計算機信息處理技術的辦公自動化應用

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摘要：隨著科學技術的飛躍式發展，計算機技術早已在人們的工作生活中普及。在企業的辦公領域，計算機技術的應用也較為廣泛，尤其是在辦公自動化中,計算機信息技術的應用大大方便了辦公室辦公工作，同時提升了工作效率。本文對計算機處理技術應用于辦公室自動化中的優點進行了說明，并對具體的應用方面進行了闡述，以期為企業辦公的更加便利化發展提供參考。

關鍵詞：計算機；信息處理技術；辦公自動化；應用科技的發展

帶動了各行各業的發展，許多企業為提高辦公的效率，對辦公自動化加以應用。隨著信息技術中計算機信息處理技術的不斷發展，使得其得到了廣泛應用，其中在辦公自動化中的應用，成功提高了辦公中對各種信息的處理能力。因此，應對計算機信息技術加以推廣應用，促進辦公自動化的更好發展。

1辦公自動化的概述及優點

利用現代化技術，將傳統的全人工辦公，轉變為人工與計算機信息系統相結合，應用科學化的信息處理方法，來進行高效便捷的辦公工作，即為辦公自動化。

2計算機信息技術在辦公自動化中的作用

第一點，有利于降低辦公室運營成本。計算機信息系統的應用，對辦公中的環節進行了削減，對辦公中紙張、筆墨等材料的應用加以減少，并節約了讓人力及物力，有效減少了辦公支出。此外，計算機系統精確的信息處理能力，促進了企業經濟效益的提升。第二點，可對辦公環境進行優化。以往的辦公技術對辦公區域的要求較高，受辦公技術的限制，辦公的區域和環境無法進行有效的優化。而，計算機信息技術的應用，使得辦公技術得以提升，使辦公不再受區域及環境的限制。辦公人員可在網絡中實現人員的協調合作，實現跨行業、跨區域交流，有效的對辦公環境進行優化[1]。

3計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用

3.1文字軟件處理

辦公自動化中對計算機信息處理技術的應用的重要表現，就是處理軟件的誕生。而就辦公室辦公而言，文字辦公的內容較為廣泛，如合同、報告、文件等方面的審批、回復等等。而信息技術的應用創造出了全新的處理軟件專門適用于文字的處理，即文字處理軟件。計算機文字處理軟件的誕生，使員工在進行辦公時，可通過計算機直接進行合同的書寫、報告的擬定、文件的制定等等。與傳統的紙筆文字辦公相比，文字軟件辦公更為高效便利，可直接對文字進行整理操作，并進行相關文件的及時發送與回復，大大提高了辦公室工作的效率。

3.2圖文制作

在辦公室辦公中，圖像、語音、視頻等方面的處理，可通過計算機信息處理技術進行實現。傳統辦公方式中，工作報表及資料會議展示，都需要工作人員耗費較多的時間及精力，進行人工的信息收集及處理。這就給企業辦公帶來了較多的困難，且較為耗費人力物力，但所收到的效果卻較小。而計算機信息技術中圖文制作及演示文稿軟件，可直接對工作報表等工作進行計算機表格計算，提高了工作效率及準確度。圖文制作軟件的應用，可使辦公會議的展示比文字更加豐滿。并且可利用多媒體進行辦公自動化中的演示文稿，將視頻音頻進行播放，達到較好的辦公輔助效果。

3.3數據處理表格

計算機信息技術中的數據電子表格處理技術，在操作方面有較多優點，如簡便、快捷、清晰等。除此之外，電子表格數據處理技術的功能也較為強大，具有較多的分析工具及專業的計算工具。傳統的辦公中，各種數據的計算工作均需依靠人力來完成，不僅僅浪費了時間和人力資源，還容易在計算過程中產生誤差，無法對數據計算的準確性進行保證。而利用計算機電子表格數據處理技術中的計算工具，可對辦公中的重復繁瑣的計算過程進行有效削減，使辦公變得更加簡便。電子表格數據處理技術還具備格式化功能，在進行財務報表工作和對經濟信息進行分析時，可借由數據圖表透視表，對相關工作進行形象直觀的數據分析，具有極高的利用價值。

3.4數據處理軟件

計算機信息技術中不僅僅有針對文字進行處理的軟件，還存在針對數據進行處理的軟件。在現代化辦公中，企業所需要進行處理的數據較多，且數據的處理較為復雜，人力對數據進行處理已無法發揮很好的效果。此時，數據處理軟件可利用自身的數據庫管理系統及應用程序生成器，實現辦公數據庫應用程序的創建。辦公數據庫應用程序，可為辦公人員提供所需的數據信息，并能夠保證數據信息的準確性及有效性。

3.5文件及檔案保存

在企業中的文件及檔案保存工作，是一項較為浪費人力物力及時間的較為枯燥的工作。傳統的依靠人力對文件及檔案進行保存，因檔案多為紙質品易出現文件缺失，檔案保存不當，在查找時較為困難等現象。利用計算機信息處理技術，可對紙質文檔進行電子掃描形成電子文檔，不僅提高了文件及檔案保存的方便性及效率，還能避免紙質文件及檔案的不易保存情況。此外，電子文檔的保存形式，可對文件及檔案的數據進行備份保存，且能夠隨時隨地進行文件及檔案的查閱及抽調審查工作，可有效提高文件及檔案保存的效率。但，還應注意對進算計系統進行相關安全系統的設定，以防止文件及檔案泄漏，確保其安全性[2]。

4結論

總而言之，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，更好的方便了人們的辦公工作，對提高企業的辦公效率有重要的促進作用。在辦公自動化中計算機信息技術可在文字軟件處理、圖文制作、數據處理表格、數據處理軟件、文件及檔案保存等方面發揮重要作用，有效的節省了人力物力提高了辦公效率。由此可知，辦公室自動化的發展會越來越好，將會在更多的領域得到應用。

參考文獻：

[1]付紫娟.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].信息與電腦(理論版),2017.

[2]楊潔.辦公自動化中計算機信息處理技術的應用探析[J].科技資訊,2016.

作者:孟進 單位:江蘇省鹽城市物價局