建筑設(shè)計投標中專業(yè)負責人淺談

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摘要：投標是設(shè)計公司承接大型項目的重要方式，專業(yè)負責人作為整個投標過程的組織者和執(zhí)行者，主要負責投標過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調(diào)，保證按時高質(zhì)量交標、不廢標。本文對建筑設(shè)計投標工作中專業(yè)負責人的工作內(nèi)容進行了探討，包括投標文件解讀和人員安排、投標文件制作、投標文件的檢查及送標、投標后資料整理總結(jié)等，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計投標；投標文件解讀；投標文件

制作建筑設(shè)計公司承接項目的途徑主要有兩種：由業(yè)主直接委托、參加設(shè)計投標并中標。設(shè)計公司中標有影響力的大型項目,有助于提高自己在業(yè)界的聲譽,同時可以展示自己的設(shè)計能力及管理水平。投標工作的主要參與人員有實習(xí)生、新員工、具有一定設(shè)計經(jīng)驗和設(shè)計能力的設(shè)計人員,以及專業(yè)負責人、主創(chuàng)建筑師、項目秘書等。此外,投標工作一般還需要結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、節(jié)能、景觀、造價等專業(yè)的設(shè)計人員的協(xié)助配合。其中,專業(yè)負責人是整個投標過程的組織者和執(zhí)行者,接受公司領(lǐng)導(dǎo)任命和委派工作任務(wù),負責投標過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調(diào)。以下為專業(yè)負責人的主要工作內(nèi)容。

1投標文件解讀和人員安排

專業(yè)負責人在接到招標任務(wù)后,應(yīng)抓緊時間閱讀招標文件,歸納和整理招標項目的信息,以明確掌握招標項目的建筑類型、規(guī)模、區(qū)域位置、交標時間地點、交標內(nèi)容、交標后開標時間、標底費等基本信息。在解讀招標文件要求后,專業(yè)負責人需要盡快確定設(shè)計團隊。在挑選設(shè)計人員時,專業(yè)負責人要保證設(shè)計團隊中有一定比例的具備相關(guān)設(shè)計經(jīng)驗的設(shè)計人員,同時要有部分新員工,然后建立新的項目工作群,發(fā)布招標文件。確定設(shè)計團隊后,專業(yè)負責人還應(yīng)盡快制定時間計劃表。時間計劃表應(yīng)包括現(xiàn)場勘察、答疑、交標等關(guān)鍵時間節(jié)點。時間計劃表既要給設(shè)計人員預(yù)留充足的方案設(shè)計時間,又要為后期投標文件的成果匯編預(yù)留充足的時間,同時要預(yù)留出文件自查時間。專業(yè)負責人可將制定好的時間計劃表發(fā)放給設(shè)計團隊,讓團隊成員對各個階段的提圖日期有個基本的了解（某醫(yī)院投標項目時間計劃表如表1所示）。由于投標時間一般都比較緊張,所以投標文件的制作會越來越社會化和精細化。部分投標工作可以分包給第三方,例如效果圖、多媒體、動畫、實體模型制作、標書的排版以及部分分析圖的繪制等可以分包給專門的設(shè)計公司。這樣設(shè)計公司就可以在關(guān)鍵的方案設(shè)計及圖紙繪制方面集中更多的人力,以保證投標標書的含金量。專業(yè)負責人需要根據(jù)招標文件的內(nèi)容來盡快確定分包公司,并根據(jù)圖紙制作時間來倒排分包公司的工期。另外,由于方案設(shè)計文件往往需要結(jié)構(gòu)、機電等專業(yè)提供的方案設(shè)計說明,因此,各專業(yè)負責人應(yīng)統(tǒng)籌各業(yè)務(wù)部門,做好招標任務(wù)的分解及時間安排工作。

2投標文件制作

建筑設(shè)計項目投標文件成果分成兩個部分：技術(shù)標和商務(wù)標。在技術(shù)標和商務(wù)標的制作過程中,專業(yè)負責人需要做好組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。

2.1技術(shù)標制作過程

技術(shù)標制作過程主要分為四個階段,詳情如下。（1）第一階段：解讀任務(wù)書和現(xiàn)場踏勘。專業(yè)負責人需要召集設(shè)計人員進行任務(wù)書解讀,對場地、交通、周圍環(huán)境、配套設(shè)施等進行分析和討論,讓設(shè)計人員了解項目的基本情況。對于部分本地項目,專業(yè)負責人可以帶領(lǐng)設(shè)計人員進行現(xiàn)場勘察,帶著疑問去現(xiàn)場踏勘,其收集信息、分析問題將更具針對性。在這個階段,專業(yè)負責人需要收集的相關(guān)資料包括上位規(guī)劃、相關(guān)規(guī)范、同類型項目概況、參考文本等,以細化場地分析、交通分析等分析圖。另外,專業(yè)負責人還需要整理標書中存在的漏洞或不足,比如意義不明和缺少資料等問題,并提交答疑文件給招標方,由招標方進行答疑,并將答疑結(jié)果及時通知設(shè)計人員。（2）第二階段：團隊合作,集思廣益。在這個階段,專業(yè)負責人應(yīng)鼓勵設(shè)計人員集思廣益、發(fā)散思維、互相學(xué)習(xí)。所有設(shè)計人員都可以提交自己的體塊模型、手繪平面圖,參與討論。同時,所有設(shè)計人員也可以提供類似案例進行討論和學(xué)習(xí),然后由主創(chuàng)設(shè)計師組織集體討論并評價設(shè)計人員的方案,最后確定主要設(shè)計方向。專業(yè)負責人需要在這個階段帶領(lǐng)設(shè)計人員積極參與創(chuàng)作,敦促主創(chuàng)設(shè)計師按計劃執(zhí)行設(shè)計任務(wù)。第二階段是設(shè)計公司新員工學(xué)習(xí)、發(fā)揮集體智慧、更新迭代的重要階段,對公司的長遠發(fā)展至關(guān)重要。（3）第三階段：設(shè)計優(yōu)化。在確定設(shè)計方向后,設(shè)計人員需要和主創(chuàng)設(shè)計師共同優(yōu)化設(shè)計方案。在這個階段,專業(yè)負責人可以將設(shè)計人員分成兩撥,一撥負責推進造型設(shè)計工作,另一撥負責優(yōu)化總圖和平面方案。設(shè)計優(yōu)化階段往往涉及反復(fù)修改和細節(jié)調(diào)整問題,因此專業(yè)負責人在這個階段除了輔助主創(chuàng)設(shè)計師優(yōu)化設(shè)計方案外,還要控制整體進度并按計劃有序推進。（4）第四階段：投標文件制作。在設(shè)計方案初步確定后,專業(yè)負責人便可安排設(shè)計人員同步開展投標文件的制作。對于效果圖,設(shè)計公司從接到資料到制作完成一般需要5～7天；對于多媒體、動畫和實體模型的制作,設(shè)計公司一般至少需要3～5天。如果項目規(guī)模較大,那么效果圖制作需要更長的時間。在這個階段,專業(yè)負責人必須及時地向各分包公司提供相關(guān)資料,讓各分包公司同步展開效果圖制作,同時編寫建筑設(shè)計說明,下發(fā)給結(jié)構(gòu)、機電、造價各工種,進而確定投標文件的目錄和內(nèi)容,并分配相關(guān)工作人員開展文件制作工作。

2.2商務(wù)標制作過程

設(shè)計投標中的商務(wù)標制作也非常重要,有些招標公司甚至要求投標公司先通過商務(wù)標才能進行技術(shù)標的評比。投標公司的商務(wù)標一般由項目秘書主編,專業(yè)負責人進行輔助檢查和校對。商務(wù)標投標內(nèi)容一般包括企業(yè)資格與業(yè)績資料、單位簡介、類似項目業(yè)績、擬投入團隊名單、主創(chuàng)建筑師履歷和業(yè)績、服務(wù)承諾書、設(shè)計費報價函、設(shè)計進度安排等。例如,專業(yè)負責人需要結(jié)合商務(wù)標投標內(nèi)容中的類似項目,擬定投入設(shè)計團隊的人員名單,然后根據(jù)工程造價預(yù)算,結(jié)合招標公司的運營情況和技術(shù)要求,與公司領(lǐng)導(dǎo)共同商定投標項目的設(shè)計費報價。

3投標文件的檢查及送標

投標文件完成后,設(shè)計公司需要預(yù)留充足的時間對投標文件進行反復(fù)校對。為保證標書不廢標,專業(yè)負責人需要針對招標文件里的相關(guān)廢標條例,對造價價格、各工種的說明文件進行重點檢查。投標文件檢查完成后,專業(yè)負責人要按照招標文件的要求進行打印、蓋章、密封。設(shè)計公司要為這一系列過程預(yù)留充足的時間,尤其是在蓋章環(huán)節(jié),因為該環(huán)節(jié)往往涉及嚴格的審批流程。如果投標公司要求提交實體模型,那么招標公司可根據(jù)實體模型的大小,選擇托運或由設(shè)計人員送過去。上述過程均需要專業(yè)負責人親自監(jiān)督,以避免投標準備工作在最后環(huán)節(jié)出錯,從而導(dǎo)致廢標。如果對交標流程有任何疑問,專業(yè)負責人就要和招標單位反復(fù)確認。除了專業(yè)負責人的檢查和監(jiān)督以外,針對招標文件檢查和校對工作,設(shè)計公司應(yīng)安排有經(jīng)驗的設(shè)計人員全程參與,以保證投標文件不出紕漏。標書密封后,投標公司如需安排設(shè)計人員送標,則要提前準備好送標所需文件,并根據(jù)送標地點,確定合理的送標時間。如果是本地相對重要的項目,投標公司可以提前一天安排專業(yè)負責人踩點,以避免設(shè)計人員第二天送標出現(xiàn)意外。目前,很多設(shè)計招標單位都要求將投標文件上傳到特定的電子投標系統(tǒng)。因此,設(shè)計公司應(yīng)提前安排專業(yè)設(shè)計人員學(xué)習(xí)電子投標軟件,并在技術(shù)標制作過程的第四階段就將投標文件試著上傳系統(tǒng)。在此過程中,設(shè)計公司同樣需要預(yù)留出一定的上傳時間,以防招標文件上傳出現(xiàn)意外。

4投標后資料整理總結(jié)

投標結(jié)束后,投標公司需要安排專業(yè)負責人跟進開標事宜,同時安排主創(chuàng)設(shè)計師進行講標、答辯準備。如果未中標,專業(yè)負責人需要及時跟進并收取中標補償金和退回投標保證金等；如果中標,專業(yè)負責人需要和新的項目負責人進行工作交接。投標結(jié)束后,專業(yè)負責人需要將投標成果加以整理,按照招標文件、參考資料、相關(guān)規(guī)范、勘察照片、分析圖原文件、設(shè)計圖CAD文件、設(shè)計模型、最后的文本、商務(wù)標等進行分類歸檔,最后提交項目秘書備份。另外,專業(yè)負責人需要將資料進行精簡,剔除分析圖原文件、商務(wù)標部分以及投標標書中帶有公司機密的文件,然后才可將投標文件發(fā)放給公司同事分享和學(xué)習(xí)。投標結(jié)束后,除了整理資料,專業(yè)負責人還應(yīng)該記錄參與投標的設(shè)計人員的工作內(nèi)容及工作表現(xiàn),外包公司的圖紙數(shù)量、價格、聯(lián)系人及聯(lián)系方式,以便公司日后按工作量來分配方案費和結(jié)算成本（某辦公樓項目相關(guān)人員及單位的工作量統(tǒng)計情況見表2、表3、表4）。

5結(jié)語

建筑設(shè)計投標時間緊張,工作煩瑣,專業(yè)負責人作為投標工作的統(tǒng)籌人,需要熟知投標流程,了解公司員工能力,具備較強的組織協(xié)調(diào)能力。專業(yè)負責人應(yīng)帶領(lǐng)設(shè)計團隊開拓思維,發(fā)揮創(chuàng)造力,從而高效、高質(zhì)量地完成投標工作。

參考文獻：

[1]趙校.淺析建筑行業(yè)設(shè)計投標管理及商務(wù)標書編制要點[J].建筑設(shè)計管理,2010(9).

作者:羅瑩英 單位:華南理工大學(xué)建筑設(shè)計研究院有限公司