計(jì)算機(jī)檔案管理軟件技術(shù)應(yīng)用研究

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摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作存在有工作效率慢的問(wèn)題，而且紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間有限，會(huì)給檔案管理工作增加難度。為了發(fā)揮出檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行。各個(gè)企業(yè)都應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的技術(shù)設(shè)計(jì)與應(yīng)用研究工作，這需要結(jié)合實(shí)際工作情況做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并應(yīng)當(dāng)了解新時(shí)期發(fā)展背景下，檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備哪些功能，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)工作能力提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；軟件設(shè)計(jì)；軟件應(yīng)用

在企業(yè)實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，基于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯出來(lái)。而如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目開(kāi)展計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的技術(shù)研究工作，就是目前各個(gè)企業(yè)的工作重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。

1計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的技術(shù)設(shè)計(jì)流程

想要應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件開(kāi)展新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作，就必須結(jié)合工作需求，明確軟件技術(shù)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)，掌握技術(shù)的基本設(shè)計(jì)流程。

1.1功能設(shè)計(jì)工作

本文主要以航空發(fā)動(dòng)機(jī)公司的信息檔案管理工作為例展開(kāi)分析，在實(shí)際進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理軟件技術(shù)的研究工作時(shí)，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)分析出計(jì)算機(jī)檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備的基本功能有哪些。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理工作涉及到對(duì)資源信息的收集和整理等基本工作，內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜和繁瑣。因此，軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自動(dòng)分類的功能。其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)就是可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上便捷完成信息的存儲(chǔ)、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術(shù)的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員要重點(diǎn)關(guān)注于網(wǎng)絡(luò)連接的問(wèn)題，科學(xué)合理的開(kāi)展資源共享工作，保證檔案資源應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。此外，還可以為系統(tǒng)設(shè)置打印功能，減少手工勞動(dòng)的強(qiáng)度。

1.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)

計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的設(shè)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)入手，設(shè)置資源存儲(chǔ)層，建立數(shù)據(jù)資源庫(kù)，按照不同檔案類型對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類設(shè)置，給資料查找工作提供便利。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)從軟件操作界面的框架結(jié)構(gòu)建設(shè)工作入手，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類型和獨(dú)特的文化精神，進(jìn)行界面布局的優(yōu)化設(shè)置工作，提高軟件的美觀性和實(shí)用性。最后，是安全防范結(jié)構(gòu)的建設(shè)工作，通常技術(shù)人員會(huì)在網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入口以及登錄界面設(shè)置安全防御機(jī)制，降低系統(tǒng)受到安全風(fēng)險(xiǎn)干擾的幾率。各個(gè)企業(yè)都應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)工作的重要作用，并應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注于技術(shù)人員對(duì)軟件技術(shù)的應(yīng)用情況，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。

2計(jì)算機(jī)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)

在實(shí)際操作計(jì)算機(jī)設(shè)備完成電子檔案管理工作時(shí)，還有一些操作要點(diǎn)需要遵守，具體可以從以下幾個(gè)方面展開(kāi)分析和研究。

2.1人員培訓(xùn)工作

雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)存儲(chǔ)和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實(shí)際的計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來(lái)操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時(shí)期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。安排專家為員工傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)當(dāng)開(kāi)展素質(zhì)教育工作，引導(dǎo)員工自覺(jué)規(guī)范自身的工作行為。在這個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識(shí)及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)及不足，研究?jī)?yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有序運(yùn)行。

2.2管理機(jī)制建設(shè)

企業(yè)檔案當(dāng)中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多，包括企業(yè)的發(fā)展歷史，項(xiàng)目運(yùn)行的數(shù)據(jù)信息，員工個(gè)人信息及客戶個(gè)人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進(jìn)行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件時(shí)，在內(nèi)部建立健全的監(jiān)管機(jī)制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問(wèn)題。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術(shù)手段在軟件平臺(tái)上為每位員工設(shè)置登錄賬號(hào)，以密碼登錄的方式核實(shí)登錄平臺(tái)的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求，設(shè)置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護(hù)，降低安全隱患的發(fā)生幾率。同時(shí)，檔案管理工作的關(guān)鍵就在于對(duì)數(shù)據(jù)信息的開(kāi)發(fā)利用，檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)整體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類，根據(jù)時(shí)展情況和檔案的使用年限，對(duì)失效檔案進(jìn)行集中清理。最后，將同類項(xiàng)目的檔案數(shù)據(jù)整合起來(lái)，分析出項(xiàng)目流程設(shè)置工作存在的實(shí)際問(wèn)題，并及時(shí)修改。以便于充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值，達(dá)到優(yōu)化工作內(nèi)容和形式，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)健康發(fā)展的目的。

2.3相關(guān)注意事項(xiàng)

在應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的過(guò)程中，還有一些注意事項(xiàng)需要遵守。第一，新時(shí)期的檔案管理工作主要依靠信息技術(shù)手段來(lái)完成。因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實(shí)際應(yīng)用效果，就需要做好前期準(zhǔn)備工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這還涉及到資金成本的投入問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排財(cái)務(wù)管理人員做好經(jīng)濟(jì)預(yù)算，提高資金的使用價(jià)值，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的問(wèn)題。第二，設(shè)計(jì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對(duì)檔案材料可以進(jìn)行目錄檢索，也可進(jìn)行文件內(nèi)容全文檢索；與打字機(jī)文件對(duì)接，可直接使用打字機(jī)的文件，減少文件材料手工錄入量。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)保證系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)地反映檔案文件分發(fā)、借閱、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計(jì)等情況，這是有效減輕員工工作壓力，提高計(jì)算機(jī)檔案管理軟件應(yīng)用效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要各個(gè)企業(yè)引起高度重視。

3結(jié)束語(yǔ)

軟件技術(shù)研究工作需要從檔案資料存儲(chǔ)、備份、分類以及安全管理等環(huán)節(jié)入手，要設(shè)置數(shù)據(jù)資源庫(kù)，對(duì)軟件平臺(tái)的界面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。這就要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工展開(kāi)培訓(xùn)教育工作，通過(guò)嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制規(guī)范員工的工作行為，保障檔案存儲(chǔ)及取用過(guò)程的安全性和穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)檔案被篡改或者丟失的情況。這還需要檔案管理人員具有創(chuàng)新意識(shí)及能力，能夠不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，研究利用計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)化工作流程的可行方法。

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作者：張經(jīng)緯 單位：中國(guó)航發(fā)哈爾濱東安發(fā)動(dòng)機(jī)有限公司信息檔案中心