會計電算化下會計檔案管理研究

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摘要：隨著計算機技術的應用和普及，網絡信息技術的飛速發展，人類已進入信息時代。計算機的大量使用使財務工作也由原來的計算機化逐步走向信息化、電子化。財務信息處理與傳遞也逐步實現了自動化、電子化、無紙化、實時化。與此同時，財務檔案管理工作也發生了質的變化。財務檔案是企業、行政事業單位經濟活動的重要記錄，電子管理有利于其長期保存和方便有效的查詢。由于會計檔案種類繁多，從手工記錄向電子歸檔過渡的過程漫長，電子檔案具有高度靈活性和系統依賴性，這就導致了電子檔案長期保存中存在諸多問題。因此，需要管理者積極采取對策，從思想、人員、制度、體系等多層面上保障電子會計檔案長期保存。

關鍵詞：會計檔案；電子檔案；信息化

隨著會計電算化在會計領域的應用和普及，會計電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個企業來說，定期進行運營數據分析是可以幫助企業更快更好地發展的，運營數據分析的前提條件是能夠很好地存儲、分類、分析運營數據。但由于企業日常經營所需的數據種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經營過程中，一般企業對經營數據的分析都比較簡單。直到電子存儲器和計算機的出現，為企業的數據存儲和分析帶來了極大的便利，節省了大量的人力、物力。此外，會計電算化檔案是企業經營過程中產生的財務信息，對風險管理、經營分析有重要作用。因此，我國頒布了相關法律，明確規定了電子會計檔案的長期保存。這樣就需要企業會計檔案的管理。但實際情況卻存在管理者不重視、管理制度不完善、人員不專業等問題，電子檔案一旦丟失，原始紙質檔案再無人查詢時，造成損失巨大。因此，必須重視會計電算化檔案的長期保存問題，培養專業人才，從軟件、硬件等各個方面完善。

一、會計電算化檔案長期保存面臨的問題

（一）對長期保存工作重視不夠

在現代，無論是時下的科技還是時下的企業，發展速度都可以用“瞬息萬變”來描述，快速發展的背景下，必然會產生大量的經營數據，但企業員工甚至一些企業負責人，在經營企業的過程中，卻不注重經營數據的存儲與整理，從根本上認為這些數據并不重要，或花費時間和精力于這些不能直接為企業帶來利潤的繁雜數據上，這就導致企業員工的思維轉變跟不上信息化的要求，對電子會計檔案的長期保存也缺乏必要的認識。電子會計檔案在思想上認為是為了應付政府的要求和檢查，日常工作仍然依靠手工操作，導致電子檔案進度緩慢。戰略性管理行動中，經費支持不足，電子檔案管理所需要支持的系統軟件、服務器、硬件設備落后，不足以支持檔案長期保存。即使在互聯網和存儲設備發達的今天，仍然不能很好地對企業數據進行管理和操作，實際上給企業的發展帶來了一定的潛在危險，因為企業沒有科學、系統地整理過去的操作數據，因此不能對企業過去的操作狀況進行合理的反思，如果被競爭者發現，很可能直接導致企業被競爭者超越。

（二）管理制度不健全

會計電算化檔案在長期保存過程中，許多企業都不會專門定制相關的管理制度和方法，讓各個部門的負責人自己去處理，而沒有一個專業的數據存儲負責人，這樣當部門負責人精力不夠的時候，就會出現部門負責人疏忽對數據的收集和整理，久而久之，數據丟失越來越多，數據漏洞越來越大，最后整個數據系統崩潰，無法從七零八碎的數據碎片中獲取任何有效的信息，卻還不敢輕易地銷毀這些信息，總擔心會留下一些有用的信息，于是又強行保存起來。此外，當部門主管升職或調動時，往往只會集中精力交接重點工作內容，習慣性地將這些繁雜的數據知識打包丟給下一個部門主管，因為沒有規定的信息處理流程和存儲規范，新主管面對這些龐大的數據時，更是不知如何處理，只能任其發展，從而形成了一個惡行循環，特別是會計檔案，這種不健全的管理制度，將給檔案存儲帶來很大風險。財務檔案是由會計憑證、帳簿、報表等多維記錄組成的，業務流程不合理將導致財務檔案不及時歸檔、遺漏、失實篡改。

（三）會計人員素質有待提高

術有專長，不同的人擅長不同的事情，所以，為了保存檔案，企業還應該拿出專門的經費和人力進行專人專事的負責，因為從目前許多企業的檔案存放情況來看，大多是兼任檔案管理員，首先沒有額外的報酬，工作人員對此事的態度也很難端正和積極負責，其次兼職人員的技術水平、經驗、精力都不能滿足企業的檔案管理要求。因此最終將導致檔案丟失，而負責人至今仍未找到為此負責的人。所以企業必須重視人才的引進和檔案的使用，在選人時要慎重考察其專業水平，工作能力是否能滿足檔案管理的要求。總之，檔案長期保存面臨著很大的風險，還需要管理人員、會計人員具有很強的專業、會計知識、計算機技術和檔案管理能力。但目前企業的實際員工中，具備三種能力的人較少。導致業務操作、文件歸檔、文件更新等各環節出現斷層風險，影響電子會計檔案長期保存質量。

（四）信息和支持系統的復雜性

國家頒布了相關管理辦法，將會計電算化檔案按類別劃分為10年、30年，具有較高的保存期限要求。正是因此，要求存儲年長，因此所產生的數據內容也必然會繁雜龐大，因此對信息存儲載體的質量要求較高，如采用移動硬盤，隨著時間的推移，硬盤的質量也會逐漸下降，一旦硬盤發生損壞，再沒有備份，就會導致數據全部丟失，如果采用云端存儲，那么一旦被黑客入侵，就很容易造成數據流失，泄露企業機密信息和文件，給信息安全帶來極大的隱患，所以說會計檔案中的信息內容復雜，這一工作難度很大。紙質檔案與電子檔案長期共存，還應保證檔案信息的一致性。電子檔案的長期保存對系統提出了更高的要求，需要軟硬件的支持。

二、會計電算化檔案長期保存的優化策略

（一）完善會計電算化檔案管理系統

電子會計檔案具有諸多優點，它對各種業務的開展都會產生重要影響。既能提高管理水平，又能節約經營成本，提高工作效率，減少資源浪費，促進企事業單位信息化建設。電子會計檔案是大勢所趨，但所有這些優點都是建立在有了清晰明確的管理制度的前提下，沒有規則、不成文的規定，沒有清晰明了的管理制度，所有這些優點都將是無稽之談，甚至會因管理不善而給企業帶來重大損失，而制定管理制度是電子檔案長期保存的制度保障。因此任何企業在開展業務之初，都應重視檔案管理流程的建立，從最開始就讓檔案管理進入良性循環，否則就會給企業埋下安全隱患。其本身的復雜性，決定了對會計檔案信息的高要求、高系統。選擇人員時，必須對有能力、有原則的人進行篩選，這樣才能保證檔案的安全、規范、保密、兼容性、智能性，否則，在檔案管理過程中也會出現一些意外情況，造成檔案丟失或收集遺漏，給企業的發展帶來不可估量的損失。總之，企業在發展過程中，檔案管理工作需要完善的管理體系來支撐。包括業務操作規范、組織流程規范、風險控制制度等，涵蓋了檔案的歸檔、查詢、備份、崗位職責等各個環節的管理規范。學習專業公司和同行先進管理經驗，借鑒優秀管理方法，結合本單位實際，進行優化調整。對本單位現行會計管理制度進行系統梳理，對不能覆蓋長期保存的檔案予以完善。系統介紹每一個環節的操作方法，明確每一個崗位的職責，保證各項制度落實到位，員工嚴格按照操作規范管理檔案。為應對系統崩潰、操作失誤等突發事件，還應建立備份系統。紙制文件和電子文件長期共存是必要的，電子文件的保存也應定期做備份，以防止信息被破壞后的恢復。

（二）完善專業技術體系

對會計電子檔案來說，檔案的存儲往往是專用系統，這類系統的安全性和可靠性都比較高，同時，這類系統的運行對計算機或相關設備的要求也比較高，一般的設備是不能滿足系統的運行要求的，因此，企業在進行檔案管理的過程中，需要拿出專用經費，進行設備的采購和管理，并且，隨著檔案數量的增加，對硬件的要求也會越來越高，因此，企業必須定期對檔案管理的硬件設施進行更新，以使檔案管理工作能夠持續、安全、可靠地進行。企業可根據自身發展情況，預先判斷未來企業可能產生的檔案數量，提前對設備進行規劃，這樣就可以防止因設備原因不能讓檔案及時存儲而造成的檔案數量過多，給企業發展帶來一定的阻力。要想長期保持信心，更需要完善的電腦系統支持。與會計業務流程相匹配的系統功能，滿足長期保存的需要。并且計算機技術日新月異，系統不斷更新升級，在更新升級的過程中，要保證檔案能完整保存。電算化會計檔案與不斷更新的制度相適應。保證會計電算化系統的兼容性和智能化。過去，電子檔案的存儲主要依靠電子表格來完成，但隨著近年來互聯網行業的不斷發展，云計算技術的不斷更新和出現，對電子檔案的長期保存提出了新的要求，傳到傳統的電子表格上，存儲方式已不能滿足企業的需求。這是因為近年來我國經濟的快速發展，也意味著各行各業的企業都有了良好的發展，在發展的過程中，也產生了大量的信息和數據，而這些數據，又具有內容豐富、領域廣泛的特點，必須借助于專用的計算機操作系統，才能滿足檔案的存儲要求。引進或開發適用于本企業會計業務的軟件，盡量采用會計、財務軟件系統一致，保證數據對接。配置專業技術系統維護人員，做好技術系統風險預防和控制，定期對系統進行檢查和維護，防止黑客攻擊、病毒入侵和系統問題，確保檔案信息安全。

（三）培養高素質的專業人才

互聯網行業的快速發展，大數據的應用也越來越廣泛，而大數據對企業的信息管理和檔案保存有著重要的作用，因此，企業在進行檔案管理和信息存儲的過程中，必須嚴格地進行高標準的人才選擇，必須選擇具有管理思維的專業會計人才，這樣才能保證與會計相關的檔案，能夠在企業中安全地進行中長期保存。一個專業的電子會計檔案管理人員首先要具備信息化管理系統中基本會計知識和管理能力，同時還要有嚴格的原則，對于企業中的任何一個部門的領導，都能一視同仁，嚴格按照檔案查閱與管理制度進行檔案的收集與歸檔，總之，一個專業的電子會計檔案管理人員在信息化管理下需要有很強的綜合素質。以專業技能這一角度，電子檔案管理人員要具備綜合能力，才能全面了解企業在發展過程中所掌握的全部會計信息和檔案，才能在第一時間對這些檔案進行科學合理的分類和保存，才能在第一時間對公司的絕密檔案和數據進行嚴格的控制，同時，對于各業務環節中的崗位，才能要求各部門及時對數據進行上報，即能與發展過程中的各部門、各人員進行良性溝通，從而第一時間促進檔案歸一化，避免檔案丟失現象，增加信息維護難度，影響工作效率。除專業知識外，電子檔案管理人員還需具備較強的職業道德，嚴格按照公司規章制度進行檔案的收集和管理，對公司內部的重要文件、信息，做到絕對保密不泄露，因為除了專業技能外，檔案的質量也是企業選拔任用人員過程中的重要參考指標，否則，若用人不當，將給企業帶來嚴重的損失，這種損失往往是無法彌補的，因此，企業在選拔任用人員時，要對其專業知識進行考察，還要對其人品進行背景調查，正式聘用的會計專業人員，以后還要定期向其進行提醒和指導，使其在工作過程中，始終保持高尚的職業道德和良好的人品，只有這樣，才能保證會計電子檔案管理人員不出問題，以防給企業帶來負面影響。與此同時，由于這一類別的工作內容多而復雜，企業往往對這一類別的人才配備不能過多，因此，企業在日常的發展過程中，需要對會計檔案管理人員給予更多的關心和幫助，使他們能在復雜繁重的工作中感受到溫暖，能有積極的心態來從事檔案管理工作，否則也會影響管理人員的工作情緒，進而導致在面對繁雜的檔案和資料時，無法以一種平和的心態來進行處理和整理，從而增加了檔案管理和歸納過程中的失誤率，也會對企業的發展造成不利影響。企業的發展過程中，由于企業也是在不斷的發展和進步，所以要有一種長期的學習的精神和意識，這樣才能提高企業人員的技能水平，但由于會計電子檔案管理人員日常工作繁雜，任務繁重，可能缺少相關的時間進行自我提升，因此需要企業在發展過程中，能有計劃、有針對性地對電子檔案管理人員進行相關的技能培訓，從而提高電子檔案管理員的技能水平和思維意識，使其能跟上企業的發展步伐，并能在企業的發展過程中，對企業的電子檔案進行科學、合理的歸納和整理，以保證檔案管理不出問題，避免給企業帶來不必要的麻煩。

（四）加強情報管理和發展

因為檔案是存放在相關系統中的，所以，企業還必須對內部網絡進行安全加固，即企業在發展過程中，必須對內部網絡進行一定的人力、財力投入，以確保內部網絡的安全可靠，這樣才能防止競爭者或黑客的入侵，將企業內部的信息進行摘錄，從而對企業的發展造成不利的影響，特別是關于網絡安全方面，大多數企業實際上都是非專業的，常常是與第三方網絡安全公司合作，因此企業也需要在發展過程中，不斷地學習網絡安全方面的知識，以增強自我網絡安全防范意識，進而保證企業的電子檔案安全可靠地進行長期保存。儲存檔案的目的是為了在需要時能利用檔案，從檔案中獲得有效的信息，為企業的發展提供幫助，因此，對于電子檔案來說，使用過程中最需要保證的是信息的安全，因此，需要建立嚴格的檔案查看權限管理制度，特別是在檔案中不同角色看待問題的角度不同，分析問題的角度也不同，這將直接影響到企業的發展和走向，因此，在企業的檔案查看過程中，需要對不同的人設置不同的權限，在規定的權限范圍內，才能查看相關資料，堅決不允許濫用職權，越級查看不屬于自己管轄范圍內的相關資料。制訂嚴格的檔案利用和借用規范，對檔案信息的使用實行系統化管理，科學、規范地使用電子檔案。該系統還應具有記錄功能，做到操作留痕，使用留痕，問題可追溯到個人。保證會計、檔案保管工作的嚴肅性。長期保存電子會計檔案，不僅是為了控制企業經營風險，本身還具有極大的經濟分析價值。既要嚴格控制，又要合理利用。怎樣對電子會計檔案進行有效利用，需要相關技術支持，支持共享和開發，合理分析并保密。當今大數據、云計算的發展，為電子會計檔案價值的開發提供了技術手段。由長期保存的電子會計檔案形成了一個龐大的數據庫，是一個潛在的數據寶藏。利用大數據手段，培養專業人才，利用數據分析，挖掘電子會計檔案的經濟價值。采用數據分析的方法，總結企業的發展狀況，洞察市場商機，優化企業的決策，從而促進企業管理的精細化和科學化。對政府管理具有一定的參考價值。通過對檔案信息的分析過程，還可以及時發現檔案保存的優缺點，根據實際應用需要倒逼會計工作檔案信息管理的發展。

三、結論

電子會計檔案長期保存是會計檔案管理的必然趨勢，但由于時代的不斷發展和科技水平的不斷提高，對會計檔案的管理和存儲提出了更高的要求，并將得到企業的不斷發展壯大，產生的數據也將更多，對設備的要求也將更高，因而也將受到復雜的會計工作和系統支持的限制，在發展過程中必然會出現許多問題，因此需要企業不斷地進行反思，以便能在發展過程中及時地發現問題，并及時地進行整改，為企業的發展帶來積極的影響。這既有技術方面的問題，也有非技術方面的問題，一般而言，包括企業的思想認識、管理缺陷、人才缺乏等，但可以通過一系列措施加以改進。企業迫切需要在大數據、云計算和區塊鏈技術的支持下，改變傳統管理方式，以信息化、科學化、規范化的方式，對電子會計檔案進行長期管理，實現電子會計檔案的完善管理系統、專業人才體系、電子檔案資源開發與利用。

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作者:武新英 單位:遼寧省朝陽縣基礎設施建設投資有限公司