檔案管理推動科技創新措施分析

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摘要：天文學科研檔案具有一定的科研價值和收藏價值，它的規模和質量反映和記錄了不同時期天文學的科學研究水平，是以后從事天文學研究的重要寶貴參考資料。新形勢下國家十分注重天文學科研課題的申報工作，要求相關課題必須做好自身的檔案收集整理，所有有保存價值的資料都應該納入課題歸檔范圍，以便推動科技創新進步。文章就天文學科研課題的檔案管理中存在的問題以及信息化背景下的檔案開發利用進行了分析論述，希望能夠為推動相關的科技創新做出貢獻。

關鍵詞：信息化建設；天文學；科研檔案；檔案管理

引言

在研究分析紫金山天文臺（以下簡稱紫臺）庫存科研檔案及2019年新收集的檔案的基礎上，基于最新版STA-集成化檔案管理系統探索科研檔案的管理模式和資源建設，規范科研課題研究過程中形成的檔案資料的管理、開發和利用，在加強檔案管理的同時，進一步促進紫金山天文臺科研檔案管理工作。本文結合筆者所在單位檔案管理信息化建設工作的開展，論述了在下一步工作中應該如何發揮既有經驗創造更多成績，旨在推動檔案管理信息化的進一步升級。

1天文學科研課題檔案管理概述

天文學科研課題檔案主要是指天文臺站在具體的科研和觀測以及學術交流活動或者是進行相關的天文觀測儀器研發過程當中形成的各種具有保存價值的觀測記錄、文字資料、圖片、錄像等科技材料，因為天文學專業科研檔案產生于對天體的觀測和天文研究的實踐活動當中，所以這些材料具有較高的專業性和保密性特點，也是實驗研究活動當中取得的第一手系統的參考資料[1]。進行天文學科研課題檔案管理能夠為具體的課題研究提供系統的參考資料，有利于課題順利的進行和結題。

2天文學科研課題檔案管理中存在的問題與弊端

2.1科研檔案管理制度不完善

中國科學院天文學科研課題的管理都是根據《中華人民共和國檔案法》及院科研課題管理規范所制定的，盡管符合檔案的管理標準，但是各研究所科研檔案的實際情況千差萬別、個性突出，因此所下達的科研任務和提出的科研文件材料歸檔同步難以實現，上報等級和評審獎勵科研成果以及科研檔案檢查歸檔情況沒有同步，另外，各科研單位未必能將所有科研檔案納入管理制度或者未納入科研人員工作職權范圍等，加上缺少配套基礎設施，對于科研檔案的收集和管理沒有有效的監督機制，以至于科研檔案管理工作過于隨意，不夠系統[2]。

2.2科研文件材料的收集整理不完整

天文學科研項目的具體負責人和參加人員是項目檔案材料的構成主體，尤其是原始記錄形成的主體，我國的《科學技術研究檔案管理暫行規定》當中明確指出要由科研課題主要負責人主持立卷歸檔工作，不過因為實際操作人員檔案管理意識淡薄，對檔案材料積累不重視，在科研實踐活動當中僅重視申請立項和科研成果的發表與獎勵，忽視了科研檔案的歸檔整理，最終交上來的材料缺頁嚴重，或只有立項合同沒有驗收材料，導致這種現象出現的原因復雜，很多情況檔案管理人員也不能強求。

2.3科研檔案管理智能化、數字化建設程度較低

過去的科研檔案管理主要以紙質材料為管理對象，管理難度大、成本高，僅靠手工管理科研課題檔案的方法已經無法滿足當前的檔案管理需求。而目前很多天文臺站點的檔案管理部門也沒有系統地建立起檔案管理平臺，主要是受制于經費制約，現代化的儀器設備配置不全面，甚至沒有規范的檔案管理系統，檔案查閱效率低，影響了科研檔案管理工作的效率。

3信息化檔案管理科研措施

3.1借助信息技術研發自主管理程序

以筆者所在單位為例，項目建立了紫臺科研檔案的管理流程，明確了科研檔案管理的職責分工及資料收集方式，梳理出《紫金山天文臺科研課題檔案管理辦法（試行）V5》和《紫金山天文臺科研課題檔案歸檔范圍及整理手冊（試行）V4》以及MASTA項目的歸檔范圍、工作流程及整理細則。在項目實施過程中，以項目組所在的紫臺信息化建設中心為核心，聯合科研處、科研團組、人事處共同完善科研課題檔案管理制度，形成了一支科研課題檔案的專兼職管理隊伍，建立了更為完善的組織架構，項目研究過程中以紫臺科研檔案管理工作為基礎，跟蹤科研課題全過程，通過走訪科學院內外兄弟研究所（上海光機所、長春光機所），了解并分析紫臺科研檔案形成過程中資料收集整理，乃至后期錄入檔案管理系統時發現交接時案卷目錄和卷內目錄存在的問題，結合國家、中科院在科研檔案管理辦法以及一系列的舉措和方案，將檔案工作與科研和管理工作相融合，理順了工作流程，完善了工作機制，明確了歸檔范圍，制定出切實可行的歸檔流程，并自主研發了“科研檔案案卷目錄標準化程序V1.5”和“科研檔案卷內目錄標準化程序V1.7”用于指導科研檔案的整理并與STA-集成化檔案管理系統對接；同時探索了在科研檔案資源建設過程中，對紫臺科研檔案管理發揮積極作用的方式。如圖1和圖2所示。

3.2天文檔案信息資源開發利用渠道

3.2.1給科研選題以及立項申報奠定基礎具有科研價值和較高實用性是對一個好的科研課題的重要評價標準，作為高新技術和高層次的研究領域，天文理論研究的科研選題不僅要把握住大方向，也要注意其在該領域當中的影響力，所以在選題方面應該創新，不能因循守舊。對此要結合信息技術對數據庫當中的過往天文檔案資料進行有效的全面分析，找到歷史天文研究的規律以及目前的研究熱點和難點，對科研檔案進行充分研究，分析過去未立項檔案沒有進行立項的原因，提高科研選題可行性。因為立項需要全面的數據資料，申報立項要有真實完整的檔案為前提，其數據資料為科研成果的上報評審工作奠定理論依據，但是科研資料收集的完整性是成果立項申報的基礎。

3.2.2利用新技術提高檔案管理的信息化水平當前就檔案管理工作來說，有很多的互聯網新興技術可以應用到該項工作當中來，比如云計算、大數據以及目前比較流行的區塊鏈技術等，加以研究其實都能夠和天文檔案的管理工作聯系起來。如對檔案中的數據進行整理，建立數據庫，找到數據之間的規律分析天文現象，利用區塊鏈技術的去中心化特點防止天文檔案數據被非法更改等，以此提高檔案管理的信息化建設水平，能夠有效推動檔案管理水平的提高。

3.2.3科研檔案資料開發利用要保證信息的真實準確情報信息是為了滿足天文研究、決策參考以及學術研討等高水平、高層次研究需要的重要信息化服務方式，其是通過將相關的國內外優質文獻和其他類型的知識載體當中具有較高研究應用價值的信息挖掘出來，形成新的信息產品為檔案使用人員服務。情報信息有以下幾種類型：首先是結合使用人員的需求選擇重點課題，進行深入調查研究，對研究課題所需要的文獻資料不定期地進行搜索檢閱，將得到的結果傳送給使用者；其次是對文獻資料進行翻譯的服務，比如有些檔案管理人員的外語水平比較差，難以直接閱讀國外文獻，所以可以借助文獻檢索翻譯服務實現自身對國外一手文獻的檢索和使用；最后是對于檔案管理專題的分類剪輯，及時將有關的信息傳送給檔案使用人員，做好信息技術鑒定工作，比如天文檔案管理工作的很多初始化數據的資料都有詳細的觀測記錄、實驗分析記錄以及討論論證等資料，為了今后能夠更快速地查找對應的資料和進行保管期限的確定，對于科技含量較高的技術材料應該首先請專業人士進行鑒定，確定其檔案的保存價值，按照科學的門類進行保管和裝訂，對于已經確定有保存價值的技術資料應該按照要求申報項目課題，把獲得的最終批復和下達的項目任務文件資料收集完整，以便以后能夠予以更新使用。

4結論

當前，天文學領域是世界上幾個科技大國爭相研究的重要科學領域，我國作為世界上最大的發展中國家也不甘落后，為此要做好和天文學相關的配套管理工作，其中相關科研課題的管理就是一項重要工作，隨著以大數據、云計算以及區塊鏈為代表的新興技術興起，科研檔案管理方式又有了新的特點，希望相關管理者能夠充分利用新技術為科研檔案管理工作做出創新，推動科學技術繼續發展。

參考文獻：

[1]張磊，包麗敏.高校科研檔案管理中存在的問題及對策[J].科技信息，2013（25）：232+261.

[2]丁海斌.我國天文氣象檔案的起源[J].遼寧檔案，1992（8）：30-31.

作者：蔣麗萍 楊哲睿 高娜 劉梁 單位：中國科學院紫金山天文臺