教學秘書在教學管理中的重要作用

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【摘要】本文主要是探討高校教學秘書一職的職責以及在教學管理中起到的積極作用。在強調(diào)了教學秘書應有的素質(zhì)后，著重介紹了其在教務管理中的重要性，同時對于教學秘書隊伍建設(shè)提出了建議，以期提升高校教務管理的水平。

【關(guān)鍵詞】教學秘書教學管理教育

一、教學秘書的工作職責

高校教學秘書的工作職責就是嚴格執(zhí)行教務處的指示，遵照日常教學管理制度，嚴守教學管理原則，選擇恰當?shù)墓芾矸椒?，組織和協(xié)調(diào)各個教學活動。在實際工作中對教學過程中形成的教學資料進行歸納、整理、統(tǒng)計和保存，進而形成教學檔案。高校教學管理工作很繁瑣，各個事項都需要匯總，牽涉面很廣、工作性質(zhì)特殊，所以對于教學秘書也是要求嚴格。首先，教學秘書要準確、科學的排課，這是學期之初首要任務，也是保證教學計劃順利進行的重要一環(huán)；第二是教學秘書需要遵照學校的人才培養(yǎng)計劃，參與匯編各個專業(yè)的教學大綱，并且協(xié)調(diào)和購買各個專業(yè)的教材，讓學生能夠高效學習和掌握各項知識，遵循循序漸進的原則培養(yǎng)學生專業(yè)能力，提升全面素質(zhì)；第三是教學秘書需要不定時的組織和安排多個教學檢查和評估，做好各個教學環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及考試安排，還有協(xié)調(diào)好監(jiān)考人員、做好教師培訓計劃等；第四就是對于學生的考試成績要及時上傳，安排好種種考試和補考事宜，歸納到學生的檔案和學籍信息中；最后，教學秘書應該在教學各個環(huán)節(jié)收集和整理各方面的教學成果，形成教學檔案，從而保證教學活動的合理存檔和溯源。

二、教學秘書在教學管理中的作用

1.架起橋梁和紐帶作用

教學秘書起到橋梁和紐帶的作用。事實上教學秘書需要很強的協(xié)調(diào)能力，例如遇上教師停課的落實、大型考試的安排還有學生畢業(yè)論文的設(shè)計和學生實習實踐等活動，都很考驗教學秘書的協(xié)調(diào)。這就要求教學秘書要協(xié)調(diào)好教務職能部門、師生三者之間的工作。對于教學過程中隨時出現(xiàn)的多種情況也應該及時處理和上報。比如各高校想要培養(yǎng)大學生綜合素質(zhì)，就需要不同的院系之間、不同的專業(yè)之間進行相互配合和協(xié)作，這就要求教學秘書要合理協(xié)調(diào)各個院校的教師資源，及時的處理好課程安排和調(diào)換，從而避免出現(xiàn)教學事故的發(fā)生。

2.教學信息管理作用

教學秘書工作是一項綜合性管理和服務融合的工作，這就要求教學秘書一定要有優(yōu)秀的統(tǒng)籌能力。教學秘書要從教學活動的不同角度和不同環(huán)節(jié)出發(fā)，每天都需要整理和歸檔大量的試卷、開課計劃、進程等教學文件，并且要做好分類，方便之后的教學領(lǐng)導、教師和學生在有需要的時候隨時處理問題。相當數(shù)量的教學資料信息具有時效性，具有收藏價值和指導意義，對于各個環(huán)節(jié)的教學工作起到了良好的指導和借鑒作用。所以作為教學秘書，一定要及時、準確且高效的收集和匯總各種原始的教學信息和資料，創(chuàng)建教學檔案。

3.加強教學管理作用

日常管理教學是教學秘書的基礎(chǔ)性工作，也是工作重點。日常教學管理工作的主要內(nèi)容就是課堂考勤、教師的教學進度、教學質(zhì)量監(jiān)督以及教研活動的展開等。對于這些工作教學秘書都應該充分掌握，能夠根據(jù)實際的教學情況進行合理的安排，有效的落實相關(guān)的教學計劃。比如說對于教師的教學質(zhì)量教學秘書應該進行考察，定期到訪教室對教師采取旁聽形式的考察，而且課上還要認真觀察教師上課的語言表達、上課神態(tài)以及思維活躍度等方面的狀況，一旦發(fā)現(xiàn)教師在上課過程中存在著教學內(nèi)容不合理、掌握不充分甚至是教學進度過慢等情況，教學秘書應該及時的將實際情況轉(zhuǎn)達給有關(guān)領(lǐng)導，讓有關(guān)領(lǐng)導根據(jù)實際情況給當事教師安排職業(yè)培訓等，從而確保教學質(zhì)量的不斷提升。

三、教學秘書的素養(yǎng)要求

1.思想要求

作為教學秘書，是日常教學管理的具體執(zhí)行者，工作的時候一定要盡可能的理解和思考問題。作為教育管理的一份子，教學秘書一定要有較強的工作責任心，幫助完成各項教務工作，真正的承擔起管理和服務育人的責任來。所以，想要做好教務工作，作為教學秘書應該具備高度的責任心、職業(yè)道德修養(yǎng)和個人修養(yǎng)，尤其還要有敬業(yè)精神。

2.知識理論要求

教學秘書本身需要有過硬的綜合素質(zhì)，既要有高等教育知識，又要有高等院校管理的基本知識，既要正確的把握住教學計劃的內(nèi)容和特點，又要對課程設(shè)置的原則和各個專業(yè)課程的主要內(nèi)容準確把握，尤其是應該具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識，對于公共關(guān)系學、心理學和秘書學也有所涉獵。教學秘書一定要不斷的提升自身服務水平，不斷的學習更新知識，如此才可以做好教學管理工作。

3.工作能力結(jié)構(gòu)

教學秘書對于自身的聰明才智一定要正確的運用到領(lǐng)導的決策之中，對于此很考驗教學秘書的專業(yè)性和綜合素質(zhì)，所以要求教學秘書具備強有力的統(tǒng)籌能力、協(xié)作能力、溝通能力和現(xiàn)代化的管理技能。

四、教學秘書工作存在的問題和改善的建議

1.教學秘書工作存在的問題

教學秘書在教學管理中的作用和所需要的素養(yǎng)我們都已經(jīng)相當清晰明了，但是在教學過程中教學秘書的工作依然存在著許多的問題，會影響其工作的展開。如部分高校并不重視教學秘書的工作，對于教學秘書的職責不明確，同時可轉(zhuǎn)方向少、缺乏專業(yè)性的技能等問題也很多。

2.改善現(xiàn)狀的幾點建議

教學秘書工作在現(xiàn)實中仍有不足，所以在此提出幾點改善現(xiàn)狀的建議，希望能夠幫助教學秘書工作在高校教務管理工作中起到更為優(yōu)秀的作用。在此提出三點建議，分別是重視教學秘書的工作，將教學秘書作為重點來培養(yǎng)；針對教學秘書鼓勵科研研究和提升職稱水平；建立激勵政策。其一是高校教學秘書隊伍一般是各個學院只有1-2名，一旦人員出現(xiàn)變動，對于正常的教學工作就會有所影響，所以學校人事部門應該專門性計劃性的選拔和培養(yǎng)后備力量。同時，各層領(lǐng)導都應該充分的重視教學秘書本職工作，建設(shè)健全的教學秘書的培訓制度，多多激發(fā)教學秘書的學習積極性，不斷的改善教學秘書的待遇，并且不定期給予學習機會，讓她們參加在省內(nèi)的各個高校開展的一些教學管理方面的培訓會和交流會，幫助掌握更為先進的管理經(jīng)驗，從而更好地服務于教學。其二是教學秘書應該在做好自身本職工作后，始終積極的投身到提升教學管理方面的科研項目和職稱評定中。對于高校而言，應該為教學秘書提供良好的教學管理研究環(huán)境，積極鼓勵他們投身到教學管理科研研究中去。所以，高校不僅要為教學秘書們提供一些關(guān)于教學管理類的研究項目或者是課題，還要給予一定的經(jīng)費支持。再者，教學秘書應該也有完善的評職稱的途徑。其三是高校教學秘書，應該具備學習意識，不斷的學習和完善自己，這樣才能夠不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，才可以完美的勝任教學秘書工作。作為教學秘書，首先就應該熟記工作準則，而學校也應該根據(jù)校內(nèi)的實際情況，為教學秘書制定相關(guān)的工作考評制度，在不斷完善制度的同時對于每個學期的工作表現(xiàn)進行評比，給出激勵政策。

結(jié)束語

高校的教學秘書工作是一項牽涉面廣、綜合性強的工作，對于該職位的要求也很高。因此作為高校的教學秘書應該對于自身工作的艱巨性有所認知，并且嚴格要求自己，不斷的學習，運用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，緊跟時代變化和發(fā)展的形勢。教學管理工作讓學校的發(fā)展出現(xiàn)良性的循環(huán)，而教學秘書作為其中重要的一環(huán)，大家應該認識到教學秘書的重要作用，校方應該從教學秘書的功能性和實效性角度出發(fā)，打造高素質(zhì)的教學秘書隊伍，結(jié)合學校的實際情況展開工作，從而確保學校的教學管理水平不斷提升，促進學校內(nèi)的良好發(fā)展。

參考文獻：

[1]杜靜文.淺析高校教學秘書在教學管理中的作用及素質(zhì)要求[J].藝術(shù)科技,2018,31(07):262.

作者：柳芳葉 單位：福州職業(yè)技術(shù)學院