計算機信息技術下的機關檔案管理

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[摘要]科技高速發展的今天，計算機技術已經滲透到社會生產生活的各個方面，在檔案資料管理工作中，計算機技術也得到了日益廣泛的應用，傳統的檔案管理日漸呈現信息化的發展趨勢，檔案管理更加科學化、智能化、系統化，管理水平得到極大提升，服務社會更加高效。下面將重點探討計算機信息技術在機關檔案管理中的應用問題。

[關鍵詞]計算機信息技術；機關檔案管理；應用

隨著信息化網絡時代就此到來，計算機信息技術在生活中的應用無處不在，滲透到社會的各個領域，促進了各行各業的發展。檔案管理工作也日益呈現信息化、智能化的發展趨勢。在一些發達地區，傳統的卡片式管理、人工服務不見了，代之而起的是計算機管理、網上查閱等先進的管理服務模式，讓人們在體驗檔案管理服務便捷化的同時，感受到時代的變遷。機關檔案儲藏的信息資源十分巨大，相對于一般的社會檔案，地位重要，管理層級高，管理難度大，傳統的管理辦法過于落后，不易存儲，管理服務效能低下，無法適應快速發展的時代需求。計算機信息化管理方式很好的解決了這一問題，在應用了計算機技術后，繁瑣的數據變得易儲存，有條理，便于查詢，不僅提高了工作效率也讓檔案管理的體制更加健全，引導檔案管理走上了科學化的持續發展道路。計算機信息化管理雖然優點眾多，但是在一些落后地區，由于各種環境條件的限制，還在采用傳統的檔案管理模式，人力資源投入多，管理效能低下。所以，讓人們更多的了解計算機信息技術給檔案管理工作帶來的巨大變革，意義重大。

1計算機信息技術在機關檔案管理中的作用

1.1拓展檔案管理資源

在檔案管理中，傳統的方法技術落后，不能及時的實現資源共享，并且機關單位檔案管理有一定的局限性，只能在單位開發資源，是處在一個小范圍的檔案資源管理的局面，當計算機信息化管理的到來就徹底突破了這個瓶頸，不僅將現有的機關內部檔案管理系統，科學的管理起來，也實現了全面的資源共享，帶給科學的，系統的機關檔案管理。

1.2促進檔案資源管理系統化

計算機信息化的檔案管理將整個資源數據的容量，以及保障性引領到了一個新的時代，讓檔案管理更加科學化，在計算機信息化的到來，檔案管理將進入到一個新的領域，將管理更廣闊的資源范圍，實現更加智能化的資源共享，計算機信息化保障了各個檔案資源的完整和統一。

1.3提高管理者自身的科學規劃水平

目前的機關檔案管理當中，適當的引入計算機信息技術，可以保證各單位內部實施嚴格的精細化管理要求，利用電子信息的形式將各種檔案資源信息保存在一起，方便隨時隨地進行查詢。

2計算機信息技術在機關檔案管理中所面臨的問題

2.1真實性問題

電子文件可以通過各類工具軟件進行人工編輯處理，或修改，或替換，甚至直接刪除的可能。使用計算機制作加工的電子文件，通常不會留下操作者自身的痕跡，不能像紙質文本那樣，管理者可以在已經形成的文件資料上進行簽發。如此，一旦有人因為自身的利益將存儲于計算機中的相關文件資料進行篡改甚至直接刪除，管理者如果不能及時發現，后來的使用者就無法確定檔案材料的真實性，從而影響檔案管理服務的實效性和權威性。

2.2保密性問題

網絡技術越來越發達的時代背景下，網絡終端設備可以對網絡上存儲的電子文件進行索取，更有甚至多個網絡終端可以對同一終端的文件信息進行接收，這對需要進行保密的重要文件來說，根本不具有安全性。當前，各種網絡技術日新月異，信息竊取與保密的斗爭此消彼長，如何妥善處理好計算機信息技術在機關檔案管理當中的保密性問題，是各級檔案管理者必須嚴肅面對的重大現實問題。

2.3保存問題

伴隨著社會進步，辦公方式也正在不斷進步。目前很多單位已經實現了無紙化辦公，主要是依靠網絡的力量。無紙化辦公具備便捷的特性，依靠鍵盤對其進行操作就可以獲得資源信息。但是無紙化辦公也存在一定的缺陷，如果計算機網絡崩潰，黑客、病毒就容易出現，這些問題將導致電子文件丟失，從而帶來無法估量的損失。

2.4安全性問題

在機關檔案管理工作中，計算機信息技術的應用，在帶來便利的同時還是存在一定的風險。比如，一旦計算機軟硬件出現故障或者損壞，就會導致保存的數據損壞。網絡安全問題也對計算機信息技術在檔案管理當中的應用產生了影響。雖然計算機用戶端擁有防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，可是對黑客、木馬病毒等非法入侵還是束手無策。電子檔案材料一旦被惡意損壞或者刪改，恢復的難度就很大，嚴重威脅到檔案管理的安全性和可靠性。

3計算機信息技術在機關檔案管理中的應用對策

3.1維護檔案文件的真實性

電子文件的形成過程中，首先要對文件的處理與歸檔，電子檔案才可以得到保存。在實踐過程中，一旦信息丟失，可以利用電子文件形成過程中的多個環節，找回丟失的信息。當然，即便擁有完整的信息安全技術，也需要采取靈活多樣的管理措施，確保檔案管理的安全系數擁有充分的冗余度。所以，建立相對應的法律規范和管理制度，最大限度地維護好電子檔案的原始性和真實性，是各級檔案管理者必須優先解決的現實問題。

3.2加強檔案文件的源頭管理

通常情況下來說，新型文件資料的歸檔處理工作十分關鍵，一定要檔案管理人員深入對文件工作領域進行分析，針對出現的大量的電子文件的接收處置工作進行相對應的指導，保護好電子文件的原始信息，為對檔案文件信息進行重組奠定良好的基礎。此外，利用技術上的科學處理，可以更好地做好信息的及時歸檔工作。比如，把一些歸檔的電子文件設置為只讀性文件，使之只能讀取無法更改，這樣可以識別相對應的電子文件，有效保護電子文件的初始信息，確保每一個電子文件的可靠性。

3.3解決好電子文件的保存問題

電子文件主要是利用化學磁性材料作為載體，從理論上來說可以長時間保存。由于其信息讀出并無接觸式，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封到塑料保護層當中，不會被外界磁場所影響，也不會被空氣當中的灰塵、有害氣體侵害。因為電子檔案文件形成時間不長，缺少實際存儲的驗證，所以電子文件當中長時間保存原始信息的問題亟待檔案工作人員深入探究。對長時間保存的電子文件，要定期進行復制，避免信息丟失。

3.4建立電子檔案信息安全評價指標體系

信息技術廣泛應用到檔案管理過程中，不但可以提高檔案工作的效率，擴大檔案的社會影響，而且不穩定的存儲介質、技術落后、黑客入侵等都讓電子檔案信息的安全保護面臨著巨大的挑戰。電子檔案信息安全管理是一個過程，并不是一個產品，無法通過一個安全產品就把全部的安全問題解決。針對各個檔案管理系統來講，想要將電子檔案信息安全問題完美的解決就需要首先對自身信息系統所面對的威脅進行識別，包含這些威脅帶來的風險以及影響的程度，之后充分進行分析以及評價。一定要利用科學的模型以及方式才可以實現全方位的安全評價，才可以從真正意義上掌控內部信息系統的安全情況，對各種存在的威脅進行分析，便于對產生的威脅采取行之有效的安全手段，提高總體安全水平，逐步建立穩固的電子檔案信息安全管理體系。

4結語

計算機信息技術在機關檔案管理中的應用，給檔案信息資源的開發提供了無限的可能，也為檔案事業數字化建設提供了良好的發展條件。伴隨著計算機信息技術與現代通訊技術的融合，檔案信息的管理使用可以擺脫時間和空間的約束，管理者和用戶可以隨時隨地在一臺計算機、甚至一部手機上實現檔案資源共享。計算機信息技術改變了檔案管理方法，同時也改變了知識信息的結構和形式，為機關檔案管理開辟了一方廣闊天地。

【參考文獻】

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作者:王慧 單位:南通市人大常委會辦公室