醫(yī)院庫存管理“零庫存”模式的應用

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摘要：通過對“零庫存”模式的探討，結(jié)合醫(yī)院的傳統(tǒng)庫存管理方式，對比其現(xiàn)實意義與得出更能適應醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的，先進、高效的庫存管理模式，希望達到降低醫(yī)院運營成本，確保醫(yī)療服務質(zhì)量和醫(yī)療安全，提升醫(yī)院的核心競爭力的目的。

關(guān)鍵詞：零庫存；醫(yī)院；庫存管理

一、“零庫存”模式發(fā)展背景

“零庫存”這一概念最早可以追溯到20世紀60年代，日本豐田汽車公司實施的全新的生產(chǎn)模式———“JIT”生產(chǎn)制（JustInTime，即準時生產(chǎn)），具體的管理手段則包括：看板管理、單元化生產(chǎn)等技術(shù)，最終在生產(chǎn)過程中，實現(xiàn)原材料和半成品的“零”積壓，使得生產(chǎn)效率得到大大地提高，其基本思想是“只在需要的時候，按照需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在醫(yī)院環(huán)境下，為了保障醫(yī)療救助活動的正常進行，醫(yī)療藥品與耗材的庫存管理必不可少。但是在保障基本醫(yī)療活動的同時，過多的庫存則會占用大量資金以及造成人力、物力的浪費，從而增加醫(yī)院的營運成本。對此，只有科學得對庫存進行管理，才可以有效地避免資金占用以及資源浪費，降低醫(yī)院的成本和風險，增強醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)庫存管理方式及其優(yōu)缺點

（一）傳統(tǒng)庫存管理方式

絕大多數(shù)醫(yī)院使用傳統(tǒng)的庫存管理方法，多為“采購-入庫-存儲-領用出庫”模式，一般涉及到藥劑科、設備科等科室，這些科室有相應人員定期清點物資數(shù)量，將需要補充的物資，依照使用頻率、使用量及有效期等指標，有計劃的擬定清單報給采購人員進行采購，然后由庫管進行入庫檢查辦理相關(guān)入庫手續(xù)，并分門別類保存。待售物資通過銷售系統(tǒng)直接進行出庫，耗材等則由使用人填寫領用單，庫管審批、檢查，最后領用出庫。這種方式需要將各種類別、品牌、規(guī)格的藥品及耗材都囤積在倉庫，以保障臨床科室在有需求的時候能夠及時為其提供相應的物資。

（二）優(yōu)勢與不足

1.傳統(tǒng)庫存管理方式的優(yōu)勢。倉庫通常會定期檢查物資余量，對于余量不足或已領用完的物資會擬定計劃采購補貨，這樣能有效保證倉庫里各類藥品與醫(yī)療器械的品類齊全，能夠滿足領用部門的需求。倉庫一般設在醫(yī)院大樓內(nèi)部，藥品和醫(yī)療器械分門別類保存，領用部門有需求時只需填寫相應的領用單，將計劃報給倉庫，經(jīng)過出庫流程最終由專人送達使用科室。其過程只需簡單的審批與庫管領取、配送，距離近，耗時短，配送迅速。2.傳統(tǒng)庫存管理方式的不足。管理人員專業(yè)知識相對缺乏，規(guī)章制度未落實。目前大多數(shù)倉庫管理人員對現(xiàn)代化倉庫管理知識、規(guī)章制度缺乏必要了解。工作中只是進行了基礎的記載，對于物資管理中的突發(fā)狀況不能以專業(yè)的方式應對，工作隨意性大，難以進行切實有效的管理，嚴重會導致物資的不合理消耗增大，造成經(jīng)濟損失。信息更新不夠及時，存在滯后性。信息系統(tǒng)雖然在存貨管理中得到了一定范圍的應用，但大多數(shù)僅僅能夠查詢貨物的品種、規(guī)格、庫存量等信息；對物資消耗的時間、空間信息難以及時反饋，現(xiàn)代醫(yī)院對物資信息化管理已然有更高的需求。盤存管理意識薄弱。按照規(guī)定，醫(yī)院物資應進行定期盤查，一般于每月末進行。對于發(fā)生盤盈、盤虧的物資，應及時查明原因，并根據(jù)庫存物資管理規(guī)定，對物資或相應責任人做出適當處理。傳統(tǒng)意識中，大多數(shù)負責人認為盤存只是財務部門的職責，其他部門幾乎不參與。實際上盤存需有出入庫管理人員、財務人員、部門負責人等相關(guān)人員的參與，才能更加準確、細致得反映庫存物資實際情況。

三、“零庫存”模式在醫(yī)院庫存中的實際應用

1.掌握醫(yī)院物資最低儲備量與供求信息。醫(yī)院并非所有物資都具備成熟的市場條件來實施“零庫存”管理，因此，需要將物資依據(jù)緊急程度、供貨難度、需求量等因素，參考以往情形計算權(quán)數(shù)按序分類排列，不適合使用“零庫存”模式的物資不應盲目加入“零庫存”模式管理體系。2.建立科學、合理的“零庫存”模式管理系統(tǒng)。借助互聯(lián)網(wǎng)等手段，盡可能將所有物資的品牌、名稱、規(guī)格、供應商等相關(guān)信息詳盡錄入系統(tǒng)并定期更新維護。同時對供應商的反饋時長、送貨速度、驗收合格率等指標也應進行記載。對于不能滿足臨床需求的物資進行重點分析，重新決定該類產(chǎn)品是否繼續(xù)采用這種模式，對于不能達到采購需求的供應商提出整改或適當舍棄。3.資質(zhì)好的供應商是“零庫存”模式實施的重要前提。這一模式的實質(zhì)是將庫存物資的存貨壓力轉(zhuǎn)嫁給供應商，對供應商的選擇除了要考慮配送物資的質(zhì)量是否合格，是否能保證充足的供貨，還要考慮其配送是否能滿足對供貨時間的需求。一旦符合要求，下一步就是就“零庫存”模式需求與供應商充分溝通并形成書面合同，提供法律層面的保障。在能力范圍內(nèi)盡可能擴大供應商的選擇數(shù)量，可供選擇的供應商越多，市場競爭越激烈，服務水平就會越成熟，遇到突發(fā)狀況時也能有更多的選擇。4.“零庫存”模式運行需要各部門的團結(jié)協(xié)作。采購人員的采購時間將變?yōu)椴欢〞r、有需求時采購，采購頻率會大大降低，工作量會隨著具體醫(yī)療環(huán)境的變化而變化；過去使用人直接在庫房領用或醫(yī)院配送人員配送，中間運輸環(huán)節(jié)省時，轉(zhuǎn)嫁給供貨商送貨，使用部門不可避免需經(jīng)歷更長的等待時間；庫管人員需要去各使用部門進行現(xiàn)場驗收，辦理相關(guān)入庫出庫手續(xù)，改變了工作流程。因而，各環(huán)節(jié)的人員要適應新的庫存管理模式的變化，全力配合，充分估計新的管理體系帶來的影響，做出科學、合理的人員培訓與調(diào)整。

四、“零庫存”模式的現(xiàn)實意義與不足

“零庫存”模式是個相對的概念，并不是指完全沒有庫存，而是通過對庫存進行控制與管理，使庫存數(shù)量趨近于“零”，并非絕對為零。其中，用于急救的藥品，市場供應緊張的物資，或是政策上有要求的物資等，仍舊需要適量儲備。這一概念建立在能完全保障臨床需求之上，是通過各種現(xiàn)代化管理途徑將供貨商物資信息與醫(yī)院實時需求相結(jié)合，以實現(xiàn)醫(yī)院庫存合理、科學管理的一種模式。

（一）“零庫存”模式的優(yōu)越性

1.減少庫存，降低存貨資金的占用量。傳統(tǒng)的存貨管理方法容易導致大部分流動資金被物資占用。而在“零庫存”模式下，物資種類、庫存量大幅度減少，節(jié)省空間，其占用的資金也降到了最低，有效降低了采購與存儲成本，節(jié)約了資金，可以將資金應用到其他項目，增加使用率，提高經(jīng)濟效益。2.能夠降低物資的存儲成本與管理費用。依據(jù)傳統(tǒng)管理藥品及耗材的方法，倉庫中需留有相當數(shù)量的存貨以備不時之需，此時需要耗費水電等倉庫成本、日常消耗及人員成本。在“零庫存”模式下，存貨占用空間大大減少，管理人員也能相應減少，極大降低了庫存管理成本。3.物資損耗情況得到極大改善。傳統(tǒng)庫存管理方法中庫存物資需要專人專業(yè)保管，由于不同物資所需存放環(huán)境不同，部分物資存在易碎易燃等特殊情況，物資周轉(zhuǎn)慢的情況下容易發(fā)生物資過期、變質(zhì)或跌價損失，此時需要耗時耗力對其進行退換、作減值準備等相應處理。在“零庫存”模式下，由于庫存物資減少，發(fā)生此類情況的頻率也大大降低，對為數(shù)不多的物資進行管理，能極大提高管理的精準性，降低事故率。4.更好管理物資質(zhì)量，規(guī)避風險。由于“零庫存”模式下庫存物資數(shù)量極少，其保管過程更加精細化，更好保證了質(zhì)量；且藥品與耗材品種、有效期等周轉(zhuǎn)速度快，能夠及時更新，一定程度上避免了因市場變化帶來的風險，物資質(zhì)量得到極大的保障。

（二）“零庫存”模式可能存在的不足

1.對信息系統(tǒng)要求高?？紤]到藥品與醫(yī)用耗材的特殊性，實施“零庫存”模式必須確保物資能及時、安全的供應。物資的采購及出入庫需要計算機進行科學的整理，物資名稱品類需條理清晰，能依照市場變動第一時間更新所有物資情況，隨時提供最新信息。同時需要讓臨床科室、物資管理部門與供應商之間保持溝通的順暢與高效，不因信息系統(tǒng)的漏洞或故障而延誤患者的病情。2.要求各部門配合默契?！傲銕齑妗蹦Ｊ较?，供應商、倉庫、臨床科室任一環(huán)節(jié)對接失誤，都會造成藥品缺乏、醫(yī)療耗材缺乏的情況，為倉庫管理工作造成了負面影響，更為臨床工作帶來了巨大隱患。此時要求各方人員充分發(fā)揮主觀能動性，合理、有序地溝通協(xié)作，保障供應鏈不斷裂，不對患者造成影響。3.存在信息共享風險。醫(yī)院環(huán)境下大多使用內(nèi)網(wǎng)，部分環(huán)境下的部分場合才會使用外網(wǎng)，主要是為了保證醫(yī)院內(nèi)部信息的安全性。大數(shù)據(jù)時代催生的“信息共享”，一方面有助于人能根據(jù)突發(fā)狀況臨時調(diào)整計劃，提高供應鏈管理的效率；另一方面，在人們享受其便利的同時，受到內(nèi)部網(wǎng)絡被攻擊，內(nèi)部信息被竊取的威脅。這種信息風險在醫(yī)院環(huán)境下尤為致命。

結(jié)論

“零庫存”模式屬于一種特殊的管理學概念，該模式的運用需要具體考察醫(yī)院的實際情況，不能盲目全盤變動。只有在研究過后，各方面條件成熟的情況下，由點及面逐步推行，有效提升醫(yī)院庫存管理水平，整合資源，促進醫(yī)院合理、科學、健康發(fā)展，通過內(nèi)部管理水平的提升，完善工作，更好服務患者。

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作者:伍雅雯 單位:三峽大學