處理,生成最新最有效的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù),財(cái)會(huì)工作人員通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析,方便企業(yè)做出正確的決策,及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展的腳步,大大的方便了企業(yè)的財(cái)會(huì)實(shí)務(wù)工作。
(5)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)工作處理中,都是使用登記賬簿、記賬憑證和編制財(cái)務(wù)報(bào)表等手工財(cái)務(wù)處理流程。電算化引入到財(cái)會(huì)實(shí)務(wù)之后,原來的處理流程和賬表憑證都會(huì)發(fā)生變化,工作人員處理財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的過程中,只能在電子計(jì)算機(jī)上保存最基本的憑證數(shù)據(jù)結(jié)果,而在數(shù)據(jù)處理過程中產(chǎn)生的痕跡,電子計(jì)算機(jī)不會(huì)有任何的記錄,可以使財(cái)會(huì)賬簿自動(dòng)生成,只要在數(shù)據(jù)輸入的過程中,保證報(bào)表的數(shù)據(jù)生成程序固定。不僅如此,企業(yè)的報(bào)表也可以自動(dòng)的生成。
(6)提高財(cái)會(huì)實(shí)務(wù)的工作效率,有效釋放人力資源的創(chuàng)造力隨著會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用范圍的擴(kuò)大,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理絕大部分由計(jì)算機(jī)來承擔(dān),使財(cái)會(huì)人員從原來的抄寫、計(jì)算機(jī)等繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來,極大的釋放了最有創(chuàng)造能力的人力資源,使得財(cái)會(huì)專業(yè)人才同時(shí)致力于分析相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。把主要精力投向財(cái)會(huì)管理,分析整理數(shù)據(jù),提供決策信息上來,從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。
作者:曹榮恩 單位:江西省地礦局贛南地質(zhì)調(diào)查大隊(duì)
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