高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案優(yōu)化管理策略

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一、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容和特點(diǎn)分析

1.工作內(nèi)容

繼續(xù)教育教學(xué)檔案的管理內(nèi)容同普通高校的教學(xué)檔案管理內(nèi)容差別不大，都是高校在科學(xué)研究、日常教學(xué)、黨政管理等工作過(guò)程中保留下來(lái)的重要?dú)v史記錄，檔案管理主要負(fù)責(zé)保存一些具有留存價(jià)值的資料。資料的形式是多種多樣的，不僅有文字資料、圖像資料，還有音頻、視頻等電子資料，主要可以分為學(xué)籍檔案、教務(wù)檔案和教師檔案等幾項(xiàng)管理內(nèi)容。學(xué)籍檔案管理方面主要負(fù)責(zé)記錄高校繼續(xù)教育新生的錄取信息、學(xué)員管理制度、不同類(lèi)別學(xué)生的詳細(xì)名單、畢業(yè)生信息登記、學(xué)生評(píng)優(yōu)等；教務(wù)檔案管理方面主要包括學(xué)生選課課表、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理方法、考試安排等；教師檔案管理方面主要包括教師的履歷表、教師住房信息、教師績(jī)效考核信息、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等。有效提高高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理水平是繼續(xù)教育教學(xué)工作有序開(kāi)展的重要保證，是提高高校教學(xué)管理質(zhì)量的重要途徑。2.特點(diǎn)（1）檔案來(lái)源分散性高。高校的繼續(xù)教育教學(xué)模式與普通的全日制教學(xué)模式存在一定差別，普通的全日制教學(xué)在教學(xué)方式、教學(xué)時(shí)間等方面具有非常高的一致性，可以進(jìn)行大量處理。然而，繼續(xù)教育的教學(xué)方式存在一定的不同，包括短期培訓(xùn)和脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等，教學(xué)形式的復(fù)雜性導(dǎo)致了教學(xué)檔案產(chǎn)生時(shí)間和形式具有較高的復(fù)雜性，檔案來(lái)源分散性高。（2）檔案內(nèi)容復(fù)雜。繼續(xù)教育的學(xué)生在社會(huì)地位、工作領(lǐng)域、工作地區(qū)等多個(gè)方面差別比較大，學(xué)習(xí)形式主要以自學(xué)為主，集中學(xué)習(xí)為輔；培養(yǎng)的方式包括校企聯(lián)合培養(yǎng)、學(xué)校教學(xué)以及函授教學(xué)等；學(xué)生所要獲取的學(xué)歷也存在專(zhuān)科和本科的區(qū)別。高校繼續(xù)教育教學(xué)在學(xué)生來(lái)源、培養(yǎng)方式、學(xué)習(xí)形式、學(xué)歷類(lèi)型等方面的多樣性，以及高校教學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，使得繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理內(nèi)容非常的復(fù)雜。（3）檔案形式多樣。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理不僅要對(duì)教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料、照片、圖片等紙質(zhì)形式的資料進(jìn)行保存，還需要對(duì)活動(dòng)中產(chǎn)生的視頻、音頻等電子信息進(jìn)行保存，并且隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算的發(fā)展，高校的教學(xué)資料更加豐富，檔案的形式也更加豐富。（4）檔案管理具有社會(huì)性。參加繼續(xù)教育的學(xué)員大多是社會(huì)上已經(jīng)參加工作的人員，其參加繼續(xù)教育的主要目的是進(jìn)一步提高自己專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。從功能上看，高校的繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作具有一定的社會(huì)性。

二、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理的重視程度不高。我國(guó)雖然已經(jīng)開(kāi)始重視繼續(xù)教育教學(xué)工作，但是大多數(shù)高校仍然以普通全日制教學(xué)為主，對(duì)繼續(xù)教育教學(xué)工作以及檔案管理的重視程度普遍不高，繼續(xù)教育工作得不到足夠的重視，也導(dǎo)致繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作同樣得不到應(yīng)有的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及從事繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的工作人員沒(méi)有更深入、更充分的意識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量和科研工作的影響，很多學(xué)校并沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)繼續(xù)教育教學(xué)的檔案管理，使得很多重要的檔案信息沒(méi)有進(jìn)行歸檔保存或者是遺失了。2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高。目前，很多高校的檔案管理隊(duì)伍中工作人員的管理水平參差不齊，學(xué)校培養(yǎng)出的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員非常少，很難滿(mǎn)足繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的需求。很多學(xué)校根本沒(méi)有聘用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，有些檔案管理員是由教師兼職或者是不適應(yīng)教學(xué)崗位的教師轉(zhuǎn)到檔案管理崗位上的。這些檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)普遍不是很高，在上崗之前以及平時(shí)的工作中也沒(méi)有得到定期的培訓(xùn)。新形勢(shì)下，尤其是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理員提出了更高的要求，不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，也要熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代化手段有效的管理教學(xué)檔案。3.缺乏完善的檔案管理機(jī)制。新形勢(shì)下，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要更多的專(zhuān)業(yè)人才，繼續(xù)教育成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)之一，與之相關(guān)的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機(jī)制，但是隨著高校繼續(xù)教育辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和形式的多樣化，已有的檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)更加復(fù)雜的管理狀況，新的管理機(jī)制還沒(méi)有對(duì)舊的管理機(jī)制進(jìn)行完善和修訂，繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提高受到嚴(yán)重制約。一些高校的檔案管理機(jī)制內(nèi)容不夠全面，比如，有些歸檔資料只有復(fù)印件卻沒(méi)有原始文件；有些文件經(jīng)過(guò)批復(fù)之后沒(méi)有及時(shí)的歸檔保存。4.檔案管理的資金投入低。很多高校在檔案管理方面投入的資金比較低，硬件和軟件設(shè)施均比較落后，滿(mǎn)足不了新形勢(shì)下繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的要求。比如，有些學(xué)校分配給檔案管理科室使用的用房面積達(dá)不到要求，紙質(zhì)資料的存檔和信息化設(shè)備雜亂的存放在一起；檔案管理室的環(huán)境條件達(dá)不到要求，防高溫、防潮、防蟲(chóng)、防火、防塵、防盜等措施做的不到位；檔案管理設(shè)備落后，沒(méi)有購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備；設(shè)備系統(tǒng)和軟件得不到及時(shí)的更新和維護(hù)。

三、優(yōu)化高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的有效措施

1.提高對(duì)檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學(xué)，還包括繼續(xù)教育教學(xué)管理。要想有效的提高繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識(shí)到繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作對(duì)于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和科研工作的重要性。學(xué)?？梢赃m當(dāng)提高對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以顯示出對(duì)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的重視，檔案管理人員也要認(rèn)真的對(duì)待自己的工作，保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。2.提高繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。檔案管理員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的高低直接關(guān)系到繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)該一方面培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，另一方面要提高檔案管理隊(duì)伍工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。學(xué)校要聘用專(zhuān)業(yè)的檔案管理員負(fù)責(zé)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作，改變以往檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)參差不齊的狀況；檔案管理員在上崗之前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)；科學(xué)技術(shù)日新月異，新的檔案管理手段不斷出現(xiàn)，學(xué)校要定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高檔案管理員的專(zhuān)業(yè)技能。在信息化時(shí)代，學(xué)校要保證檔案管理員不僅能夠根據(jù)資料的保存價(jià)值應(yīng)用傳統(tǒng)的管理手段對(duì)繼續(xù)教育教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理和保存，還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠熟練的使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。高校的檔案管理人員不僅要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)和管理手段，增強(qiáng)自己的專(zhuān)業(yè)技能，還要提高自己的職業(yè)道德素養(yǎng)，要熱愛(ài)自己的崗位，認(rèn)真的做好自己的本職工作，要有服務(wù)意識(shí)，保證高效率、高質(zhì)量的完成各項(xiàng)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作。3.完善檔案管理機(jī)制。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作需要一套完善的管理機(jī)制作為指導(dǎo)，高校的繼續(xù)教育管理部門(mén)應(yīng)該將《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)作為參照，依據(jù)新形勢(shì)下繼續(xù)教育教學(xué)的特點(diǎn)和要求制定一套完善的檔案管理機(jī)制，即通過(guò)完善檔案管理機(jī)制來(lái)規(guī)范檔案管理員的工作流程，保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，高校應(yīng)該建立一套監(jiān)督管理機(jī)制，保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確性。對(duì)于歸檔資料存在收集不完全、存檔不及時(shí)、資料不準(zhǔn)確、重要資料丟失等現(xiàn)象，依據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重性，給予檔案管理員相應(yīng)的處罰。檢查存檔資料的完整性和準(zhǔn)確性工作不僅要包括紙質(zhì)版的文字、圖片等，還要包括視頻、音頻資料以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。4.增加檔案管理資金投入。各大高校要根據(jù)自己學(xué)校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀適量的增加檔案管理的資金投入，改善檔案管理用房條件、硬件及軟件設(shè)備。學(xué)校要明確的劃分檔案管理用房，將存檔的紙質(zhì)資料和信息化設(shè)備分開(kāi)，并且要保證資料室具有良好的防潮、防高溫、防蟲(chóng)、防盜、防火等性能；要根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況及時(shí)的更新設(shè)備，開(kāi)發(fā)高效、便利的檔案管理系統(tǒng)和軟件，對(duì)已有的先進(jìn)設(shè)備和軟件進(jìn)行定期的維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

高校繼續(xù)教育教學(xué)在最近幾年受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，對(duì)于提高人均知識(shí)水平、構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)、為社會(huì)培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)人才等方面具有重要意義。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作得不到重視、管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理機(jī)制不夠完善等問(wèn)題普遍存在，高校相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該從改變意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、完善檔案管理機(jī)制等方面有效的提高繼續(xù)教育檔案管理水平。

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作者：梁艷 單位：遵義醫(yī)科大學(xué)