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摘要:教學管理工作是高校的重要工作之一,本文通過了解日常教學管理工作的現狀,剖析影響日常教學管理工作的因子,遵循高等教育教學管理工作的基本規律,利用信息化手段,探尋出更加科學、規范、精簡、高效的教學管理工作流程,保障學校的教育教學工作平穩運行,提高學校教育教學的質量水平。
關鍵詞:信息化;教學管理;工作流程
一、高校教學管理工作的現狀
目前,我國的高校的教學管理工作都沿用著傳統的管理模式——教學管理工作基本上是通過上傳下達的指令而逐級完成。學校教學工作的規劃及制度的制定由校長制定,教學管理工作的具體各項職能工作由教務處完成,這就致使教學管理權力往往全部集中在教務處,全校教學決策規劃、教學工作的組織安排、教學工作的指揮協調控制等綜合職能都由教務處來行使,學校其他部門則扮演了輔助的角色。由于沒有教學管理的自主權,使他們過分依賴教務處,做事缺乏主動性,使整個學校教學管理工作開展進度緩慢,成效甚微。高校教務處一般設置了綜合管理科、教務運行科、實習管理科、實驗室建設管理科、學籍管理科、教研教改管理科、考試中心等科室。教務處的工作人員是保障教學工作平穩運行的重要角色,服務全校的師生,對學校教學工作的順利開展起到了至關重要的作用。但教學管理人員由于缺乏專業的知識,教學管理工作缺少專業的團隊,嚴重的超負荷工作現象,導致教學管理工作效率低下,難以保障教學工作的質量和人才培養的質量。如何保證學校教學工作有序穩定的運行,就要求我們有科學的、精簡的、規范的工作流程來提高效率及質量。
二、高校教學管理工作流程的分類
按照教學管理工作的職能不同,教學管理工作流程大致分為:教材管理工作流程、學籍管理工作流程、教學經費管理及使用工作流程、考試管理工作流程、課程管理工作流程、實踐教學管理工作流程、質量工程管理工作流程等。根據教學管理工作中具體工作內容的不同,各工作流程又由若干子流程構成。教材管理工作流程有教材訂購工作流程、教材發放結算工作流程、自編教材(講義)立項及管理工作流程等;學生學籍管理工作流程有本科畢業生學士學位申請和授予工作管理流程、畢業生資格審查及畢業證發放工作管理流程、學生成績勘誤工作管理流程、學生復學工作管理流程、學生休學、保留學籍創業工作管理流程、學生轉專業工作管理流程等;教學經費管理及使用工作流程有教學所需的基本條件建設費使用工作流程、專業建設經費使用工作流程、課程建設經費使用工作流程、教學改革經費使用工作流程、校內外實踐教學經費使用工作流程、實驗教學經費使用工作流程、學生實習經費使用工作流程、教學獎勵經費使用工作流程等;考試管理工作流程有高校英語應用能力考試、專業英語統測報名工作流程、學生課程緩考申請工作流程、學生課程免修(考)申請工作流程、學生課程期初補考申請工作流程、全國計算機、大學英語四六級等級考試報名工作流程等;課程管理工作流程有教學計劃調整審批工作流程、人才培養方案修訂工作流程、人才培養方案微調工作流程、調停課管理工作流程等;實踐教學管理工作流程有教學儀器設備維修管理工作流程、實驗室管理工作流程、實踐教學經費使用工作流程、校外實習、實訓基地管理工作流程、校企合作管理工作流程等。質量工程管理工作流程有教改項目申報、管理工作流程、教學團隊申報、管理工作流程等。目前,這些工作流程很多高校至今都在沿用傳統的模式進行,沒有利用信息化手段。受傳統模式的制約,教學管理工作一直處于被動狀態。
三、高校教學管理工作流程的優化
傳統的高校教學理念和管理模式已不能滿足現代教育發展的需要,還停留在水平比較低的層面上,不利于學校的發展和對人才的培養。高校教學管理流程信息化的最終目的是要保證教學管理行為,為學校教育學育活動的開展“增加價值”,重點就是以服務、高效為導向,消除非增值活動和調節新增值活動。
與現行的教學管理工作流程做對比設計,清除原有流程中所有非增值活動環節。在當前高校管理流程中,因為繁雜的職能和部門劃分,存在非常多的非增值活動,一般高校管理活動中容易存在非增值環節的地方有:時間消耗、來回審批、重復勞動、無效勞動以及跨部門的協調等。導致非增值環節普遍存在的原因是由于教學管理制度不合理、職能部門責任劃分不明確等產生的資源浪費,增加了非增值活動的發生。清除不必要存在的非增值環節是教學管理工作流程信息化的首要改進目標。如何消除或最小化這些非增值活動,同時又不會給流程帶來負面影響,是教學管理流程信息化的主要問題。
(二)精簡、優化教學管理工作流程
在盡可能地將教學管理工作流程中非增值活動進行清除之后,對于剩下的流程應進行簡化。根據目前的教學管理工作流程出現的問題,大致需要簡化的內容有:表格的簡化、審批程序的簡化、流程的簡化、溝通的簡化。填表格是所有管理工作流程中最常見的活動,但表格設計不科學,內容設計不合理,表格內容與做辦理事項無關、簽字審批程序多等問題更加影響了工作流程的效率。簡化表格,從而避免在流程中不知如何填表,填錯表影響流程工作效率。另一方面,因教學管理人員缺乏專業的管理學專業知識及服務意識,設計出的教學管理流程在實踐中特別繁瑣,使師生在辦理過程中摸不清頭腦,難以掌握流程辦理的各個環節。因此,對教學管理工作流程進行簡化,是教學管理工作信息化的基本和原則。
(三)整合、完善教學管理工作流程
整合教學管理工作流程環節的各項任務,將不同人處理的任務合二為一,由一個人完成;整合校內資源,創建一個集全校各職能部門的為一體綜合網絡服務平臺(如財務處的財務管理系統、學工處的學生管理系統、人事處的師資管理系統、教學質量監控與評估處的教學質量監控與評估系統等),在源頭上一次性采集信息及數據,避免出現重復收集信息,影響流程的效率。再通過綜合網絡服務平臺實現教學管理各環節工作流程的信息共享,讓師生清晰明了的掌握各工作環節的流程及進度,從而提高工作的效率和服務。
(四)進行基于信息化的改造與實踐
技術的支持可以使科學的教學管理工作流程更加高效,服務質量得到提升,反之,如果原本的教學管理工作流程存在問題,那么信息化只會使教學管理工作流程變得更為復雜。因此,只有在清除不必要的增值環節、簡化工作流程的程序、整合資源,建立校內綜合服務平臺的基礎上,以信息技術為支撐,才能實現教學管理工作流程的信息化,使教學管理工作流程科學、規范、精簡及高效。
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作者:文家樂 單位:長沙師范學院