農(nóng)科院機(jī)構(gòu)科研檔案管理創(chuàng)新探究

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科研檔案管理具有科學(xué)化和規(guī)范化的特點(diǎn)。目前，國(guó)際上科研文件及科研檔案的管理，趨向于將科研文件、檔案管理納入科研活動(dòng)及信息系統(tǒng)和數(shù)字化管理工程，以提高科研管理的整體水平及管理能力[1]。國(guó)內(nèi)科研檔案依據(jù)國(guó)家科委、國(guó)家檔案局印發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，國(guó)家質(zhì)監(jiān)局印發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，各地區(qū)、各部門根據(jù)具體工作實(shí)踐貫徹執(zhí)行。在國(guó)內(nèi)檔案管理研究中，李建平在分析新形勢(shì)下科研檔案管理中管理意識(shí)薄弱、檔案利用不足等問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理方法、創(chuàng)新服務(wù)模式與提高檔案管理人員素質(zhì)等觀點(diǎn)[2]。韓千紅認(rèn)為應(yīng)將檔案科研創(chuàng)新立足于服務(wù)，而非最大限度地保存原始記錄，進(jìn)一步提出引入社交媒體提供新形勢(shì)、多層次的檔案服務(wù)[3]。嚴(yán)穎波提出創(chuàng)新檔案管理應(yīng)提高檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值，提供多樣化的檔案信息查詢，創(chuàng)新科研檔案利用方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行多重加工整合，編研多樣化的文檔資料等[4]。王羽佳提出檔案管理中收集工作是問(wèn)題凸顯的環(huán)節(jié)之一，應(yīng)進(jìn)行精準(zhǔn)化管控，逐一梳理工作流程的思路[5]?？梢?，目前大多研究認(rèn)為，檔案管理方式需要?jiǎng)?chuàng)新，創(chuàng)新應(yīng)立足于服務(wù)，逐步梳理更新工作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步增加檔案的開發(fā)利用價(jià)值。但是在眾多的研究中，實(shí)例研究較少，檔案管理具體環(huán)節(jié)的創(chuàng)新方式探索也少有提及。本研究在前人基礎(chǔ)上，以省級(jí)農(nóng)科院直屬科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作為實(shí)例，立足檔案服務(wù)，開展檔案管理研究。我國(guó)各省有省級(jí)農(nóng)業(yè)科學(xué)院，各省農(nóng)科院下設(shè)若干直屬科研機(jī)構(gòu)。以黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，全院直屬32個(gè)分院（研究所）。作為直屬科研機(jī)構(gòu)之一，檔案工作具有普遍性和特殊性，本研究力求為同類型檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)積累。

一、黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所科研檔案管理現(xiàn)狀

省院檔案工作以黑龍江省農(nóng)科院為全宗向省檔案館定期移交檔案。省院檔案材料由院機(jī)關(guān)各處室在履行工作職能時(shí)完成日常收集，定期進(jìn)行補(bǔ)充收集。院機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)檢查與組織歸檔，以便于保管和利用為原則，按照工作類別進(jìn)行立卷，以省農(nóng)科院機(jī)關(guān)工作實(shí)際為落腳點(diǎn)，符合檔案管理要求。但傳統(tǒng)的立卷方式對(duì)院直屬科研機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，缺乏整體性與獨(dú)立性。針對(duì)這一現(xiàn)狀，我院于2010年號(hào)召全院各直屬科研機(jī)構(gòu)建立具有獨(dú)立卷宗性質(zhì)的檔案。本研究立足10年間檔案工作建設(shè)與管理，力圖解決直屬單位檔案管理工作中借閱管理方式無(wú)法滿足課題組保密需求、檔案收集質(zhì)量不高、服務(wù)科研利用不足等問(wèn)題，以黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)所檔案管理為例，探索科研檔案管理模式創(chuàng)新。

二、以直屬機(jī)構(gòu)檔案工作為例，分析科研檔案管理現(xiàn)狀

2011年底，我直屬機(jī)構(gòu)完成了科研檔案建設(shè)工作，設(shè)有獨(dú)立的檔案庫(kù)房。建設(shè)之初共有檔案237卷，隨后初步制定了部分管理方法，目前檔案保存良好。但科研檔案材料收集不足，不利于實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)用價(jià)值，分析原因，以下幾點(diǎn)有待完善。1.借閱管理有待改進(jìn)。傳統(tǒng)的借閱方式為，科技人員履行借閱登記手續(xù)，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可借閱檔案材料。該方式的不足是，未考慮到課題組組別間相互借鑒與保密需求的平衡關(guān)系，無(wú)法保障課題組一定時(shí)期內(nèi)對(duì)成果保密的需求，致使業(yè)務(wù)科室不愿移交材料或延遲移交，從而導(dǎo)致歸檔材料不完整，反而影響學(xué)術(shù)借鑒與交流的初衷。2.收集工作有待完善。（1）現(xiàn)行收集方式不利于保障歸檔質(zhì)量。檔案管理人員定期通知，組織歸檔。業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷、歸檔。該方式的不足是，課題組偶有發(fā)生文件間聯(lián)系混亂、歸檔材料缺失等現(xiàn)象，致使檔案材料利用，無(wú)法更好地滿足本單位科研創(chuàng)新需求。（2）科研項(xiàng)目結(jié)束后立卷，整體性較好，但歸檔質(zhì)量不佳。以往實(shí)際工作中，檔案部門選擇在項(xiàng)目結(jié)束后組織立卷歸檔。這是因?yàn)?，一方面為保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，立卷完整；另一方面為課題組在項(xiàng)目周期內(nèi)重復(fù)利用項(xiàng)目文件提供便利。但由于涉農(nóng)項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案材料的保管從空間和技術(shù)方面均有不足，時(shí)有文件散失和破損現(xiàn)象發(fā)生，反而不利于科研檔案的完整和長(zhǎng)期保存，歸檔效果不佳。（3）歸檔材料檢查質(zhì)量不佳。實(shí)際工作中，檔案管理人員未參與科研文件形成過(guò)程，對(duì)文件間有機(jī)聯(lián)系掌握不足，檢查卷內(nèi)文件排列、文件缺失等情況達(dá)不到預(yù)期效果。3.檔案利用嚴(yán)重不足。以2011年度檔案工作為例，全年設(shè)備、期刊等各類科研檔案材料調(diào)閱僅41次，未充分挖掘檔案利用功能，檔案保管大于利用，檔案利用功能未得到充分挖掘。

三、主動(dòng)服務(wù)，探索直屬機(jī)構(gòu)檔案創(chuàng)新管理模式

1.借閱方式的改善，提高文件保密性———“兩級(jí)制審批”。為滿足課題組一定時(shí)期內(nèi)對(duì)科技成果保密性的需求，在規(guī)定時(shí)期內(nèi)課題組以外人員借閱，均采用“兩級(jí)審批”制度，即課題負(fù)責(zé)人與檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案材料方可調(diào)閱。超過(guò)規(guī)定保密期后，只履行登記手續(xù)即可借閱。2.收集方法的創(chuàng)新——有的放矢收集材料。本研究以《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》為理論依據(jù)，結(jié)合工作實(shí)踐，以歸檔工作有的放矢，輔助績(jī)效考核為抓手，以期提高歸檔質(zhì)量。（1）收集方法的創(chuàng)新。其一，科研項(xiàng)目在單位審批前，領(lǐng)取和簽批《歸檔材料調(diào)查表》（見表1）。根據(jù)科研計(jì)劃，備案歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間與歸檔人，檔案管理員可按照預(yù)計(jì)歸檔時(shí)間，向歸檔人分階段督導(dǎo)歸檔工作，有的放矢收集材料。歸檔材料調(diào)查表，以《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》規(guī)定的歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合以往科研活動(dòng)過(guò)程形成材料的歸檔情況，初步確定歸檔內(nèi)容。表格由檔案管理人員制定，研究所學(xué)術(shù)委員會(huì)監(jiān)制。其二，根據(jù)《歸檔材料質(zhì)量表》（見表2）對(duì)歸檔人的歸檔工作進(jìn)行評(píng)定。設(shè)計(jì)量化分值，參與年底績(jī)效考核，激發(fā)歸檔主動(dòng)性。歸檔質(zhì)量評(píng)定，在滿分的基礎(chǔ)上，根據(jù)不合規(guī)情況扣除分?jǐn)?shù)。歸檔材料質(zhì)量評(píng)定，考核5項(xiàng)內(nèi)容：收集數(shù)量、收集時(shí)間、非原件數(shù)量、破損數(shù)量、缺頁(yè)數(shù)量?？偡?0分，每個(gè)項(xiàng)目滿分為6分，設(shè)為3個(gè)分?jǐn)?shù)等級(jí)。根據(jù)具體歸檔質(zhì)量，量化各項(xiàng)分值，計(jì)算總分，參與考核。（2）提高檢查質(zhì)量———必須掌握科研文件間有機(jī)聯(lián)系這塊高地?？蒲泄芾砉ぷ饕延伞肮芾怼毕颉胺?wù)”逐步轉(zhuǎn)化，最終以服務(wù)科研為落腳點(diǎn)。檔案管理員在掌握檔案學(xué)理論基礎(chǔ)的同時(shí)，需加深對(duì)科研文件形成過(guò)程與文件間有機(jī)聯(lián)系的理解，明確知悉“我要收集哪些文件”，“什么時(shí)間歸檔”，“哪些文件沒有按照預(yù)定生成、發(fā)生延遲是合理的”，從而減少對(duì)課題組立卷的過(guò)度依賴，同時(shí)增加對(duì)課題組工作的理解，才能切實(shí)提高科研檔案管理質(zhì)量。一方面，科研檔案的形成有規(guī)律可循，應(yīng)深入研究歸檔材料。具體可分為項(xiàng)目研究材料、報(bào)獎(jiǎng)材料、新品種審定登記材料、專利申請(qǐng)材料、成果轉(zhuǎn)化材料、科研管理材料等若干類目，通過(guò)研究是可以掌握文件間有機(jī)聯(lián)系的。另一方面，應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理員參與科研項(xiàng)目主要階段這一建議的落實(shí)，至少參與1-2個(gè)重要文件的形成過(guò)程，或管理員需要加深了解的文件形成過(guò)程，將更能加深文件形成過(guò)程與形成規(guī)律的認(rèn)識(shí)。3.利用方法的創(chuàng)新———主動(dòng)服務(wù)科研。（1）結(jié)合績(jī)效，深入挖掘檔案價(jià)值。深度挖掘檔案的服務(wù)科研功能，與績(jī)效考核相結(jié)合，可強(qiáng)化檔案的利用，進(jìn)一步提高檔案材料的完整性與歸檔質(zhì)量。其一，以歸檔材料為依據(jù)，挖掘考核信息，量化績(jī)效分值。以本單位工作為例，以往績(jī)效考核，征集相關(guān)科技創(chuàng)新佐證材料原件或掃描件，核定績(jī)效分值。現(xiàn)探索以本年度歸檔材料為依據(jù)，提取績(jī)效考核信息。一方面可避免科研人員重復(fù)提供材料的繁瑣；另一方面可以保證重要的、能夠直接體現(xiàn)科研價(jià)值的原始材料及時(shí)歸檔。其二，以《歸檔材料質(zhì)量表》為依據(jù)，設(shè)定檔案工作質(zhì)量分值，加人年度績(jī)效考核中，充分肯定歸檔人的歸檔工作，激發(fā)歸檔主動(dòng)性，提升歸檔質(zhì)量。（2）公布檔案目錄，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流。定期公布已公開的檔案歸檔材料目錄，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的利用功能，促進(jìn)學(xué)科借鑒與學(xué)術(shù)交流。

四、討論

我國(guó)檔案管理工作已由傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理，向與數(shù)字化檔案管理相結(jié)合的管理模式與互聯(lián)網(wǎng)+檔案內(nèi)容管理的新模式發(fā)展[6]。2002年，國(guó)家檔案局首次明確檔案信息化建設(shè)的方向。2009年，起草了《電子文件管理暫行辦法》；隨后公布了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)范性文件和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。隨著國(guó)家檔案局各項(xiàng)制度的制定，檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作已由試驗(yàn)階段轉(zhuǎn)向應(yīng)用階段[7]。同時(shí)，狀肺炎疫情的發(fā)生將加速這一進(jìn)程。盡管數(shù)字檔案具有以下兩方面優(yōu)點(diǎn)：一是可以在一定程度上替代實(shí)體檔案，減少其使用頻率，增加保存時(shí)長(zhǎng)，二是對(duì)于不涉密的檔案材料，利用信息化傳輸手段及現(xiàn)代化檢索方式，還可以極大提高檔案服務(wù)的工作效率，但是由于科技活動(dòng)具有先進(jìn)性與創(chuàng)新性，某些在該領(lǐng)域具有競(jìng)爭(zhēng)性的科研項(xiàng)目材料同時(shí)具有保密性，致使科研檔案中數(shù)字信息技術(shù)的利用目前仍處于保守態(tài)勢(shì)，科研檔案數(shù)字信息化建設(shè)也未形成明文規(guī)定，未能采取統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)管理?？蒲袡n案數(shù)字信息化建設(shè)需以政策為引導(dǎo)，謹(jǐn)慎推進(jìn)。以相關(guān)制度為技術(shù)指導(dǎo)，穩(wěn)步推進(jìn)科研檔案數(shù)字信息化建設(shè)。本研究以實(shí)際管理工作中存在的問(wèn)題為例，探索、完善管理模式，為同類型科研機(jī)構(gòu)提供檔案管理經(jīng)驗(yàn)積累，有利于提升檔案歸檔驅(qū)動(dòng)作用。同時(shí)，在科技成果轉(zhuǎn)化權(quán)屬問(wèn)題日益被重視的現(xiàn)實(shí)狀況下，歸檔材料完整可以更好地發(fā)揮檔案的法律憑證作用，在必要時(shí)更好地維護(hù)科研人員與本單位的實(shí)際利益。本研究在同類型科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作中具有現(xiàn)實(shí)意義。

作者:杜優(yōu)穎 單位:黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所