管窺建筑工程建設(shè)項目前期資料的采集
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為避免不良情況的出現(xiàn)，必須對建筑工程建設(shè)項目的前期資料進行科學地收集和整理，應(yīng)該說建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集和管理是有一定方式的。對于建設(shè)工程前期資料來說，其收集與管理并非易事。需要進行各方面的協(xié)調(diào)和管理才能有效進行，比如需要完善的管理制度，制定恰當?shù)氖占凸芾磙k法等。在筆者看來，前期資料的收集具備幾種情形：
1.1檔案館工作人員單獨收集
這種被檔案館工作人員收集的方式有一定限制，前提必須是檔案館的工作人員比較充足。
1.2檔案館工作人員與項目資料工作人員共同收集
第二種方式是兩個單位或部門共同承擔前期資料收集的工作。由項目相關(guān)人員及檔案館共同收集資料是建筑工程建設(shè)項目中應(yīng)用較多的一種收集方式。
1.3單獨由項目部相關(guān)工作人員收集
這種單獨由項目部相關(guān)工作人員收集前期資料的方式在某些比較小型的項目中比較適用和常見。應(yīng)該說這三種建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集和管理方式各有利弊，可以根據(jù)情況挑選合適的方式應(yīng)用。而對于建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集與管理，筆者傾向于適用與第二種情況。這是由建設(shè)項目的前期工作通常在項目部組成前就已經(jīng)應(yīng)該進行了。前期資料的產(chǎn)生比項目部的組成要早得多。因此如果只由項目部進行資料的收集，那么項目部成立前期的資料就無法及時進行。因此項目部成立之前的資料由相關(guān)部門收集，待項目部成立后進行移交比較科學。另外，每個項目部都需要在成立之初便設(shè)立專門的檔案工作人員崗位，專司項目相關(guān)前期資料的收集和整理。比較大的建筑施工項目由于分部較多，在各個分部門中也應(yīng)有專人負責資料的收集與整理工作。應(yīng)形成合理的資料收集和管理制度，保證前期資料的收集和整理科學、有序地進行。比如對于大型建筑項目的前期資料的收集與整理中，需對來往的文件資料逐一進行登記整理，保證前期資料的完整和保密，各分部資料應(yīng)定時向總部匯總，以備不時查閱。對于建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集和管理來說，設(shè)置專人專崗是十分重要的，這樣做具有很多優(yōu)點。比如可以最大程度上保證資料的齊全和安全，也便于查閱，在出問題時可以很快找到問題所在并確定責任人，及時采取合適措施。而且建筑工程建設(shè)項目的施工時間一般比較長，工作人員流動比較頻繁。如果沒有專人專崗進行資料的收集和整理的話，容易導致資料的缺失和流散，嚴重的可導致保密資料外泄或造成影響施工過程的各種問題。建筑企業(yè)檔案管理部門需要加強同各個項目部之間負責前期資料收集和整理工作人員的聯(lián)系，對其工作及時給予指導和檢查，確保前期資料的收集和整理工作質(zhì)量。
2建筑工程建設(shè)項目前期資料收集和整理的重大作用
建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集和整理在整個項目施工過程中具有重大作用。可從其具備的三個特性來說，一是資料的收集和整理具有真實性，二是資料的收集和整理具有重要性，三是資料的收集和整理具有必要性。
2.1資料的收集和整理具有真實性
資料的收集和整理都是基于真實的基礎(chǔ)之上，如果資料是偽造的，虛假的，也就失去了參考和使用的價值。之所以要及時進行資料的收集和整理，就是為了確保前期資料的真實可靠。因此資料的收集和整理必須具備也必然需要具備真實性，是對項目從立項前至施工前甚至施工過程的資料的真實記錄和保存。建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集必須遵循真實性原則。
2.2前期資料收集的重要性
正因為資料的收集和整理具備真實性，是對建筑工程建設(shè)項目開工前的準備階段就已經(jīng)開始收集的，所保留的內(nèi)容是在辦理工程有關(guān)手續(xù)及工程確立的整個過程的軌跡資料，所以具備重要的參考和使用的價值。之所以要及時進行資料的收集和整理，就是為了確保前期資料的真實可靠。也只有真實的資料，才是重要的資料，才具備重要性特征。在工程整個過程中，前期資料具有記載具體過程的功能，可以促使工程如期順利的進行。在出現(xiàn)問題的時候，前期資料還可以作為證據(jù)使用，成為證明施工過程是否有問題的重要資料。
2.3前期資料收集的必要性
如果前期資料的收集和整理過程連續(xù)而全面，通常也代表整個工程的前期工作是完善的，而如果資料的收集和整理中有斷裂點，往往也可以說明項目前期工作中有瑕疵的可能性很大。如果存在資料斷裂的情況，可根據(jù)前后資料進行追索，將資料補充完整。前期資料收集是必要的，在工程前期工作中產(chǎn)生的任何資料，哪怕是一張圖片，一份文件甚至一小段音像資料都可能是某些時刻需要用到的重要憑證，因此收集資料時必須事無巨細，細心整理，不能存在僥幸心理而有所忽略。比如，施工中如果發(fā)生地基沉降，就必須進行資料查看，根據(jù)記載的有關(guān)內(nèi)容，檢查出現(xiàn)問題的原因。如果前期資料收集和整理的不到位，會導致輕者耽誤工期，重了甚至可能會演變?yōu)橹卮笫鹿?。因此，前期資料的收集對于建筑工程建設(shè)項目來說是必要的。
3結(jié)語
總而言之，建筑工程建設(shè)項目前期資料的收集與管理工作必須得到足夠重視，并在建筑工程項目實施前就及時開始收集和進行有效的管理。只有這樣，才能使這些資料為建筑項目的順利實施起到應(yīng)有的作用。
作者：劉靜 單位：資陽市誠興城市建設(shè)有限責任公司