高校檔案管理中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)論文

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一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的實(shí)踐

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的實(shí)踐，為檔案管理提供了極大的幫助，使檔案的分類整理開始系統(tǒng)、規(guī)范化，檔案管理開始進(jìn)入信息自動(dòng)化的行列。如今，高校已建成屬于自己學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為檔案的管理提供了一個(gè)必要的條件。首先，構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的大背景下，要建立專門的管理檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校各部門的檔案要按一定的規(guī)范歸檔，將其檔案整理、分類、錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，使學(xué)校各部門可以進(jìn)行資源共享。其次，要培養(yǎng)專門檔案的管理工作人員。檔案進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后,文檔管理的各項(xiàng)工作都要運(yùn)用計(jì)算機(jī),這就決定檔案管理工作人員要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí),而且要熟悉使用檔案管理的軟件。檔案管理工作人員,還要培養(yǎng)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行處理的能力。檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過程。針對(duì)各個(gè)程序需要不同的工作人員，比如對(duì)檔案的收集整理收入的檔案收錄員,對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)的檔案偵查員,針對(duì)檔案整個(gè)系統(tǒng)全面了解的檔案管理員.不同的工作人員有不同的職能。分工合作，不但減輕工作量，而且可以盡量減少錯(cuò)誤。最后，要及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來竊取檔案的機(jī)密文件隱患也開始浮出水面。因此，檔案管理人員要時(shí)刻維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全，不要讓犯罪分子有機(jī)可乘，以防止機(jī)密文件泄露。

二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中實(shí)踐的成效

（一）檔案收集更快速和全面

傳統(tǒng)的檔案收集要利用大量的時(shí)間去學(xué)校的各部門收集，即使這樣，也難免有遺漏的，使檔案收集不全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐,使檔案的收集更方便，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案的收集和審核。學(xué)校各部門和院系可以把自己的檔案利用網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理處,或直接把檔案內(nèi)容錄入到檔案系統(tǒng)中,檔案工作人員隨時(shí)到各單位的專屬文件夾中提取資料,使檔案的收集更加全面，不會(huì)遺漏。

（二）跟上了辦公自動(dòng)化大趨勢(shì)的節(jié)奏

傳統(tǒng)的檔案管理利用人力進(jìn)行檔案的收集整理，因此，文件在收集整理完全結(jié)束時(shí)才能歸檔保存,過程特別繁瑣，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)踐,文件可以在計(jì)算機(jī)上順利進(jìn)行。檔案人員可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔。提高了高校工作效率，跟上了辦公自動(dòng)化大趨勢(shì)的節(jié)奏。

（三）使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)

傳統(tǒng)的檔案查詢都是利用管理人員的手工操作,檔案管理采用封閉式的管理方式,最重要的是查詢手續(xù)復(fù)雜，而檔案信息為學(xué)校提供了很好的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)了檔案內(nèi)容公開化，而檔案內(nèi)容可以網(wǎng)上查詢和利用。檔案館可以利用網(wǎng)向絡(luò)學(xué)校各單位介紹學(xué)校檔案館的具體情況。需要資料的可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱有用的資料，計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐要求檔案整理的工作人員，具有一定的技術(shù)能力，掌握基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及實(shí)際的操作能力。分工合作，發(fā)揮不同職能的工作人員具有自己的技術(shù)，為適應(yīng)工作的要求，工作人員一定要努力學(xué)習(xí)專門的知識(shí)，培養(yǎng)自己的能力，因此，檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高。

三、總結(jié)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的檔案管理中的實(shí)踐，收到了很好的效果，是順應(yīng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的合理嘗試，盡管仍會(huì)有很多值得改善的地方，但是整體方向卻是可觀的。

作者：馮玉成 單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)