開放教育教務(wù)管理過程的問題建議

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摘要：教務(wù)管理工作是開放教育學(xué)校管理的核心，是支撐電大學(xué)生學(xué)習(xí)的重要保證。目前開放教育教務(wù)管理在多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接、教務(wù)管理系統(tǒng)功能以及檔案管理等方面還是存在一些問題。本文針對(duì)在教務(wù)管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決方法，希望這些建議能夠完善教務(wù)管理工作，能夠更好地為學(xué)生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：開放教育；教務(wù)管理；問題

目前，終身學(xué)習(xí)型社會(huì)正在逐漸形成，而國家開放大學(xué)致力于遠(yuǎn)程開放教育的發(fā)展正是為構(gòu)建全民自主學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)體系起到了非常重要的作用。遠(yuǎn)程開放教育的發(fā)展主要依靠教務(wù)管理作為學(xué)生學(xué)習(xí)的保障。因此，進(jìn)而加強(qiáng)教務(wù)管理水平乃是開放教育管理工作中的重中之重。

一、教務(wù)管理過程中存在的問題

1.管理系統(tǒng)模塊眾多，數(shù)據(jù)對(duì)接問題多發(fā)。開放教育信息化建設(shè)離不開管理系統(tǒng)的支持，現(xiàn)在常用的管理系統(tǒng)主要包括招生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、考務(wù)管理系統(tǒng)。招生系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)新生錄入、教學(xué)點(diǎn)申報(bào)、入學(xué)資格審核等工作；教務(wù)管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)課程和專業(yè)管理、學(xué)籍管理、考試管理、畢業(yè)管理等工作；考務(wù)管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)考試計(jì)劃的，網(wǎng)考的具體實(shí)施、閱卷分配等工作。多平臺(tái)的優(yōu)點(diǎn)是可以分模塊管理，耦合度低，有利于系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，但是在使用過程中數(shù)據(jù)對(duì)接的問題也漸漸地暴露了出來，比如同一個(gè)教學(xué)點(diǎn)在招生管理系統(tǒng)中與教務(wù)管理系統(tǒng)中的機(jī)構(gòu)代碼不一致，考務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)生考試的部分成績不能直接導(dǎo)入教務(wù)管理系統(tǒng)，需要四舍五入才能錄入教務(wù)管理系統(tǒng)等，類似的問題在這就不一一列舉了。2.教務(wù)管理系統(tǒng)打證數(shù)據(jù)審核功能不完善。省校利用教務(wù)管理系統(tǒng)省校平臺(tái)的照片鏈接功能，將打證數(shù)據(jù)整理好后上報(bào)總部?？偛吭诮虅?wù)管理系統(tǒng)中央平臺(tái)處理省校當(dāng)學(xué)期上報(bào)的打證數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)部分學(xué)生未能通過打證數(shù)據(jù)審批的情況，教務(wù)管理系統(tǒng)不能反饋打證數(shù)據(jù)審批不通過的學(xué)生名單和具體原因，需要省校老師通過比對(duì)上報(bào)名單和總部反饋名單，篩選出具體人數(shù)以及名單，并逐個(gè)查明具體原因。此外打證數(shù)據(jù)一般也是分為多批次上報(bào)，批次的具體數(shù)量是需要根據(jù)畢業(yè)審核的實(shí)際批次來進(jìn)行的，一般畢業(yè)審核的初期首批次會(huì)先進(jìn)行開放教育專升本學(xué)生的畢業(yè)審核工作，剩余批次是正常報(bào)讀開放本科和?？频膶W(xué)生。因此多批次篩選打證數(shù)據(jù)不通過名單時(shí)不僅浪費(fèi)時(shí)間，也容易造成遺漏個(gè)別打證數(shù)據(jù)的問題。3.沒有單獨(dú)面向?qū)W生的管理平臺(tái)，學(xué)生不能直接了解自身學(xué)習(xí)的總體情況。教務(wù)管理系統(tǒng)的平臺(tái)分為五級(jí)：中央平臺(tái)、省校平臺(tái)、分校平臺(tái)、教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)、學(xué)生平臺(tái)，現(xiàn)在前四級(jí)處于正常使用中，由各級(jí)電大的教務(wù)工作人員進(jìn)行日常管理，學(xué)生平臺(tái)截至目前未能正常投入使用。學(xué)生想要查詢自身的選課情況、學(xué)籍信息情況、成績信息，一般都需要通過電話、微信、QQ等方式向班主任咨詢，再由班主任進(jìn)入教務(wù)管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)后告知學(xué)生。對(duì)于學(xué)生，沒有一個(gè)完善的查詢平臺(tái)提供基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)支持服務(wù)，甚至?xí)霈F(xiàn)完成學(xué)業(yè)拿到畢業(yè)證書時(shí)，才發(fā)現(xiàn)自己的個(gè)人信息錯(cuò)誤，再向?qū)W校申請(qǐng)更換畢業(yè)證的情況。因此如何讓學(xué)生能夠隨時(shí)了解到自身學(xué)習(xí)情況是一個(gè)亟待解決的問題。4.檔案管理制度不健全，電子檔案還未建立起來。教務(wù)管理工作主要分為兩大模塊——考務(wù)管理工作與學(xué)籍管理工作。尤其是開放教育學(xué)籍有效期8年，時(shí)間跨度大，課程注冊(cè)、免修免考、學(xué)籍異動(dòng)、報(bào)名考試、成績修改、畢業(yè)審核、學(xué)位申報(bào)等情況每個(gè)學(xué)期都不少，按照規(guī)定需要一直保存學(xué)生的資料檔案，并且上述業(yè)務(wù)的規(guī)定也都在變化，因此導(dǎo)致每個(gè)學(xué)期要求存檔材料都不是完全一樣的。目前教務(wù)存檔材料主要分為電子材料和紙質(zhì)材料兩類，現(xiàn)階段電子檔案的管理制度還未建立起來，沒有明確的電子材料存檔要求。工作人員會(huì)根據(jù)個(gè)人習(xí)慣保存電子材料，這樣常常會(huì)出現(xiàn)存檔隨意、資料不完整的情況，而紙質(zhì)檔案則每個(gè)學(xué)期都會(huì)按照要求制作成固定格式的檔案由檔案管理部門進(jìn)行管理，但是在紙質(zhì)檔案整理的過程中也暴露出來材料不齊全、缺少簽字蓋章等問題。

二、完善開放教育教務(wù)管理的對(duì)策

1.針對(duì)多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接提出建議。從加強(qiáng)信息化建設(shè)的角度出發(fā)，系統(tǒng)研發(fā)部門進(jìn)行系統(tǒng)需求分析的時(shí)候，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，考慮多系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接的問題，并且在實(shí)際使用過程中及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化，做好系統(tǒng)版本升級(jí)的準(zhǔn)備，將多系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接的問題逐步解決?，F(xiàn)階段存在的問題解決方式分為線上和線下兩種，線上進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)的升級(jí)改造，收集一線系統(tǒng)管理人員的意見，統(tǒng)計(jì)匯總后將需要對(duì)接的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，這種方式牽扯的部門較廣，需要一個(gè)部門帶頭并由多方合作完成。線下在系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接時(shí)，由相關(guān)部門明確對(duì)接的關(guān)系，出一個(gè)詳細(xì)的對(duì)應(yīng)手冊(cè)或制度文件，防止由個(gè)人行為導(dǎo)致的對(duì)接數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確甚至錯(cuò)誤的情況。對(duì)于后續(xù)未投入使用的平臺(tái)，希望各個(gè)職能部門負(fù)起責(zé)任，在進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向?qū)W校反饋，幫助研發(fā)部門進(jìn)行系統(tǒng)的完善。2.針對(duì)打證數(shù)據(jù)審核提出建議。首先希望教務(wù)管理系統(tǒng)能夠進(jìn)行功能改進(jìn)，省校進(jìn)行打證數(shù)據(jù)上報(bào)總部的時(shí)候，教務(wù)管理系統(tǒng)中央平臺(tái)能夠顯示出打證數(shù)據(jù)上報(bào)不成功的原因，并且將顯示不成功原因的文件反饋于省校學(xué)籍管理人員，就像總部進(jìn)行畢業(yè)審核的情況一樣，畢業(yè)審核完成后總部向省級(jí)電大反饋畢業(yè)審核不通過名單，這樣通過反饋文件能讓學(xué)籍管理人員直觀地看出問題出在哪里，而不是將未通過的學(xué)生數(shù)據(jù)多次上報(bào)進(jìn)行印證數(shù)據(jù)是否合格，減少往復(fù)的打證數(shù)據(jù)上報(bào)工作，提高工作效率。其次教學(xué)點(diǎn)、分校、省校每一級(jí)的學(xué)籍管理人員都需要對(duì)打證數(shù)據(jù)的人數(shù)與通過畢業(yè)審核的學(xué)生進(jìn)行核對(duì)，確保人數(shù)一致，同時(shí)教學(xué)點(diǎn)需要明確上報(bào)的照片要求，做好初步的核對(duì)工作，防止漏報(bào)、少報(bào)。3.針對(duì)學(xué)生了解自身學(xué)習(xí)情況提出建議。首先教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所部署的服務(wù)器是在省級(jí)電大，因此省級(jí)電大對(duì)于數(shù)據(jù)在不違反規(guī)定的情況下具有完全的使用權(quán)，完全可以依據(jù)自身力量，組織具有軟件開發(fā)能力的技術(shù)人員，借助數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)研發(fā)出另外一套為學(xué)生服務(wù)的查詢系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以面向全省學(xué)生服務(wù)，學(xué)生通過唯一的身份證號(hào)碼或者學(xué)號(hào)即可查詢到其需要信息，如選課情況、畢業(yè)審核情況、學(xué)位審核情況、歷次成績、各類考試通知書、考場(chǎng)安排情況等。第二是對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)學(xué)生平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)分析，確定是否能夠啟用學(xué)生平臺(tái)。實(shí)驗(yàn)學(xué)院就是利用現(xiàn)有技術(shù)資源進(jìn)行專業(yè)查詢、成績查詢等系統(tǒng)的研發(fā)，并且現(xiàn)在已經(jīng)上線并投入使用，不僅為學(xué)生提供了便利，同時(shí)也減少了班主任的工作量。4.針對(duì)檔案管理提出建議。首先要出臺(tái)規(guī)范電子建檔制度文件，明確電子建檔總體要求以及具體格式，所有紙質(zhì)材料上報(bào)的同時(shí)都需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)電子材料的上報(bào)，進(jìn)行信息化建檔，提高學(xué)籍檔案利用率和管理效率，充分體現(xiàn)以現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育為主的開放教育特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。其次紙質(zhì)材料與電子材料二者均屬檔案材料，在加強(qiáng)電子材料建檔的同時(shí)，紙質(zhì)材料也需更加規(guī)范，相關(guān)老師要有責(zé)任心，平時(shí)注重材料積累，材料存檔后再進(jìn)行上報(bào)或者下發(fā)，待接收材料的老師要督促相關(guān)人員進(jìn)行材料的下發(fā)，保證按時(shí)拿到材料及時(shí)歸檔，不要等到最后需要建立檔案時(shí)以缺材料為由未能按要求完成檔案的整理。

三、總結(jié)

隨著開放教育教務(wù)管理工作愈加重要，從細(xì)節(jié)上優(yōu)化教務(wù)管理的需求日益迫切。而且教務(wù)管理已經(jīng)成為開放教育的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)開放教育的發(fā)展以及提升教學(xué)質(zhì)量都有著重要的作用。本文首先從教務(wù)管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前所存在的問題，并且針對(duì)每一個(gè)問題提出了相應(yīng)的建議，然而辦法是否成熟可行還需要考慮多方面因素，但是在實(shí)際工作中加強(qiáng)教務(wù)管理必將是大勢(shì)所趨。

參考文獻(xiàn)：

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作者:凡 單位:國家開放大學(xué)實(shí)驗(yàn)學(xué)院