HIS系統下的藥品庫存監控設計實現

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摘要:目的利用his系統監控和優化藥品庫存，降低藥品周轉天數。方法基于HIS系統，應用PDCA循環法對藥品庫存周轉情況進行監控和分析，制定相應對策并持續改進。結果實施PDCA循環法后，庫存周轉天數≤15d的藥品所占比例由原來的56.93%提高到79.38%(P＜0.01)。結論PDCA循環法在藥品庫存精細化管理中的應用效果較為顯著，有效提高周轉天數在15d內的藥品比例。

關鍵詞:HIS系統;PDCA循環法;庫存周轉天數;精細化管理

隨著醫療體制改革的深化，特別是取消藥品加成后，藥劑科由盈利科室變成成本科室，降低藥品庫存，提高藥品周轉成為當務之急。而藥品庫存管理是醫院藥房工作的重要環節，直接影響到臨床用藥供應和醫院資金的周轉。在藥房精細化管理過程中，提高藥品庫存周轉率屬于精細化管理中的重點。在醫院等級評審中的《三級綜合醫院評審標準實施細則(2011年版)》(簡稱《標準》)〔1〕中第15.2.1條款對藥品庫存管理規定:“定期評估藥品儲備情況，85%以上藥品的庫存周轉率少于10～15日，有分析報告和提出改進措施”的要求，因此科學地管理藥品庫存，提高藥品庫存周轉率，無論在降低醫院運營壓力及等級評審需要方面，都是十分重要的。我院項目組于2018年8月至2019年2月，基于HIS系統，采用PD-CA循環法提高藥品周轉天數在15天內的品種比例，取得了較好的效果。

1資料來源

利用醫院信息系統(HIS系統)，分別收集2018年8月、11月和2019年2月每種藥品的每月出庫金額、藥品期初庫存金額和藥品期末庫存金額。根據公式分別計算實施PDCA前后的藥品庫存周轉天數，庫存周轉率=(出庫金額/平均庫存金額)*100%、平均庫存金額=(期初庫存金額+期末庫存金額)/2、庫存周轉天數=本期天數/周轉率，再分別計算周轉天數在15d內的品種比例。

2方法與結果

2.1計劃(P)

2.1.1現狀調查:通過HIS系統收集整理2018年8月我院中心藥房每種藥品的出庫金額、藥品期初庫存金額和藥品期末庫存金額，計算藥品庫存周轉天數≤15d的藥品所占比例為56.93%(530/931)。

2.1.2目標設定:根據《三級綜合醫院評審標準實施細則(2011年版)》(簡稱《標準》)中第15.2.1條款對藥品庫存管理規定:“定期評估藥品儲備情況，85%以上藥品的庫存周轉率少于10-15日，因此，我們把目標值定為85%。

2.1.3原因分析:為提高藥品庫存的周轉，減少藥品積壓，根據調查結果，分析可能存在的原因:①單純依靠工作人員個人經驗進行藥品庫存管理以及藥品申領計劃，而且領藥員需要每次進行藥品庫存量檢查、評估藥品消耗數量以及人工填寫領藥簿等;②缺乏有效的預警提醒機制，以至于對藥品庫存不清晰，對缺藥的監控不及時，往往需要依賴藥房人員的提醒;③對藥品的周轉情況監控不明確，極易造成藥品積壓;④受政策的影響，部分中成藥積壓;⑤藥庫人員出庫的準確率低，從而影響藥品庫存的準確性。

2.2實施(D)針對以上各種原因，制定相應的措施并持續改進。

2.2.1針對手工做藥品申領計劃的問題:我們利用HIS系統導出相應的數據，探索可行的公式，通過EXCEL表格把數據進行匹配，生成申領計劃表(見圖1)。

2.2.2利用HIS系統的功能，對藥品庫存設定適當的警戒線和上限:每天對目錄上的藥品品種和數量進行監控，對低于警戒線的藥品及時補充，對高于上限的藥品進行有效的控制(見圖2)。

2.2.3制定定期庫存周轉情況評估方案以及評估指標，定期監控藥品庫存:設定庫存評估公式:庫存積壓比率=(當前庫存量-相應日數庫存消耗量)/相應日數庫存消耗量×100%，定期計算每種藥品庫存積壓百分比，從高到低排序，對比幾次的結果，對每次排序都出現在前面，百分比高的藥品我們定為積壓或庫存過高，并對此部分藥品通過各部門之間進行及時的調撥使用。若在各部門仍然積壓超過3個月的，則及時向采購反映，聯系供貨部門作退回處理。

2.2.4通過多部門合作，制定相應制度，提高藥庫人員的出庫準確率，出庫藥品必須認真復核，及時出賬，以保證藥品庫庫準確率，出庫藥品必須認真復核，及時出賬，以保證藥品庫

2.3階段檢查(C)和處理(A)PDCA

循環是一個持續改進的過程，通過對每月藥品庫存的監控和管理，措施實施3個月進行第一階段總結，分析數據，找出存在的問題，調整方案，再進入下一個PDCA循環，以達到85%以上藥品的庫存周轉天數≤15d。

2.4統計學分析

對措施實施前(2018年8月)、實施三個月(2018年11月)、實施六個月(2019年2月)的數據應用SPSS22.0統計軟件進行處理，措施實施前后比較采用χ2檢驗，以P＜0.05表示有統計學意義，有顯著性差異。

2.5結果

基于HIS系統的應用，使藥品庫存管理模式更加科學、規范和精細化，缺藥跟蹤情況更加清晰，對積壓藥品監控情況更加明確，緊急領藥的次數明顯減少。措施實施3個月后的結果顯示，藥品庫存周轉天數≤15d的藥品所占比例為67.13%(625/931)，差異有統計學意義(P1＜0.01)，根據這一結果我們分析原因，調整方案，尋求有效的方法持續改進。措施實施6個月后藥品庫存周轉天數≤15d的藥品所占比例明顯提高，其差異有統計學意義(P2＜0.01)(見表1)。

3討論

3.1藥品申領計劃數據化

在傳統的藥房管理中，藥品申領模式存在較多的缺陷，領藥員需要每次進行庫存量檢查，評估藥品領取數量及手工填寫領藥單等，工作量大，庫存量準確性較低，極易產生缺藥、藥品積壓等情況〔2〕。而大多數醫院使用的HIS系統比較簡單，缺少現代物流管理相關方面內容，為規范我院藥品申領計劃以及庫存管理，相關人員曾要求信息系統添加相應功能，但經多次努力都無法實現。因此，我院相關人員利用HIS系統導出相應的藥品消耗數和庫存數，探索可行的公式，通過EXCEL表格把數據進行匹配，生成申領計劃表，大大地縮短了人工做計劃每次庫存檢查的時間以及申領簿填寫時間，提高領藥效率，降低藥庫人員出庫差錯率，提高庫存的準確性。

3.2藥品庫存預警提醒

有學者研究發現〔3〕，藥房藥品庫存預警與計劃領藥通過自動生成領藥單，有利于藥房規范化管理，減少人為差錯，領藥流程受領藥人員的個人經驗影響較少，可以最大程度地節約時間。根據以往經驗，領藥人員需在藥品實物差不多用完，經藥房人員提醒才發現缺藥，這樣對臨床用藥影響很大，不利于藥品庫存管理。而本院自應用HIS系統的庫存預警和上限提醒設置以來，系統每日可自動提醒低于庫存警戒線或高于庫存上限的藥品種類，我們只需每天定時檢查藥品庫存提醒預警，即可迅速發現藥品缺藥情況，并及時補充藥品，最大程度地節省人力，節約庫存檢查時間，減輕藥房工作人員的工作量。根據實際情況定期對警戒線和上限調整，以減少藥品缺藥和庫存積壓等，提高臨床滿意度。

3.3積壓藥品的動態監控

傳統的庫存管理和領藥模式規范性不強，缺乏藥房和藥庫的聯系，藥庫發到藥房的藥品使用情況不能集中庫存地反應，工作憑個人的經驗，工作量大且經常容易出現缺藥或藥品積壓，造成藥品過期或數量誤差〔4〕。為了改變這種模式，在庫存管理過程中，利用計算機和數據庫等軟硬件設備對藥品庫存積壓情況進行動態監控，并且引入庫存評估公式:庫存積壓比率=(當前庫存量-相應日數庫存消耗量)/相應日數庫存消耗量×100%，制定定期庫存周轉情況評估方案，對藥品庫存進行定期評估，這樣既可避免庫存過多導致積壓甚至因藥品過期而退貨，又可防止庫存過少導致斷貨或者因頻繁補充藥品而增加工作量。使藥品庫存管理模式更加科學、規范和精細化。

3.4藥品庫存周轉率的計算方法

目前，關于三級綜合醫院評審標準中藥品周轉率的具體計算方法仍存在分歧，張亞芳等〔5〕建議，修改為“金額累計比率85%的藥品周轉天數不超過15天”。李燦霞等〔6〕則探討認為按85%品種數的銷售金額、庫存金額來計算藥品庫存周轉率是較科學和可行的計算方法。醫院的用藥不可能一成不變，可能因為季節的變化或突發事件等因素導致一些藥品出現消耗情況異常波動，而過度周轉不僅增加藥房工作人員工作量，而且增加缺藥的風險。本次研究采用以單個達標品種數累計比率計算庫存周轉率，雖然未達到《三級綜合醫院評審標準實施細則(2011年版)》(簡稱《標準》)的要求，但考慮我院中心藥房是以門診藥房和住院藥房相結合的綜合性藥房，藥品供應比單純的門診藥房或住院藥房復雜，藥品庫存周轉率的計算應該選用哪種方法，還有待進一步的探討。

4結論

藥品庫存管理是醫院藥品運營管理工作的重要方面，科學合理地控制藥品庫存，才能既保障臨床用藥，又不積壓醫院的資金。而在現代化、信息化醫院管理模式下，PDCA循環管理方法日漸普及，將其用于優化藥品庫存管理，對構建醫院藥品信息化平臺〔7〕、規范工作流程、保障用藥安全，實現庫存管理水平的持續提高有顯著的效果。此次PDCA循環管理方法在我院中心藥房藥品庫存管理中的應用，雖然未達到《標準》的要求，但明顯提高了藥品庫存周轉率，可見本次制定的PD-CA循環措施是有效、可行的，值得持續進行并推廣應用。

參考文獻

〔1〕衛生部醫療服務監管司.衛生部醫院評審評價工作文件匯編〔M〕.北京:人民衛生出版社，2012，137.

〔2〕胡瑜，盧濤.藥品庫存預警與計劃領藥對領藥效率及庫存合理性的影響〔J〕.上海醫藥，2018，39(1):65-66，75.

〔3〕劉侃，王小玲，何皎，等.藥品二級庫閥值預警功能在臨床醫生工作站嵌入與實現〔J〕.中國數字醫學，2015，10(11):96-98.

〔4〕廖廣仁，許百虹，賴偉華，等.藥品二級庫動態庫存預警系統的設計與應用〔J〕.中國藥房，2008，19(7):517.

〔5〕張亞芳，閆素英，王育琴，等.關于三級綜合醫院評審標準中藥品庫存周轉率定義的解讀與計算方法探討〔J〕.中國藥房，2014，25(37):3544-3546.

〔6〕李燦霞，李卓然，劉蓉春.三級綜合醫院評審標準中藥品庫存周轉率的計算方法探討〔J〕.中國藥業，2015，24(14):88-89.

〔7〕于江泳，錢忠直，余伯陽.基于PDCA循環模式優化國家藥品標準制訂工作的設想〔J〕.中國藥房，2013，24(9):778-780.

作者：梁偉亮 譚潔英 蔡育紅 張淑敏 李雅麗 單位：江門市新會區人民醫院