機關檔案管理計算機信息技術應用
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摘要：技術的革新是時展的重要動力，近年來，在社會不斷發展的過程中，出現了信息技術。計算機信息技術屬于劃時代技術，這項技術在我國當前的各個領域中都發揮出了非常重要的作用，計算機信息技術具有許多現代化功能，可以實現信息的高速傳遞和處理，加速了人們的生活節奏，推動了時代的進步。在機關檔案管理過程中應用這項技術，管理效率可以得到明顯的提升，具有非常重要的現實意義。本文對機關檔案管理信息化進行分析，并且提出了幾點淺見。
一、計算機信息技術在機關檔案管理中應用的重要意義
（一）拓展檔案資源范圍對于機關檔案管理工作來說，計算機技術的應用，在根本上改變了傳統的管理模式，有效的提升了檔案管理的效率，拓展檔案管理資源的范圍。在傳統的機關檔案管理工作中，檔案資源獲取的方式非常單一，資源的獲取量以及準確性都不能滿足實際的工作需求，檔案資源的缺失，會給機關單位的工作帶來漏洞，影響到我國行政工作的正常開展。在信息時代的背景下，這種技術上的現實可以得到有效的突破，信息化的機關檔案管理模式，在檔案資源的獲取上具有先天性的優勢，資源獲取范圍更廣，而且檔案獲取的速度和準確性都可以得到保證，為機關單位的工作提供有效的依據。
（二）實現了系統化的檔案管理在信息時代，機關檔案管理工作必須要結合社會的發展趨勢及時的進行革新，信息化的檔案管理模式已經成為了檔案管理工作必然的發展方向。通過計算機信息技術在其中的應用，可以實現檔案管理工作的系統化，在信息技術的作用下，把檔案管理工作中的各個分項工作進行串聯，形成一個完善的系統，形成標準化的檔案管理模式，是機關檔案管理工作創新的一種重要表現形式，這種變化表明了我國正式的進入到了信息時代，具有非常重要的意義。
（三）減少檔案留存風險在傳統的機關檔案管理過程中，檔案的存儲需要采用紙張的方式，這種紙質媒介會占用大量的空間，在檔案信息調閱的過程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給機關單位工作的開展造成嚴重的阻礙。通過計算機信息技術的應用，可以有效的消除傳統管理模式中存在的弊端，信息化的辦公方式具有高效、快捷的特點，大量的機關檔案信息可以使用數據存儲軟件進行保存，如圖一所示，有效的解決了空間占用率大的問題，而且管理人員可以把這些檔案信息進行分類處理，按照一定的順序編制檔案目錄，在需要這些檔案信息的時候，可以快速的進行搜索和獲取，從而提升了機關單位的工作效率，這種信息化的檔案信息存儲方式不容易發生丟失和破損，但是需要做好網絡安全防護工作，避免病毒的入侵給機關檔案管理造成消極影響。
二、計算機技術在機關檔案管理中的應用建議
（一）積極的革新管理理念對于機關檔案管理工作來說，要想在這項工作中充分的發揮出計算機信息技術的重要作用，就需要在觀念上有所改變，只有在思想上對計算機信息技術產生認可，才能推動機關檔案管理信息化的實現。長期以來，受到傳統管理理念的影響，我國的許多機關檔案管理人員在思想上對信息技術的存在偏見，這也是造成檔案管理信息化遲遲不能推行的重要因素，在當前的時代背景下，機關檔案管理人員需要沖破傳統的觀念的限制，認識到計算機信息技術的重要性和先進性，在檔案管理工作開展的過程中，積極的融入這項技術，實現高效的數據收集、處理以及共享。機關單位要加大資金投入，購置各種信息化設備，為信息化的機關檔案管理工作創造一個良好的硬件條件，利用信息技術，提升機關檔案管理的效率。
（二）提升檔案管理人員素養檔案管理工作的信息化，不是簡單的把檔案工作與計算機信息技術進行簡單的結合，而是需要采用合理的方式，實現兩者的深度融合，形成一個系統會的檔案管理模式，只有這樣才能充分的發揮出計算機信息技術的重要作用。這種新型的檔案管理模式對人員素養的要求非常高，機關單位要定期的委派機關檔案管理人員外出學習，提升他們的信息技術素養以及信息技術的應用能力，在工作中可以靈活的運用計算機信息技術實現信息的高效獲取和和實時共享。另外，在機關檔案管理人員的委任上，機關單位要把計算機信息素養作為一個重要的考察目標，通過人員素養的提升，推動信息化建設。
（三）加強網絡安全防護工作上文中提到過，在信息化的機關檔案管理模式中，各種檔案信息的安全性雖然相較于傳統檔案存儲模式有所提升，但是還是會受到網絡風險的威脅，所以，為了避免檔案信息的遺失，保證檔案信息的完整性，機關單位需要做好安全防護工作，減少網絡風險的存在。信息技術帶來的不僅僅是便利的工作條件和眾多的應用功能，在網絡環境中，機關檔案管理的信息化，也無形中增加了許多的管理風險。當前我國的網絡環境異常復雜，網絡病毒會對檔案產生嚴重的威脅，所以，機關單位在信息化建設的同時，還需要加強網絡安全建設。要定期的使用殺毒軟件對機關信息管理系統進行查殺，消除系統中存在的漏洞，減少網絡風險的存在，機關單位要使用防火墻技術以及隔離網閘技術，把單位的網絡與外界的網絡進行隔離，拒絕各種非法訪問。另外，在機關單位運行的過程中，內部的工作在要規范自己的網絡行為，不要訪問一些非法網站，要選擇正規的網站進行瀏覽，對網頁中彈出的一些小窗口和小廣告要及時的關閉，減少病毒植入的風險，通過網絡安全性的提升，為機關檔案管理的信息化提供一個綠色的網絡環境。
三、結束語
綜上所述，在信息時代的背景下，機關檔案管理工作與計算機信息技術的融合已經成為了時代的必然選擇。機關單位的管理者需要及時的更新自己的理念，充分的認識到機關檔案管理信息化建設的重要性，利用這種新型的機關檔案管理模式，提升機關單位的工作效率，推動社會的發展。
參考文獻
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作者：張莉 單位：江蘇建筑職業技術學院保衛處
