會計電算化下財務檔案管理信息化建設

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了會計電算化下財務檔案管理信息化建設范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

[摘要]隨著我國會計電算化的快速發展，現在很多單位和企業中財務電子檔案和數字化資料規模逐漸擴大，數量逐漸增加，做好財務檔案管理信息化建設是十分必要的。目前，部分企業或單位財務檔案管理還停留在傳統管理模式上，管理效率較低，會計電算化水平有待進一步提高，因此，財務檔案管理要運用先進網絡技術與信息技術實現標準化和高效化管理，進而為企業的經營和發展提供科學的依據。

[關鍵詞]會計電算化；財務檔案；信息化建設

1會計電算化背景下財務檔案的特征

會計電算化背景下的財務檔案不僅保留了傳統的財務檔案，還包括存儲在計算機硬盤里的數據和信息，還有在光盤中的會計數據和信息，財務檔案存儲范圍擴大了。傳統的財務檔案比較直觀，一些是紙質文件和資料，但是存儲在計算中和介質中的財務檔案資料必須要在特定的硬件和軟件系統中才能夠進行提取和更改。傳統財務檔案主要是紙質材料，以紙張為載體，實現多種憑證、報表的綜合管理，但會計電算化的檔案資料主要存儲在磁性硬盤或光盤中，這是主要的介質。由于電子檔案和文件的存儲特點，這類檔案在復制、提取、篡改、破壞上一般不會留下顯著痕跡，電子文件和資料容易被盜取，且計算機等硬件設備容易被黑客攻擊和侵入，電子檔案受質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

2財務檔案管理信息化建設的主要內容

2.1財務檔案管理信息化的范圍

財務檔案管理要從細節處入手，做好日常財務業務憑證的及時歸檔，最財務管理中的一些合同和協議進行科學的管理和收集，對項目文件和采購設備等資料做好記錄，做好信息整合和收集，將數據和信息納入數據庫。財務管理中的電子資料包括多種內容，如背景、內容、元數據等，要做好電子文件資料的分類處理。電子文件資料的歸檔要做好物理歸檔和邏輯歸檔，物理歸檔指的是財務檔案數據的下載和存儲，邏輯歸檔指的是網絡傳輸和統計，在會計電算化基礎上，要做好電子資料的備份。

2.2財務檔案信息化的具體要求

企事業單位財務檔案尤其是電子文檔也要符合一定的要求，首先就是真實、完整、準確，財務管理檔案不同于一般檔案，都是一些財務數據和賬目憑證等，數據必須是真實的，反應企業經營效益和成果的，因此，檔案具有真實性和完整性。電子檔案使用存儲介質會實現長期保存，要保證介質是新的，要避免出現病毒。財務檔案要保證其完整性，一些賬目要配合圖表進行闡釋和說明，還有視頻音像文件要附上文字。電子文件和資料在傳輸和共享中要保證其安全性，避免被盜用和篡改，要及時檢查和備份。

2.3財務檔案信息化建設的保管要求

首先，財務檔案中的電子文件資料的管理可以紙質檔案管理方法為參照，做好檔案分類整理，根據同一類信息和資料的特征，將不同的電子文件資料存儲于不同的介質，例如光盤中，同時要做好光盤的分類并附上說明，注明序號、密級、保管期限等。電子檔案存儲的介質要保證是一次性寫入媒介，防止檔案信息被更改，重要的檔案資料要制成一式三份，一份存檔，一份異地存檔，一份備份。

3提升財務檔案管理信息化水平的有效策略

3.1健全會計電算化財務檔案管理相關法律

我國有關立法部門要結合會計電算化的實際發展需求，建立相關的法律法規，使我國會計電算化有法可依，有法必依，在會計電算化基礎上，我國十分重視財務檔案管理工作，健全法律法規可以為電算化財務檔案管理工作提供必要的法律依據，使財務檔案管理擁有堅實的法律保障。考慮到電算化財務檔案的歸檔范圍，可以使實行“雙套制”或“雙軌制”歸檔，電算化財務檔案管理要結合財務部門與計算機管理部門的技術與業務，實現信息化管理。還有在財務檔案管理過程中，涉及到一些不法分子從網絡入侵企業盜取財務機密材料等案件，怎樣利用法律維護企業的合法權益。有關部門要區分開規定和法律的區別，從政策入手，以法律做后盾，提高財務檔案管理的實效性。

3.2財務與檔案部門團結協作

為避免會計電算化財務檔案管理工作中銜接不暢，財務管理部門與檔案管理部門要建立密切的聯系，兩個部門的溝通和交流有助于提高財務檔案管理的效率，進而共同致力于財務檔案管理信息化建設。財務管理人員與檔案管理人員要發揮自己的主觀能動性，對信息化管理系統的設計和建設提出合理化建議，進而共同探索財務檔案信息化建設應如何推進。信息化管理模式更崇尚對全過程的監督和控制，從文件計劃初始，文件生成、脫離現行期到文件歸檔，要保證辦公自動化硬件及軟件的使用，財務部門與檔案管理部門不能割裂，要團結合作，進而促進財務電子檔案管理信息化水平的提升。

3.3優化財務檔案管理的軟硬件環境

想要做好電算化財務檔案管理工作，就要從硬件上下功夫，進而保障財務檔案信息化建設工作的順利推進。首先，要建立網絡安全防范措施，建立安全日志制度、電子簽章制度、電算化財務崗位責任制。對電子文件進行簽入簽出管理，做好分布管理，保證電子文件和資料不會丟失，不會被不法分子惡意篡改，且檔案使用記錄會自動生成。其次，要做好財務管理軟件的升級，進而保證財務數據和信息存儲的連續性。財務檔案中多種文件要統一格式，便于便利和提取，但是報表要結合實際情況進行管理，一般報表都有固定的格式。利用軟硬件可以實現遠距離的財務審計，例如上級審計機關不必到被審計單位，只需在網絡上接收財務檔案，進而提高審計效率。再次，要做好信息化系統的安全管理，設置防火墻，提高計算機系統對病毒和黑客攻擊的抵御能力，在硬件方面不能支持cookie，去掉光驅和USB接口，避免財務檔案被人復制。要做好檔案信息和資料的備份，保證在突然斷電和出現意外情況時財務信息不丟失。設置用戶口令，應用在開機、網絡用戶名和應用系統名，為保障財務數據和資料上了三保險，實行多級權限控制機制，用戶查詢檔案要留存記錄，具有可追溯性。

3.4加強財務電子檔案的系統化管理

3.4.1制定電算化財務檔案管理制度。企事業單位要根據會計電算化財務檔案歸檔的范圍，確定財務檔案歸檔的朱亞奧內容，包括各種財務憑證、賬簿、報表、計劃、預算和經濟合同、設計說明書、源程序文件、用戶操作手冊、財務科目及代碼表、報表取數公式、自動轉賬公式、檢驗公式等，要將其存儲在計算機或光盤、U盤中。要制定符合實際需要的電算化財務檔案管理制度，要保證財務數據在未打印前，妥善保管留副本，記賬憑證、現金日賬和銀行存款日記賬要打印輸出并存儲好。3.4.2加強電算化財務檔案的保管。要根據我國有關檔案管理的實際要求，結合檔案局的規定，做好電算化財務檔案的歸檔各保管。會計電算化方式生成的憑證、賬目、報表要按照紙質檔案方式進行保存，除此之外，還要保存在設備和介質中。對于存儲的設備要做好防塵、防潮、防腐蝕等處理。每年要對磁性介質檔案進行一次備份，如果紙質檔案出現磨損和腐蝕要及時進行修補，要嚴格管理光盤和U盤，防止數據被篡改。3.4.3做好電算化財務檔案的借用管理。電算化財務檔案管理意義重大，財務檔案資料可以反映出企業的經營成果和經濟效益，包括企業的盈利情況和支出1情況，記錄企業資金和資產的使用。電算化財務檔案管理中檔案借用和查閱管理是十分重要的，在企業決策和工作中，查閱以往檔案資料，進而調整企業決策等是十分常見，在電子文件和傳遞共享階段，要做好其安全管理，檔案借閱要做好記錄，借閱要經過專門管理者審批后方可查閱，外單位需要檢索財務檔案時要經過本單位負責人、財務部門負責人的同意后才可。

4結語

電算化財務檔案管理不同于傳統財務檔案管理，要重視財務檔案管理的信息化系統建設，加強軟硬件的管理，提升財務檔案管理人員的素質和專業能力，做好相關設備的維護，保證網絡平臺的安全可靠，做好檔案資料的備份，保證電算化財務檔案管理的實效性。

【參考文獻】

[1]廖建琴.財務檔案管理信息化建設的思考[J].魅力中國，2014(13)：73.

[2]劉天龍，張影.淺談會計電算化檔案管理[J].財會研究，2009(4).

[3]王娟.會計電算化檔案管理初探[J].中國科技信息，2009(5).

作者:劉冶 單位:齊齊哈爾市昂昂溪區教師進修學校